Veiligheid
Een digitale voorjaarsschoonmaak: vier handige tips van het Privacy Office
Het is tijd voor een voorjaarsschoonmaak! Naast het zemen van de ramen, kan Windows op je werklaptop ook een opfrisbeurt gebruiken. Het te lang of verkeerd opslaan van documenten kan mogelijk een datalek veroorzaken – en net zoals met schoonmaken, zijn de kleine hoekjes ook belangrijk. Kijk vooral eens naar tip 3, daar kun je direct al mee aan de slag.
1. Verwijder alle bestanden die je niet langer nodig hebt
Stel, een collega maakt een inventarisatielijst voor een kraamcadeau. Staat die lijst weken later nog op je laptop met allerlei namen van collega’s? Dat is waarschijnlijk niet meer nodig. En zo bewaar je misschien nog wel veel meer onnodige bestanden. Ga daarom eens door je documenten en downloads en vraag jezelf af of je deze nog gaat gebruiken. Is het antwoord nee? Verwijder dan het bestand. Twijfel je of je iets mag verwijderen? Neem dan contact op met de afdeling Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer (hierna: DIA) via dia@assc.leidenuniv.nl. Zij weten exact welke documenten bewaard moeten blijven.
2. Vernietig sollicitatiegegevens op tijd
Universiteit Leiden groeit gemiddeld met 137 medewerkers per maand. Hierbij worden dus heel wat sollicitatiegegevens uitgewisseld. Is een sollicitant niet aangenomen? Dan moeten de sollicitatiegegevens binnen vier weken worden vernietigd. Denk daarbij aan een motivatie- of sollicitatiebrief, CV, verklaring omtrent gedrag en correspondentie met de sollicitant. Vergeet niet om de mailcorrespondentie waarin deze gegevens zijn meegestuurd, óók te verwijderen. Extra tip: zoek op ‘CV’ in je mailprogramma of Verkenner.
3. Sla zoveel mogelijk op in OneDrive
Alles wat je lokaal (op de C-schijf) opslaat ben je ook écht kwijt als je je laptop verliest. Het is voor de universiteit belangrijk dat informatie beschikbaar blijft. Je kunt je documenten eenvoudig verslepen naar je OneDrive map.
4. Neem afscheid van de medewerker én zijn gegevens
Vertrekt een medewerker weer? Dan mag je de meeste gegevens van deze medewerker maximaal twee jaar bewaren. Denk daarbij aan beoordelingsgesprekken, correspondentie omtrent ontslag of ziekte en arbeidsovereenkomsten. Wil je andere medewerkersdocumenten en/of gegevens verwijderen dan hier genoemd? Vraag dit dan eerst na bij de afdeling Archiefbeheer of het Privacy Office.
Vragen?
Heb je vragen over datalekken of het privacybeleid van Universiteit Leiden? Mail dan gerust met het Privacy Office via privacy@bb.leidenuniv.nl. Zij pakken je vraag graag op!