Heb je nog nooit eerder een online evenement georganiseerd? Het Centre for Innovation heeft drie gratis online trainingen ontwikkeld om je op weg te helpen. Elke training duurt ongeveer twee uur.

In de eerste training (‘Oriëntatie’) leer je:

• wat een online evenement is,
• welke verschillende rollen er zijn en
• hoe je een projectvoorstel opstelt voor een online evenement.

De tweede training (‘Deliberate Design’) gaat dieper in op het organiseren van online evenementen. Je leert:

• hoe je het evenement kunt afstemmen op je doelgroep,
• hoe je een boeiend programma samenstelt
• hoe je de tools vindt die bij jouw behoeften passen.

Onderwerpen uit de derde training (‘Organizing’) zijn:

• Spelregels rondom registratievoorwaarden en wettelijke aansprakelijkheid
• Je evenement promoten
• Alle ins en outs op de dag van het evenement zelf en de nazorg

Heb je na het volgen van deze workshops nog steeds vragen of heb je ondersteuning nodig? Neem dan contact op met je facultaire communicatieteam.

Moderatoren zorgen tijdens het online evenement voor technische basisondersteuning voor jouzelf en de deelnemers. Moderatoren zijn getraind in Kaltura Live Room, Zoom en Microsoft Teams en kunnen helpen bij het oplossen van problemen met de webcam of microfoon en bij het vinden van de juiste knoppen om (bijvoorbeeld) schermen te delen of om de opname te starten of te stoppen.

Een moderator kan ook de deelnemers verwelkomen bij het begin van de bijeenkomst. De moderator kan deelnemers toelaten in de online omgeving en de spelregels uitleggen.Wil je hulp van een moderator bij jouw online evenement? Stuur een e-mail naar moderationsupport@sea.leidenuniv.nl en vermeld in het bericht:

• Datum en tijd van je geplande online evenement
• Welk platform je gaat gebruiken
• Aantal deelnemers
• Welke functies je van plan bent te gebruiken (bijv. breakout rooms)

Zorg ervoor dat je jouw aanvraag ten minste 5 dagen voor het geplande evenement verstuurt.

Met Teams-webinar is het mogelijk om met een of meerdere presentatoren een online evenement te organiseren.

Webinar lijkt in veel opzichten op een reguliere Teamsmeeting, maar heeft een aantal extra functionaliteiten en mogelijkheden:

• Deelnemers registreren zich via een registratiepagina, (wie zich heeft geregistreerd, is voor de organisator in te zien via een Exceldocument).
• Er kunnen maximaal 1000 deelnemers interactief mee doen aan het webinar (met camera, microfoon en chat) en maximaal 10.000 deelnemers alleen meekijken en luisteren
• De organisator en presentator hebben de mogelijkheid om webcam en microfoon van alle deelnemers te beheren.
• Je kunt achteraf bekijken wie er heeft deelgenomen via een Exceldocument.

Instructievideo en meer uitleg

• Voor verdere uitleg en instructie, bekijk de instructievideo op Kaltura.
• Daarnaast is er algemene en actuele informatie beschikbaar bij Microsoft zelf: Aan de slag met Teams-webinars.

Met Let’s Get Digital beleef je vanuit je eigen huis een event alsof je er zelf staat. Met een persoonlijke check-in aan de balie, een netwerkcarrousel met slimme matchmaking, 1-op-1 meetings en zelfs een sponsoromgeving.

Het platform is geschikt voor organisatoren die de complete evenementervaring digitaal willen creëren, maar dat aanvoelt als fysiek. Het biedt netwerkmogelijkheden, interactie, betrokkenheid en nog veel meer op je evenement.

Wil je een evenement op het online platform Let's Get Digital organiseren? Het Evenementenbureau helpt je om je programma te vertalen naar een geschikt online format. Voor het vullen van het platform met de juiste content kun je vervolgens een student-assistent inschakelen.

Bekijk de demovideo.

Belangrijk:

• Check of het platform beschikbaar is op de door jou gewenste datum
• Hanteer minimaal 4 à 5 weken voorbereidingstijd.

Kosten: 

• Eenmalig gebruik € 500,- plus € 5,50 per persoon per evenement
• Ondersteuning student assistent: € 35,- per uur.