7 april 2025

We gebruiken inmiddels vijf maanden Shuttel om onze reizen en thuiswerkdagen te registreren. Dat levert positieve reacties op, maar er zijn ook nog vragen. Bijvoorbeeld over deadlines, declareren, keuzemodel, thuiswerkdagen en privacy. Daarom de belangrijkste punten op een rijtje.

Deadline invoeren reizen en thuiswerkdagen

Wees alert op de deadline in Shuttel, om te voorkomen dat je zelf je reis moet betalen. Je kunt een reis classificeren als woon-werk of zakelijk tot uiterlijk de laatste dag van de eerstvolgende maand.

Voorbeeld: je maakte een ov-reis op 11 maart 2025. Dan moet je deze uiterlijk 30 april 2025 classificeren als woon-werk of zakelijk. Als je de reis niet classificeert, dan gaat het systeem er na tien weken automatisch vanuit dat dit een privéreis was. Het bedrag wordt dan via de salarisadministratie ingehouden.

Reizen met eigen vervoer (zoals de auto) en thuiswerkdagen hebben dezelfde deadline.

Voorbeeld: je werkte op 13 maart 2025 thuis, dan heb je tot en met 30 april 2025 de tijd om deze thuiswerkdag te registreren. Vergoeding vindt dan plaats in mei. Als je je thuiswerkdag al op 13 maart 2025 hebt geregistreerd, dan ontvang je de vergoeding in april 2025. Tip: zet een reminder in je agenda aan het einde van de maand om te controleren of je alles goed hebt ingevoerd.

Declaraties verlopen via Shuttel

De kosten voor een binnenlandse dienstreis of woon-werkverkeer met openbaar vervoer kun je niet meer declareren via Self Service. Je gebruikt immers een Shuttelkaart voor zakelijke en woon-werkverkeer reizen.

Heb je een zakelijke reis met eigen vervoer gemaakt? Verwerk ook deze reis in Shuttel. Let erop dat je een classificatie (zakelijk of woon-werk) aan de reis meegeeft.

Bij een binnenlandse dienstreis declareer je alleen je verblijfskosten nog via de onkostenapplicatie in Self Service. In de Shuttel-app en in de Mijn Shuttel-omgeving vind je nog wel een declaratiemogelijkheid. Deze kun je alleen gebruiken als je nog niet in het bezit bent van een Shuttelkaart, of die bent vergeten.

Registratie in Shuttel ook nodig voor inzet keuzemodel

Wil je gebruikmaken van een (aanvullende) kilometervergoeding via het keuzemodel? Registreer je reizen dan in Shuttel. De manier van aanvragen blijft gelijk, maar de verrekening is anders. Er wordt namelijk uitgegaan van jouw reisgegevens in Shuttel.

Stort geen geld op je Shuttelkaart

Je hoeft geen geld op jouw Shuttelkaart te storten. Shuttel zorgt ervoor dat er ten alle tijden voldoende geld op jouw kaart staat.

Thuiswerkdagen registreer je ook in Shuttel

Thuiswerkdagen registreer je in Shuttel, zodat je er een vergoeding voor krijgt. Het is echter niet de bedoeling dat je meer thuiswerkdagen inboekt dan jouw standaard aantal werkdagen.

Het is fiscaal gezien niet mogelijk om op één dag een vergoeding voor woon-werkverkeer én voor thuiswerken te ontvangen. Shuttel stuurt je dan een melding. Het systeem geeft prioriteit aan een woon-werkverkeerreis met het OV, vervolgens een thuiswerkdag en als laatste woon-werkverkeer reis met eigen vervoer.

Voorbeeld: je boekt op een dag thuiswerkvergoeding in en in de middag ga je met de trein naar Leiden. Later markeer je deze dag als woon-werkverkeer. Je ontvangt dan geen thuiswerkvergoeding.

Goed om te weten: je kunt een thuiswerkdag wel combineren met een zakelijke reis. Dan krijg je allebei vergoed.

Je privacy is gewaarborgd

Shuttel heeft op ons verzoek de algemene voorwaarden verduidelijkt. Je ontvangt daarover binnenkort een mail van Shuttel. Daarnaast is het belangrijk om te weten dat de universiteit niks ziet over de reizen die jij aflegt.