11 november 2024

We registeren inmiddels ruim een week onze reizen en thuiswerkdagen in Shuttel. Dat levert positieve reacties op, maar ook best nog wat vragen. De inloopsessies in de eerste week zijn goed bezocht, waardoor heel wat collega's op weg zijn geholpen. Ook deze week vinden er nog meerdere sessies plaats.

Je thuiswerkdagen, woon-werkreizen en binnenlandse dienstreizen registreer je in de Shuttel app of in Mijn Shuttel (Kies de optie ‘Login via SSO van jouw organisatie’). Nog een aantal handige tips voor je administratie in Shuttel:

• Je hoeft niet elke dag je thuiswerkdag, woon-werkreis of binnenlandse dienstreis in te voeren. Dat kun je ook aan het einde van de maand in één keer doen over de hele maand. Om je vergoedingen te krijgen, is het wel belangrijk dat je alles uiterlijk op de laatste dag van de eerstvolgende maand in Shuttel registreert. Dus voor de maand november registreer je uiterlijk op 31 december.
• Je kunt van je woon-werkreis een herhalende reis maken, zo wordt het een favoriete reis en hoef je deze niet telkens opnieuw aan te maken. Hoe je dat doet staat beschreven in de quick guide.
• In Shuttel worden binnenlandse dienstreizen ‘zakelijk’ genoemd. Let bij het invoeren van je reis dus op welk reismotief je toekent; zakelijk of woonwerk. Het reismotief is te herkennen aan deze pictogrammen:

• Het duurt even voordat je je reis met het openbaar vervoer in je Shuttel administratie terug ziet. De verwerking van een reis met de trein (NS) duurt 24 uur en van een rit met bus, metro of tram kan dit tot 5 dagen duren.
• Alle binnenlandse dienstreizen die je t/m 31 oktober hebt gemaakt, kun je nog declareren via de ‘oude’ manier in Self Service.
• Het is mogelijk om privéreizen te maken met de Shuttel-kaart. Maar dat kan alleen als je Shuttel daarvoor hebt gemachtigd. Let op: machtig je Shuttel niet voor je privéreizen, dan betaalt de Universiteit de rekening van deze reis. En dat is niet de bedoeling, want je hebt die reis onterecht gedeclareerd. Het bedrag zal dan ook als schadevergoeding op jouw volgende salaris worden ingehouden.

Update vanaf volgende week de Shuttel app

Volgende week ontvang je een mail van Shuttel met het verzoek om de app te updaten. Dit is nodig voor een correcte verwerking van al jouw binnenlandse dienstreizen (in Shuttel heten dit zakelijke reizen). Met de update wordt het mogelijk om een SAP-nummer (ook wel projectcode genoemd) toe te voegen aan je zakelijke reizen met eigen vervoer én openbaar vervoer. Zo zorg je dat je dienstreis op de juiste projectcode wordt geboekt en help je mee aan een snellere verwerking van de administratie. 

Meer informatie

Kijk op de introductiepagina van Shuttel voor de uitwerking van verschillende reisscenario’s, gebruiksinstructies en contactgegevens voor hulp bij verdere vragen. Je kunt op onze medewerkerswebsite ook de quick guide raadplegen en de veelgestelde vragen.