18 oktober 2023

Eind augustus 2023 stuurde de stafdienst Onderwijs een vragenlijst uit naar ongeveer driehonderd onderwijsmedewerkers (docenten en stafmedewerkers). Hierin werden de meningen gepeild over de huidige interne communicatie, informatievoorziening, kennisdeling en wat de behoeften daarin zijn. Tegelijkertijd wordt er gewerkt aan een nieuw digitaal support platform dat aan de behoeften van docenten en stafmedewerkers moet voldoen.

Conclusies vragenlijst
Ruim een derde van deze ontvangers vulde de vragenlijst in. Ze hebben daarmee een waardevol en duidelijk beeld geschetst van het huidige communicatielandschap en waar verbetering nodig is. Hieronder een aantal conclusies.

 

 Interne communicatie
De kaders voor interne communicatie zijn niet helder. Wat wordt waarvoor gebruikt? Daarnaast zijn geen duidelijke afspraken gemaakt over het gebruik van systemen; het beleid hierop mist.

Informatie verkrijgen
Medewerkers verkrijgen de meeste informatie vanuit hun eigen netwerk. Zij geven aan dat voor hen E-mail het belangrijkste communicatiemiddel is om informatie te verkrijgen. Opgevolgd door Microsoft Teams voor online overleggen en chat. Daarna komen medewerkersbijeenkomsten, de facultaire nieuwsbrief en de J:schijf/P:schijf.

Kennis delen
De meerderheid van de medewerkers (58,7%) voelt zich verantwoordelijk voor het delen van kennis. Uit de open antwoorden blijkt dat men het belangrijk vindt om informatie te delen, maar dat dat anders is dan er verantwoordelijk voor zijn.

Top 5 wensen
De vijf belangrijkste wensen ten aanzien van een nieuw digitaal support platform zijn:

1. Informatie vinden (vakinhoudelijk, beleid, reglementen, roosters, etc.)
2. Nieuwsvoorziening (onderwijsgerelateerde, actuele, relevante berichtgeving
3. Kalender (onderwijsgerelateerde bijeenkomsten, trainingen en events)
4. Zoekfunctie
5. Snelle toegang tot andere veelgebruikte systemen/tools

Digitaal Support Platform
Op basis van eerder verkennend onderzoek en de vragenlijst is een van de ontwikkelingen het opzetten van een toegankelijk digitaal support platform. Hier komen onderwijsinformatie, vraagbaak en kennisbank samen op één plek. Het bouwen en inrichten van een gebruiksvriendelijk platform is één aspect. Maar om het succesvol te laten zijn, moet de inhoud relevant, actueel en betrouwbaar zijn én vooral blijven. Daar gaat een vast team van contentbeheerders voor zorgen. Dit betekent ook dat de oude LTC-Teamsomgeving, die tijdens de coronaperiode was opgestart, na de lancering van het platform wordt opgeheven.

Planning
In november staan er diverse werksessies met het projectteam van het digitaal support platform op de planning. Een extern bureau begeleidt het projectteam van begin tot eind. Het streven is om in het eerste kwartaal van het nieuwe jaar 2024 te kunnen starten met testen onder de doelgroep om daarna over te kunnen gaan tot de live-gang.

Wil je meer weten over de resultaten van de vragenlijst of over het digitaal support platform, mail dan naar LTC@law.leidenuniv.nl