De universiteit heeft de uitvoering van de wetgeving en de daar uit voortkomende verplichtingen vastgelegd in de Regeling Archiefbeheer.

Archiefwerkzaamheden

De universiteit is wettelijk gebonden aan de archiefplicht. Daarnaast is adequaat archiefbeheer een voorwaarde om als organisatie toekomstig beleid te kunnen formuleren, continuïteit te waarborgen en juridische verantwoording af te leggen. Het biedt daarnaast een bron van informatie.

Jouw taken

We kunnen alleen samen ons archief op orde houden. Maak daarom een afdeling of een medewerker verantwoordelijk voor de registratie- en archiveringswerkzaamheden.

Heb je hulp nodig bij deze archiefwerkzaamheden? Neem dan contact op met de afdeling Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer (DIA). In onze productencatalogus kun je zien waar wij allemaal bij kunnen ondersteunen.

Archiefoverdracht

Formeel gezien dien je een archief over te dragen aan DIA als de 'directe administratieve waarde is verdwenen'. In veel gevallen is dit tien jaar nadat je bent gestopt het archief op te bouwen. DIA beslist op basis van de wettelijke normen wat er vervolgens met het archief gebeurt.

Bewaartermijnen

Er gelden wettelijke termijnen voor hoe lang een document in een archief beschikbaar moet zijn. Voor de universiteit zijn die bewaartermijnen vastgelegd in het basisselectiedocument. Als je vragen hebt over de bewaartermijnen van je gearchiveerde documentatie kan je terecht bij DIA.

Handboeken

Om u te ondersteunen bij je archiefwerkzaamheden heeft DIA een aantal handboeken ontwikkeld. Door de richtlijnen te volgen die in de archiefhandboeken zijn opgenomen, kan je je archiefbeheer uniform, verantwoordbaar en efficiënt houden.