‘Juist in drukke tijden moeten we elkaar blijven zien’
Hoe zorg je voor een gezonde werkbalans als de werkdruk van de een op de andere dag exponentieel toeneemt door een pandemie? Hoofd informatisering en facilitaire zaken Marjana Rhebergen en informatiemanager Rob Goedemans moesten samen met hun collega’s onder meer de plotselinge omschakeling naar online onderwijs in goede banen leiden. Ze vertellen over hun ervaringen.
Wat veranderde er in de eerste weken van de coronacrisis?
Rob: ‘Vorig jaar rond deze tijd sliepen wij niet. Nee, dat is overdreven, maar het was rennen om veel dingen op poten te zetten. Gelukkig werd de lockdown afgekondigd in een week zonder onderwijs. We hoefden dus niet van de een op de andere dag de software voor het afstandsonderwijs te lanceren. Een ander geluk bij een ongeluk was dat de lancering van MS Teams al gepland was voor die periode.’
Marjana: ‘Toch heb ik die nachten niet altijd geslapen, ook omdat mijn dochter ziek werd en de scholen sloten. Ik denk dat we van 's ochtends vroeg tot tien uur 's avonds bezig waren. We moesten niet alleen IT-technisch alles klaar hebben, het Arsenaal moest ook worden ingehuisd. Die eerste maandag zou de verhuizing van het LUCAS beginnen. We hebben toen nog overlegd met Menno (Tuurenhout, voormalig Portefeuillehouder bedrijfsvoering, red.) en Vastgoed of dat moest doorgaan. Uiteindelijk hebben we besloten het wel te doen.’
Hoe hebben jullie dat volgehouden?
Rob: ‘Het helpt dat we een heel projectmatige afdeling zijn. Flexibiliteit zit in onze genen en we hebben behoorlijk wat ervaring met de introductie van nieuwe dingen. Dat maakt de kans van slagen groter als er een keer holderdebolder moet worden gedigitaliseerd. Daarnaast zagen we dat het lukte om alles voor elkaar te krijgen. Dat is goed voor de teamspirit. Successen geven energie en zorgen ervoor dat je weer verder kunt, al moet zo’n periode natuurlijk niet te lang duren.’
Hoe hebben jullie het team meegenomen in alle veranderingen?
Rob: ‘Dat heeft de organisatie ook deels gedaan. In de eerste weken zat ik nog veel op de campus. Menno is toen met Suzy (Sirks, Tuurenhouts opvolger als Portefeuillehouder bedrijfsvoering, red.) langs geweest. Hij deed uitspraken als: “Jullie zijn de schragen van de faculteit.” Het doet mensen goed als je dat aan ze doorgeeft. Daarom deelden de collega’s ook de lof die we kregen in Teams, zodat iedereen die meekreeg.’
Marjana: ‘Het werk wordt niet minder als je dit soort dingen deelt, maar je kunt het er wel behapbaar door maken. Daarnaast heb ik regelmatig gezegd: “Dit project leggen we nu stil.” Anders blijft het als een aapje op je schouder zitten en denk je steeds: ik kom er niet aan toe. Ook daar merkten we de steun van de organisatie: er was nooit discussie over zulke beslissingen. We werden gesteund in onze keuzes, werden echt gezien.’
Rob: ‘We hebben ook veel spelletjesavonden gedaan. Die werden al georganiseerd, maar we hebben ze digitaal voortgezet. Dat helpt ook voor de teamspirit. De mensen op onze afdeling moesten bergen verzetten. Het is fijn als je dat als hecht team kunt doen.’
Hoe gaat het nu?
Marjana: ‘Het is nog steeds niet rustig, maar er zit meer routine in de werkzaamheden. Wel zijn er nog steeds veel mensen die ander werk doen dan waarvoor ze zijn aangenomen. We proberen nu om een situatie te creëren waarin mensen weer meer bezig kunnen zijn met hun eigen werk, maar soms blijkt toch ineens dat er bijvoorbeeld nog meer tentamens moeten worden ingevoerd. Dan proberen we te blijven zorgen voor licht aan het einde van de tunnel. Is er misschien een cursus die leuk is, zodat mensen even hun gedachten kunnen verzetten en zich kunnen laten inspireren? Verder doen we ons best om de werklast goed te verdelen. Voor mij werkt het bijvoorbeeld goed om een halfuur in mijn agenda te blokken als mijn kinderen om drie uur thuiskomen, zodat je niet op twee plekken tegelijk hoeft te zijn.’
Zijn er elementen uit het afgelopen jaar die jullie willen verankeren in een toekomstige routine?
Marjana: ‘Alle groepen op de afdeling praten regelmatig bij met elkaar, soms zelfs elke dag. Dat kan vijf minuten duren, dat kan een halfuur duren, maar er wordt even contact gemaakt. Als iemand ontbreekt, vragen we of als alles goed gaat met diegene. Het is vervelend als je met internetproblemen op je kamer zit en je hebt het gevoel dat je vergeten wordt. Op deze manier zorgen we ervoor dat iedereen wordt gezien.’
Rob: ‘Ik hoorde vorige week iemand zeggen: “Toen jij er een keer niet was, hebben we geprobeerd om dat moment een dagje niet te doen, maar we wisten om half elf al dat het niet was bevallen.” Ze zijn toen alsnog gaan bellen. Zelfs als je niets te bespreken hebt, werkt het toch prettiger als je elkaar even ziet en misschien iets niet-werkgerelateerds uitwisselt.’
De Faculteit Geesteswetenschappen in balans
Dit artikel is deel van een serie over werkbalans op de Faculteit Geesteswetenschappen. Collega’s van over de gehele faculteit zullen de komende maanden geïnterviewd worden over werkbalans. Waar liggen de knelpunten binnen het werk en binnen de faculteit, wat zijn goede oplossingen en wat kunnen we van elkaar leren?
Bekijk het webdossier FGW werkbalans.