Sneakersteam deel 2: ‘Er is nog veel werk te doen’
Joao Schim is businessanalist en loopt samen met zijn collega’s van het sneakersteam vijf maanden lang door de gebouwen van de universiteit. Deze 6 experts brengen alle meet- en onderzoeksystemen in kaart, te beginnen bij W&N. Joao vertelt wat hij doet én wat hem opvalt.
Wat doet een businessanalist precies?
Waar andere experts in ons team meer op de techniek focussen, kijk ik naar de processen in relatie tot de techniek. En dan let ik ook op welke rollen en verantwoordelijkheden er bij horen. Daarvoor heb je kennis nodig van ICT en van bedrijfskunde.
Hoe ben je aan deze klus begonnen?
Ons team is bij Science begonnen en daar zijn we nog lang niet klaar. Ik ga bij mensen langs en interview ze. Zelf ben ik begonnen bij IBL en heb daar gesprekken gevoerd met de Facility manager. Dat is voor mij een sleutelpersoon, hij weet ontzettend veel van de systemen en apparaten die er zijn.
Onderzoekers verzamelen enorm veel data. Waar gaan die gegevens naartoe, hoe worden ze opgeslagen en wat gebeurd er verder met de data? Die data-stromen zijn belangrijk om in beeld te krijgen. Zo kan ik helpen nadenken welke voorzieningen nodig zijn in de verschillende fases van een onderzoek.
Is het ingewikkeld om een overzicht te krijgen?
Ik merk dat de instituten allemaal anders zijn. Dat is niet te vergelijken met andere organisaties. Wat echt opvalt is de autonomie van onderzoekers. In andersoortige organisatie moet je overal eerst goedkeuring voor halen. En er zijn meer standaardsystemen waar je ondersteuning bij krijgt. Ik vind het ontzettend knap hoe onderzoekers de problemen die ze tegenkomen zelf oplossen. Wij proberen daar als team een bijdrage aan te leveren, zodat hun oplossingen ook aansluiten bij de bestaande wet- en regelgeving omtrent informatieveiligheid.
Ik vind het ontzettend knap hoe onderzoekers de problemen die ze tegenkomen zelf oplossen
Dat lijkt me een uitdaging
De uitdaging is dat er heel specifieke systemen zijn waarvan maar een paar mensen weten hoe ze werken. Dat is lastig, want mensen wisselen ook wel eens van baan. En wie weet dan nog hoe dat systeem of apparaat werkt? Voor dit soort processen probeer ik advies te geven. Ik probeer dan herbruikbare processtukjes te maken en zo te adviseren dat ook anderen binnen de organisatie er wat aan hebben. Dat is een mooie uitdaging.
Hoe worden jullie ontvangen?
Tot nu toe zijn mensen erg enthousiast. Kom ons helpen alsjeblieft, is de houding. En dat doen we natuurlijk graag. Ja, je merkt dat mensen druk zijn en hopen dat dit niet te veel tijd kost. Dat snap ik. We proberen dan ook zo min mogelijk van de kostbare onderzoektijd te gebruiken.
En welke hulp wil men dan?
Vaak wil men advies over de techniek. Klopt de oplossing die ze bedacht hebben? Hoe sla je de data van die ene microscoop op een goede en veilige manier op?
Gaan jullie bij iedereen kijken?
In principe gaan we overal langs. Vandaar de sneakers, we rennen ons rot. We willen graag overal ter plekke kijken. Welke systemen staan er en tegen welke problemen lopen onderzoekers aan? Vertel het ons maar, dan kunnen we met oplossingen komen.
En hebben jullie overal oplossingen voor?
Het gaat erom dat we het risico afdekken. Dat kan nooit voor de volle 100%, er zal altijd een risico blijven. Dat is prima zolang maar duidelijk is wat het risico is en de organisatie dat risico accepteert. Met onze inventarisatie kunnen we adviezen geven die enorm kunnen helpen.
Komt er straks per instituut een advies?
Er komt een advies voor elk instituut en als we ook bij de andere faculteiten zijn geweest, komt er een integraal advies voor de hele universiteit. Uiteindelijk is het de verantwoording van de faculteit zelf wat ze oppakken per instituut. Hierbij is het ook belangrijk dat de mensen er zelf mee aan de slag gaan.
Heb je ervaring met dit soort organisaties?
Ik heb negen jaar bij de Koninklijke Bibliotheek gewerkt in een zelfde rol. Daarom vind ik het enorm leuk om hier aan de slag te gaan. Wat me meteen opvalt, is dat er minder managementtaal wordt gebruikt. De focus ligt op onderzoek doen en men hoeft niet per se ‘de kikkers in de kruiwagen te houden’.
Wat valt verder op?
Er is veel werk te doen. Bij de universiteit draait het om onderzoek en innovatie. Dan ben je niet in eerste instantie bezig met informatiebeveiliging. Maar dat wordt steeds belangrijker en daarom dragen wij nu bij met het maken van een inhaalslag. Dat is een mooie uitdaging.
Hou jij je stappen bij per dag?
Ik doe privé ook bijna alles te voet, dus ik ben het gewend om veel te lopen. Maar mijn stappen houd ik nooit bij. Ik had wel heel veel gaten in mijn oude sneakers, dus het zijn er vast veel!