14 maart 2022

De faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen gaat gefaseerd de nieuwe mailomgeving Exchange Online gebruiken. Je Outlook-mailbox en -agenda gaan over naar Exchange Online. Ook de gedeelde ‘functionele’ mailboxen worden gemigreerd. Gebruik je alleen een persoonlijke mailbox en agenda in Outlook? Dan hoef je zelf niets te doen. Als je gebruik wilt blijven maken van e-mail en agenda op een ander apparaat zoals een smartphone, moet je wel actie ondernemen. Het migratieproces vindt op de achtergrond plaats en je mailbox en agenda blijven beschikbaar.

Waarom migreren naar Exchange Online?

Exchange Online maakt het mogelijk om Office 365 toepassingen te integreren en om nieuwe apps te gebruiken, zoals de Outlook app, Planner en To Do. Ook neemt de beveiliging toe en wordt een betere bescherming geboden tegen phishing mails. De omvang van zowel de mailbox als het archief is uitgebreid naar 50 GB. Het is daarom niet meer nodig om individueel uitbreiding van een mailbox aan te vragen.

Planning

De planning voor de migratie ziet er als volgt uit:
 

Datum	Instituut/organisatieonderdeel
21 maart 2022	CML IBL Hortus Botanicus Lorentz Center
28 maart 2022	LIC
4 april 2022	LACDR

Voor het LIACS, MI, LION en de Sterrewacht volgt een aparte planning. Zodra hier meer over bekend is, volgt hier meer informatie over.

Hoe kan ik mij op mailmigratie voorbereiden?

• Mogelijk heb je naast je eigen mailbox nog andere (functionele) mailboxen gekoppeld. Zorg dat je vooraf de naam van deze mailbox noteert zodat je die na afloop van de migratie weer kan toevoegen.
• Download alvast de Outlook-app voor je mobiel wanneer je mail, agenda of contacten wilt synchroniseren en geen gebruik maakt van de apps op je telefoon. Deze kun je vinden in de Play Store (voor Android Telefoons) of de App Store (voor Iphone telefoons) 

Wat merk ik na de migratie?

• Je reguliere mailbox, archiefmappen en agenda op je universitaire (managed-)pc of laptop zijn automatisch overgezet naar de nieuwe mailomgeving en zijn direct beschikbaar in Outlook. Het kan wel even duren voordat alle mails in je online archief weer beschikbaar zijn. Mailboxen die je naast je eigen mailbox beheert, zogenaamde functionele (of gedeelde) mailboxen, zijn niet meer gekoppeld en moeten opnieuw worden toegevoegd. Op de Helpdesk portal vind je informatie hoe je deze functionele boxen eenvoudig weer kunt koppelen.
• Op je telefoon, tablet of eigen device kun je nu de Outlook-app gebruiken. Je kunt ook gebruik blijven maken van je huidige mail app, wel dien je dan je mailbox opnieuw te koppelen. Dit is ook van toepassing op andere operating systems zoals Mac en Linux. Op de Helpdesk portal vind je meer informatie. Vergeet niet eerst het oude account te wissen.
• Je kunt je webmail in je browser terugvinden als je inlogt op office.com en kiest voor de Outlook Online app.
• Mocht je opnieuw moeten inloggen dan gaat het om een Office 365 login en word je ook gevraagd naar je MultiFactor Authentication.
• In het begin zul je merken dat er meer berichten, van bijvoorbeeld privé emailadressen, worden aangemerkt als spam. In de loop van de tijd past de werking van het algoritme zich aan. Als je een mail ontvangt die als verdacht wordt aangemerkt (spam, phishing, etc), dan ontvang je een mail met de mededeling dat er één of meerdere berichten in quarantaine zijn geplaatst. Deze mail wordt om de drie dagen herhaald. De afzender van dit bericht is: quarantine@messaging.microsoft.com. Je kunt deze mails lezen in de Junkmail map. Zie uitleg in de helpdesk portal.

Extra aandacht voor functionele mailboxen

Er wordt veel gebruik gemaakt van functionele mailboxen. Deze worden samen met de reguliere mailboxen van het instituut gemigreerd. Wanneer een functionele mailbox binnen een instituut wordt gebruikt, levert dat geen problemen als de functionele mailbox is toegevoegd na de migratie. Een functionele mailbox die gebruikt wordt door medewerkers van meerder instituten of ondersteunende diensten kan, voor medewerkers die nog niet zijn gemigreerd, tijdelijk niet toegankelijk zijn. Mocht dit het geval zijn, neem dan contact op met het ISSC.

Vragen?

Mocht je ten gevolge van de migratie problemen ondervinden zoek dan contact met de helpdesk. Dat kan via:

1. stuur een e-mail via: (helpdesk@issc.leidenuniv.nl ) of,
2. Zoek contact met de helpdesk via de helpdesk portal