Een prettige werkomgeving ontwikkelen
‘Op mijn werkplek wil ik geconcentreerd kunnen werken en daarbij niet gestoord worden.’ Dat is een van de uitspraken die gedaan werd in de workshops Werkomgeving in april en mei. Het doel van de workshops was samen met de deelnemers te onderzoeken wat een goede werkplek en -omgeving is, binnen de bestaande kaders van de Humanities Campus en de realiteit van kostenbeheersing en efficiënt ruimtegebruik. Wat hebben de workshops opgeleverd? Meerdere inzichten kunnen we wel stellen. Dat het Humanities Campus Concept meer aandacht behoeft, tot zorgen over voldoende overlegplekken en geconcentreerd werken als je een werkkamer deelt.
Waarom dit traject Werkplek – en omgeving?
De realisatie van de Humanities Campus wordt geconfronteerd met toenemende bouweisen- en kosten. Daarbij komt het voortschrijdend inzicht om beschikbare ruimte efficiënt te gebruiken in een nieuwe tijd waarin wellicht thuiswerken en daardoor (spontane) ontmoeting op de werkvloer een grotere rol speelt dan voor de coronacrisis. Mede ingegeven door deze ontwikkelingen wil het Vastgoedbedrijf nu de nieuwe werkpleknorm hanteren in plaats van de werkpleknorm waarmee gerekend is bij het plannen van de Humanities Campus. De nieuwe werkpleknorm in 2017 is vastgesteld door het College van Bestuur en toen is de Humanities Campus vrijgesteld van het toepassen van de nieuwe norm, maar met de afspraak dat FGW de nieuwe norm zou toepassen in geval van groei. De werkpleknorm is van belang bij het bepalen van het aantal beschikbare vierkante meters voor de faculteit. In deze norm wordt gerekend met een onderscheid tussen betaalde en onbetaalde functies en er wordt gekeken naar het aantal fte per instituut of eenheid. Lees hier meer over de start van dit traject.
De juiste mix voor een goede werkplek voor iedereen
In drie workshops, die werden begeleid door Aestate, zijn de deelnemers meegenomen in het Humanities Campus Concept waarin staat beschreven hoe de faculteit gehuisvest wil zijn. Vervolgens is gesproken over het aantal beschikbare vierkante meters voor de faculteit dat wordt bepaald door de werkpleknorm. Elisa Meijer, projectleider en huisvestingsadviseur: ‘Met de deelnemers is gekeken hoe je de juiste mix aan overlegruimtes, ontmoetingsruimtes, kantoorfaciliteiten en werkplekken op een bepaald aantal vierkante meters krijgt, zodat elke medewerker een fijne werkplek heeft. Het streven is een hoge kwaliteit van de werkplek te realiseren, niet het meeste aantal vierkante meters per werkplek.’
Uitdagingen bij het delen van werkkamers
In de groepen werd goed gediscussieerd en veel meningen gedeeld. Het bleek dat de meeste deelnemers onder bepaalde voorwaarden bereid zijn om een werkkamer of werkplek te delen. De voorwaarden gingen in op kwesties als geconcentreerd kunnen werken als je kamergenoot moet bellen, de beschikbare ruimte voor boeken op de kamer en voldoende overlegplekken, ook voor vertrouwelijke gesprekken. En hoe om te gaan met privacygevoelige informatie op je bureau als je een werkplek deelt?
Ook werd door enkele aanwezigen de nadrukkelijke wens uitgesproken om een eigen werkkamer te hebben met een eigen boekenkast en overlegplek in de kamer. Ook als dat ten koste gaat van een goede werkplek voor bijvoorbeeld PhD’s of tijdelijke medewerkers. Een andere zorg was dat het delen van werkkamers juist kan leiden tot minder aanwezigheid op de campus zodat (spontane) ontmoetingen afnemen.
Tenslotte bleek ook dat het concept van de Humanities Campus dat stamt uit 2016 nog onvoldoende bekend is.
Oplossingsrichtingen
Er is ook gesproken over mogelijke oplossingen. Zo zouden er voldoende en verschillende (reserveerbare) overlegruimten in de directe nabijheid van werkkamers moeten zijn. Zitjes op de gang voor informeel overleg, zodat je je kamergenoot niet hoeft te storen. Voldoende ICT-faciliteiten om te schakelen tussen werkactiviteiten en de ruimte waar je dat doet. Bijvoorbeeld; als je wilt bellen in een belruimte, dan moet je je telefoon wel kunnen doorschakelen. Of als je een overleg in een overlegruimte voert, dan moet je wel de beschikking hebben over de informatie op je computer.
Hoe nu verder? De geuite zorgen worden serieus genomen en over de genoemde oplossingen wordt verder nagedacht. Het uitgangspunt is en blijft dat de Humanities Campus een toekomstbestendige en prettige werkomgeving biedt, met een hoogwaardige werkplek waar medewerkers graag willen werken en elkaar ontmoeten.
Vervolgtraject
Een juiste, prettige werkomgeving is persoonlijk en voor iedereen anders. De inzichten uit de workshops worden vanaf juni met de Wetenschappelijke directeuren, Instituut managers, afdelingshoofden en de Faculteitsraad gedeeld. Ook worden de resultaten besproken in meerdere gremia om iedereen zo goed mogelijk te informeren en een zo’n breed mogelijk beeld te geven. Een van de aanbevelingen uit de workshops is om meer medewerkers te raadplegen en ideeën en wensen op te halen. Een besluit over het gebruik en indeling van de beschikbare ruimte op de Humanities Campus wordt later in het proces genomen.
Ontmoeten en prettig werken op de Humanities Campus
De Humanities Campus wordt ontwikkeld met een bepaalde visie. De medewerkers van de faculteit Geesteswetenschappen en de instituten zijn nu verspreid over meerdere (verouderde) gebouwen met hoge onderhoudskosten en hoge gemiddelde kosten per werkplek per jaar. De visie voor de Humanities Campus gaat uit van een inspirerende, gezonde en duurzame werkomgeving met moderne faciliteiten en lage exploitatielasten. De campus zal meer ontmoeting en verbinding tussen studenten en medewerkers onderling stimuleren en ook de samenwerking over de werkgebieden.
Meer weten?
Lees hier meer over de visie van de Humanities Campus.
Lees hier meer over de start van het traject Werkplek- en omgeving.
Of stuur een e-mail naar werkplek@hum.leidenuniv.nl.