Door positieve feedback krijgt het mentorproject een vervolg
Eerstejaars studenten aan de Faculteit Governance and Global Affairs wegwijs maken in een sterk veranderende universitaire wereld vanwege Covid-19. Dat was het doel van het mentorproject dat sinds dit collegejaar loopt. Eind januari loopt de eerste fase af en bij de masteropleidingen stromen in februari weer nieuwe studenten in, dus was de vraag: wat zijn de ervaringen en hoe gaan we verder?
Er is op verschillende manieren geëvalueerd binnen de opleiding en door de centrale organisatie: panelgesprekken, multiplechoice- en open vragen onder de eerstejaars en vragenlijsten vanuit de centrale organisatie voor eerstejaars bachelors, mentoren, tutoren en organisatoren.
De resultaten zijn glashelder: het mentorproject is geslaagd!
Security Studies student: 'I found that the things we discussed, practical information about university as well as how we were doing in these corona times, were really well combined. The practical info really helped me with starting up, and the personal chats were just very nice.'
Vraagbaak
Informatievoorziening over praktische zaken en de vraagbaakfunctie is door alle studenten als het belangrijkste thema aangegeven.
Veel studenten spreken hun waardering uit voor dit initiatief en dan met name voor de benaderbaarheid van de mentoren. De communicatie tussen de mentoren en de groep verloopt meestal via whatsapp.
Uit de centrale studentenenquête, ingevuld door 144 1e jaar FGGA studenten, blijkt dat meer dan 90% van de bachelorstudenten het eens is met de stelling dat studentmentoren open staan voor vragen en rond de 80% van de respondenten geeft aan dat de mentoren goed bereikbaar zijn, goed geïnformeerd zijn en een goede sfeer creëren. Van de 95 BASS studenten geven 84 studenten aan dat hun mentoren vrijwel altijd makkelijk bereikbaar waren als ze vragen hadden.
De verschillende FGGA opleidingen kennen een andere invulling van het mentoraat: van een strak ingevuld programma met vastgestelde onderwerpen tot een relatief vrij en flexibel programma. Ook de instroom van de opleidingen loopt uiteen: de Nederlandse VWO student die voor het eerst gaat studeren, de LUC student die met 400 medestudenten op het AvB plein gaat wonen, internationale studenten die thuis moeten blijven studeren tot MPS studenten die vaak al werken en rekening moeten houden met een gezin. Dit maakt het lastig om de resultaten van de evaluaties te vergelijken.
Mentorgroepen
De meeste bachelormentoren waren verantwoordelijk voor twee mentorgroepen. De ene mentorgroep loopt dan soms beter dan de andere groep, afhankelijk van hoe je gestart bent, wat voor mensen er in je groep zitten etc. “Bij de ene groep was dan elke bijeenkomst levendig en kwam je tijd te kort en bij de andere groep zit je dan maar vragen te stellen zonder antwoord te krijgen.” (uit evaluatie Bestuurskunde mentoren) In blok 2 hadden een paar BASS mentoren het idee dat ze eigenlijk wel overbodig geworden waren.
Verrassend is dat uit de evaluaties onder studenten andere en meer positieve ervaringen naar voren komen. Sommige mentoren worden met naam en toenaam genoemd en geprezen, tot hun eigen verbazing.
Van de 95 BASS studenten is meer dan de helft minimaal 5 keer aanwezig geweest op een bijeenkomst en een kwart meer dan 7 keer. 72 studenten geven aan dat ze het prettig vinden om tijdens blok 1 en 2 in dezelfde mentorgroep te zitten. Dit is bij Bestuurskunde door omstandigheden anders gelopen en dat wordt ook als pijnpunt aangegeven in de evaluatie.
Security Studies student: 'I really liked that in this way, we were provided with the opportunity to get to know a few people already, considering most of the students are not able to join every lecture. I also liked that by keeping the group the same for the 2 blocks, that with changing Skills Lab groups and having to meet even more people, we had at least the mentor group with people you already knew. So C., even though the group was never totally complete, thanks for all your effort and help! You really did a great job as mentor! :)'
De behoefte aan fysieke mentorbijeenkomsten is groot en wordt meer gewaardeerd dan de online bijeenkomsten.
Een grote groep studenten adviseert om het mentoraat door te zetten maar is tegen het verplichten van bijeenkomsten. Sommige studenten hebben het gewoon niet nodig en maken er geen gebruik van. Zo zijn er ook studenten die aangeven dat de bijeenkomsten in het eerste blok voldoende zijn, in blok 2 komen er ook minder mensen naar de bijeenkomsten, maar de meerderheid waardeert het aanbod en pleit voor het structureel doorvoeren.
LUC student: 'I like that we were able to ask questions about the readings and that we got the chance to apply the theories to real life cases’
Sociale aspect
In het eerste nieuwsbericht over het mentoraat werd het sociale belang al aangegeven door Len-Marie Boele (18) uit Alblasserdam. Ze is eerstejaarsstudent bestuurskunde en is blij met het mentorprogramma. ‘Onze groepsapp is heel levendig. Wel fijn in deze coronatijd als je zoveel thuiszit. Het zorgt in ieder geval voor sfeer.’
Dit wordt bevestigd door opmerkingen uit de evaluatie: 'Door het mentorsysteem voel ik me direct al wat meer ‘thuis’, je hebt het gevoel dat je kan terugvallen op iemand' (Bestuurskunde student).
Bestuurskunde student: 'Het meer het informele contact met zowel mentor/tutor als medestudenten dat je in deze tijd anders mist.' Security Studies student: 'I think it's a great system and especially for students not living in the Netherlands, it adds a level of the social aspect that they are missing out on.'
In het vorige artikel kon Megan Elijzen (21) studentmentor, maar ook coördinator van de studentmentoren Bestuurskunde, nog niet verklappen wat er als alternatieve activiteit was bedacht in plaats van de 0ntdekkingstocht in Leiden plus een borrel in kleine groepjes die niet door kon gaan vanwege corona. Het is een online pubquiz avond met een alcoholvrij borrelpakket geworden dat thuisbezorgd werd.
Dit geeft meteen aan hoe flexibel en creatief mentoren met dit sociale aspect zijn omgegaan. Het type events dat is georganiseerd: ICT avonden, alumni-en loopbaan voorlichting maar ook online pub-quizes, pizza-diners, boekbesprekingen en online filmavonden, 1,5 meter afstand ontmoetingen in het Haagse Bos, in duo’s koffie drinken en wandelen, etc.
Het vervolg
Om uit een notitie van het LUC te citeren: “Het zou een beetje raar zijn om iets dat zo goed loopt, domweg te stoppen in februari”.
De studentmentoren zien zelf ook de noodzaak van het voortzetten van het mentoraat. Zij reageren in de meeste gevallen enthousiast op de verlenging en gaan graag met het project door.
De opleidingen gaat het vervolg van het project als volgt vormgeven.
- Bachelor Bestuurskunde heeft gekozen voor een voortzetting in een uitgeklede vorm. De studentmentoren blijven beschikbaar als aanspreekpunt voor de eerstejaarsstudenten en krijgen hiervoor nog een beperkt aantal uren tot juli (16 uur).
- Bachelor LUC gaan van 5 naar 2 studentmentoren. De studentmentoren geven aan de focus op de individuele ondersteuning te willen leggen.
- Masterprogramma’s hebben te maken met de februari-instroom, dus een nieuwe studentengroep om te ondersteunen. Een idee is om een buddy-systeem in te voeren tussen de september- en februari-instroom. Daarnaast spelen zij ook een meer ondersteunende rol in het programma en bij de vakken. Deze mentoraanstellingen worden gecontinueerd.
De eerste les die geleerd is, wordt bij de (pre-)masterstudenten meteen in praktijk gebracht. In januari krijgen de aankomende studenten al te horen waar ze met hun vragen terecht kunnen. Ook krijgen ze gelijk de mogelijkheid om contact te leggen met de mentoren, die o.a. betrokken zijn bij de voorlichting.
In februari/maart wordt gekeken hoe we het volgend academisch jaar verder gaan met het mentorproject.
Er is nu meer tijd om rustig te bedenken met alle partijen hoe er nog beter vorm gegeven kan worden aan het student-mentoraat. Mentoren moeten dus beslist eerder starten dan 1 september zodat ze al veel vragen kunnen beantwoorden van de aankomende studenten over studeren op een universiteit, ICT systemen en ondersteunende platforms. Er zijn in de evaluaties nog veel meer ideeën verzameld als het maken van een platform om ervaringen uit te wisselen en samen te werken met de verschillende mentorgroepen, de studieverenigingen en de ambassadeurs.
Tekst: Maya Vos en Lisette van Putten (ook bereikbaar voor meer informatie)
Het project
Half mei is vanuit het crisisteam ‘Remote teaching & toetsing’ het idee van ‘cohortering’ gelanceerd. Doelstelling: Het mentor- en tutorsysteem streeft ernaar nieuwe studenten een kleinschalige, veilige setting te bieden binnen de massaliteit van het eerste jaar, waarin zij zich gezien en gehoord voelen. Ook beoogt het de eerstejaars vertrouwd te maken met de wereld van de universiteit, de studie en de stad.
Cijfers en feiten
Voor het project is geld vrijgemaakt door de aanpassing van de kwaliteitsafspraken 2021. Facultair verantwoordelijk voor de opzet: Koen Caminada. Projectleiders uitvoering: Lisette van Putten en Maya Vos. Het aantal geworven mentoren was gebaseerd op een inschatting van het aantal studenten en de groepsgrootte. Ba Security Studies: 9 mentoren, Ba Bestuurskunde: 10 mentoren, Ba LUC: 5 mentoren, Ma Crisis & Security Management: 4 mentoren, Ma Management van de Publieke sector: 2 mentoren, Ma Public Administration: 3 mentoren. Aanstelling van 1 september tot 1 februari.