‘Leidinggeven is iets waarin je altijd blijft leren’
Hoe voer je het best een ROG? En hoe ga je om met zieke werknemers? In de online module Leidinggeven zijn de antwoorden op deze en andere vragen gebundeld. Decaan Mark Rutgers en HR-adviseur Brigitte Heming vertellen over het belang van de nieuwe module en hoe deze helpt de werkbalans te bewaken.
Waarom is de module Leidinggeven opgezet?
Brigitte: ‘De regiegroep Werkbalans heeft een tijdje geleden een werkprogramma opgezet. Een van de doelen daarvan was om leidinggevenden praktisch te kunnen ondersteunen bij de uitvoering van hun taken. Dat doen we met de online module.’
Mark: ‘Leidinggeven is namelijk iets waarin je altijd blijft leren. Het maakt niet uit of je net begint, of, zoals in mijn geval, colleges hebt gegeven over leidinggeven: reflectie op wat je doet of zou moeten doen is nuttig en nodig. Door kennis en ervaringen van anderen tot je te nemen kun je simpelweg beter worden. De module kan daarbij helpen, deels omdat deze kennis geeft over leidinggeven, maar ook omdat deze meer inzicht geeft in hoe je zelf in die rol staat of zou kunnen staan.’
Brigitte, jij bent nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van de module. Wat houdt deze concreet in?
Brigitte: ‘Je zou het een online onboarding-module voor leidinggevenden kunnen noemen. We laten zien wat we verwachten van leidinggevenden, maar ook waar wij als faculteit voor staan op het gebied van leidinggeven. Mark heeft bijvoorbeeld een video opgenomen over de kerncompetenties verbindend leiderschap, samenwerken en organisatiesensitiviteit. Die vaardigheden zijn natuurlijk niet voorbehouden aan leidinggevenden, maar we willen graag benadrukken dat wij er als faculteit waarde aan hechten. Als er vraagstukken bij HR terechtkomen, hebben die namelijk vaak met deze onderwerpen te maken.
Verder dient de module vooral als een overzicht van bestaande informatie. Leidinggevenden worden dwars door onze website geleid, zodat ze allerlei relevante regelingen snel kunnen vinden. Dat is handig voor startende leidinggevenden, maar ook voor mensen die al langer leidinggeven. Niet iedereen geeft leiding aan een groot team, dus niet iedereen heeft regelmatig te maken met bijvoorbeeld verzuim. Dan is het fijn dat je snel informatie kunt opzoeken.’
Hoe draagt deze module bij aan een betere werkbalans?
Mark: ‘Kennis is macht. Werkbalans, maar vooral ‘stress’ is in belangrijke mate verbonden met hoe je je functioneren zelf beleeft. Als je niet goed weet wat te doen, leidinggeven als ‘eenzame taak’ beleeft of onzeker wordt, dan is het absoluut een stressvolle taak. Iedere leidinggevende maakt nu en dan mee dat het werk een hopeloos gevecht lijkt. Beter weten wat te doen en wat van je verwacht wordt, maakt dat je betere keuzes kunt maken.’
Brigitte: ‘Daarnaast is de module een hulpmiddel voor leidinggevenden om de werkbalans van hun medewerkers bespreekbaar te maken. We benadrukken de taak die je als leidinggevende hebt om het gesprek over werkbalans aan te gaan. In de module staan bijvoorbeeld voorbeeldvragen om dit onderwerp bespreekbaar te maken tijdens het jaarlijkse Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek. Natuurlijk moet je als leidinggevende ook daarbuiten de vinger aan de pols houden, maar ruimte creëren voor dit onderwerp in een gesprek is in elk geval een begin.’
Mark: ‘De aandacht voor leidinggeven en werkbalans moet inderdaad niet stoppen met een enkele module. Erover praten en ervaringen, problemen en onzekerheden delen met anderen blijft belangrijk. Zelf lees ik regelmatig wat bij. Soms zijn dat meer wetenschappelijke artikelen of boeken, zoals The fearless organisation, maar minstens zo vaak zijn ze meer praktisch gericht, zoals Hoe overleef ik moeilijke mensen? Daaruit heb ik geleerd – in een variant op een grap van Brigitte Kaandorp – dat in elke groep collega’s wel een lastig iemand zit. Als jouw groep er geen enkele heeft, ben je het waarschijnlijk zelf. Eigenlijk zou je als leidinggevende af en toe zo’n tekst met elkaar moeten bespreken. Zonder ‘leesclubjes’ helpt de module om een meer gezamenlijk referentiekader te hebben als leidinggevenden binnen Geesteswetenschappen.’
Hebben jullie nog meer tips uit eigen ervaring om de werkbalans te bewaken?
Brigitte: ‘Ik zorg ervoor dat ik zoveel mogelijk mijn werktijden aanhoud. In principe reageer ik ’s avonds en in het weekend niet op mijn e-mail. Ik heb bijvoorbeeld mijn zakelijke mail niet op mijn telefoon. Verder zorg ik ervoor dat ik mijn vakantiedagen elk jaar helemaal opmaak. Soms ga ik er zelfs wat overheen en koop ik dagen bij.’
Mark: ‘Zoals ik al stelde: kennis bijhouden helpt, maar zoek ook een collega waar je nu en dan stoom kunt afblazen. Doe dat vooral voor het weekend, want je weekendrust is inderdaad erg belangrijk. Verder heb ik drie tips:
- Beantwoord nooit een lastige mail per ommegaande. Vooral als iets je irriteert is het risico op een “onzorgvuldig” antwoord erg groot en dan heb je nog meer problemen.
- Bedenk of iets jouw probleem is of niet: de meeste collega’s zijn volwassen en daarvan mag je verwachten dat ze ook zelf problemen kunnen oplossen.
- En tot slot: stuur nooit een moeilijke of nare boodschap op vrijdagmiddag naar medewerkers. Ze ontploffen dan op maandag (dit advies heeft overigens een wetenschappelijke basis). Realiseer je dat anderen juist graag net voor het weekend hun problemen op jouw bordje willen gooien. Pak dan de eerste tip er weer bij.’
Module Leidinggeven
De online module Leidinggeven maakt het eenvoudiger voor leidinggevenden om snel relevante informatie te vinden. De module is hier beschikbaar.
Dit artikel is deel van een serie over werkbalans op de Faculteit Geesteswetenschappen. Collega’s van over de gehele faculteit worden geïnterviewd over werkbalans. Waar liggen de knelpunten binnen het werk en binnen de faculteit, wat zijn goede oplossingen en wat kunnen we van elkaar leren? Bekijk het webdossier FGW werkbalans.