27 juni 2024

In dit digitale tijdperk worden privacy en security een steeds belangrijker onderdeel van ons dagelijkse werk. Bij de Universiteit Leiden hebben dan ook alle faculteiten eigen privacy en security adviseurs. Bij de Faculteit der Archeologie is de security adviseur (informatiemanager) Jasper Kanbier en de privacy officer Astrid Gravenbeek.

Wat is een privacy officer?

Een privacy officer adviseert over alles wat met de bescherming van persoonsgegevens te maken heeft. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect naar een levend persoon te herleiden zijn. Hierbij kun je denken aan foto’s en studentennummers, maar ook aan minder voor de hand liggende gegevens als IP-adressen en bijzondere kenmerken.

Wat doet een privacy officer?

De taken van een privacy officer zijn divers. Enkele voorbeelden:

• Het beantwoorden van vragen van studenten of medewerkers over de verwerking van hun persoonsgegevens.
• Nalopen privacy aspecten binnen contracten
• Beoordeling van privacyrisico’s bij datalekken
• Ontwikkeling van alertheid waarbij een medewerker weet wanneer hij aan de bel moet trekken voor privacy advies.
• Beoordeling van privacyborging binnen processen. Bijvoorbeeld als er nieuwe systemen ingekocht worden.
• Het adviseren van wetenschappers die met privacygevoelige gegevens werken.

Privacy en archeologie

Het ligt voor de hand dat bij archeologie de hoeveelheid gevoelig data met persoonsgegevens een stuk minder zal zijn dan bij bijvoorbeeld de Faculteit der Sociale Wetenschappen. Misschien is daarom alertheid en kennis over persoonsgegevens nog belangrijker dan bij andere faculteiten. Als je er niet elke dag mee te maken hebt, zie je mogelijk sneller iets over het hoofd. Zoals contracten en onderzoeken waar persoonsgegevens opeens wel een rol spelen. Daarnaast heb je natuurlijk de gewone bedrijfsprocessen die voor elke faculteit gelden, waarbij persoonsgegevens van medewerkers en studenten verwerkt worden.