Organisatie
Aanvullende persoonsgegevens nodig bij belaste vergoedingen aan derden (IB-47)
Per 1 januari 2022 zijn aanvullende persoonsgegevens nodig voor een aantal type betalingen aan derden. Let hier goed op wanneer je persoonsgegevens opvraagt bij derden.
In het geval de universiteit betalingen doet aan personen die geen dienstbetrekking bij de universiteit hebben en ook niet als ondernemer werkzaam zijn, moet de universiteit deze bedragen opgeven aan de Belastingdienst via het zogeheten IB-47 formulier. Dit geldt alleen voor personen woonachtig in Nederland en indien de begunstigde meer dan €10,- per jaar van de universiteit ontvangt. Het betreft hier onder andere proefpersonen, hulpstudenten, gastsprekers, bedankjes aan derden, zogeheten natuurlijke personen. Maar ook het inhuren van zelfstandigen en docenten die gebruikmaken van een BTW vrijstelling.
Voor dit soort betalingen heeft de universiteit aanvullende persoonsgegevens van de uiteindelijke begunstigde nodig.
Per 1 januari 2022 zijn de onderstaande gegevens nodig:
• NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats)
• Geboortedatum
• BSN (Burgerservice)
• IBAN (indien bankbetaling)
Let op: geboortedatum en BSN zijn voortaan nodig als aanvullende persoonsgegevens.
Geboortedatum en BSN worden toegevoegd aan de benodigde gegevens bij de volgende aanvraagprocessen:
- Aanvraag betalingen per bank (zonder factuur) voor uitbetalingen zonder factuur aan derden op het Serviceplein.
- Aanvragen betalingen (VVV/contant) voor het aanvragen van VVV-kaarten op het Serviceplein.
- Inhuur van derden voor het aanvragen van betalingen van derden op het formulier ‘Verrichte werkzaamheden derden’ en op het zelf opgesteld declaratieformulier.
- PNIL-formulier voor het aanvragen van het uitbetalen per bank aan derden (Personeel Niet In Loondienst).
Gezien de gevoeligheid van de gegevens is de kans dat zowel de Autoriteit Persoonsgegevens als de betrokkene van het lek op de hoogte gesteld moeten worden. Dit moet altijd binnen 72 uur gebeuren. In het geval van een datalek dient dit bij de Helpdesk van het ISSC gemeld te worden zodat de datalekprocedure gestart kan worden.
ISSC-helpdesk
031 71 527 8888
helpdesk@issc.leidenuniv.nl