De desktopversie biedt meer opties dan de versie via de webbrowser. Tijdens het videobellen zie je meer mensen in beeld, kun je je achtergrond vervagen om de privacy van je huisgenoten te beschermen, en kun je je scherm delen met collega’s. Installeer Teams op je apparaat.

Maak altijd twee personen eigenaar van je team. Zo garandeer je dat er altijd een beheerder is, ook wanneer één van de beheerders niet meer beschikbaar is.

Als je voor het eerst start met MS Teams, zal je snel alles via het algemene kanaal delen. Dat is in het begin nog te overzien, maar op den duur raak je zonder strikte draadjesdiscipline het overzicht kwijt. Je brengt structuur aan door met kanalen te werken of in je bericht subgroepen te taggen

Via kanalen kan je makkelijk communiceren met het hele team. Alle leden lezen mee. 
Een chatgesprek, daarentegen, voer je één-op-één of met een selecte groep. In de chat kan je ook chatten of videobellen met mensen buiten je team(s). 

Elk team in MS Teams heeft ook een eigen team site in Sharepoint online. Bestanden die je deelt in een kanaal worden in Sharepoint opgeslagen.
Deel je bestanden in de chat, dan worden die opgeslagen in OneDrive. Via de knop Bestanden aan de linkerkant krijg je toegang tot je OneDrive. Hier vind je ook een overzicht van alle gedeelde bestanden.

Wanneer je werkt in Microsoft Teams, komt het weleens voor dat je bestanden opslaat of bestanden deelt met collega's. Hanteer het volgende schema om dat op de juiste manier te doen. 

Standaard zijn Microsoft Teams ingesteld op privé om ervoor te zorgen dat chats en bestanden in een team niet ongewenst kunnen worden ingezien. Bij de instelling privé kunnen alleen jij en je teamleden (de mensen die je uitnodigt voor dit team) bij de chats en de bestanden.  

De optie om een openbare Teams of Sharepoint aan te maken is uitgeschakeld. Teams die openbaar zijn, zijn te benaderen door alle medewerkers en studenten binnen de Universiteit Leiden. Dan zijn ook alle discussies en bestanden in het team ook openbaar. Een openbare Team of Sharepointpagina aanmaken is alleen mogelijk na goedkeuring van je ICT contactpersoon.

Nodig je een externe gast uit bij een Teams meeting? Zorg ervoor dat je daarmee geen inkijk biedt in bestanden of chats die privé moeten blijven. Dat kan door de meeting te plannen en op te starten vanuit de agenda (in Teams of Outlook). Let op als je een externe gast uitnodigt: verwijder de gast weer uit het Team wanneer de deelname niet meer nodig is.

Kan ik bestanden in Teams delen met externen?

Wat een externe gast kan zien in Teams hangt af van de rechten die je geeft als je een link met je gast deelt. Een bezoeker (visitor) aan je Teams- of Sharepointomgeving heeft leesrechten voor de bestanden die je deelt. Een lid (member) van het Team of Sharepoint kan - als je die rechten toekent - de gedeelde bestanden bewerken (modify).   

Ben je geen eigenaar van een Team en wil je weten of het team privé of openbaar, dus wie er toegang heeft tot de informatie (bestanden, chats, kanalen, enzovoorts)? Hoe je dat ziet hangt af van de versie Teams die je gebruikt. Lees het kennisitem in de helpdesk portal.

Kom je er niet uit, of heb je nog vragen? Neem contact op met de helpdesk +31 71 527 8888.