Even bellen over: buitenlandse dienstreizen
Sinds 1 juni 2021 is reizen naar het buitenland weer beperkt toegestaan. Wil je naar een gebied met kleurcode oranje of rood, dan speelt het Internationaal Incidenten Team (IIT) een doorslaggevende rol. Waar letten zij op bij je aanvraag? We vroegen het aan Leo Harskamp, hoofd Veiligheidszaken.
Waren er eigenlijk altijd al voorwaarden voor het reizen naar risicovolle gebieden?
'Hoewel dat in de praktijk zelden gebeurde, was het ook voor Corona al mogelijk om voorwaarden te stellen aan een dienstreis. Je doet als medewerker een aanvraag en die aanvraag wordt al dan niet onder voorwaarden af- of goedgekeurd. Ook werd in elke aanvraag al aandacht gevraagd voor een risico-inventarisatie door de reiziger zelf. Logisch natuurlijk, want alleen als je de risico’s kent, kun je je er goed op voorbereiden.'
Op basis van welke criteria wordt een reisaanvraag goedgekeurd?
'Wil je een dienstreis maken naar een gebied met kleurcode rood of oranje, dan heb je in ieder geval de steun van je leidinggevende en je faculteitsbestuur of directie nodig. Als zij de noodzaak zien om de reis op dit moment te maken, wordt je aanvraag door hen voorgelegd aan het IIT. Bij een reis naar een gebied met kleurcode oranje neemt het IIT een besluit namens het College van Bestuur en bij een reis naar een gebied met kleurcode rood, geeft het IIT een advies aan het CvB, zodat zij kunnen besluiten over de reis.'
'Persoonlijke omstandigheden zijn belangrijk bij je aanvraag: hoe is je voorbereiding en heb je eventueel steun van een lokale contactpersoon die je kunt inschakelen bij problemen? Ga je helemaal alleen op reis of reis je samen? Wat was de kleurcode van het land voor Corona en wat is die nu? Ben je bekend met het gebied? Laat het land waar jij heen wilt wel mensen toe? Geeft de verzekeringsmaatschappij dekking voor dit land?'
'Een ander belangrijk criterium is je reisplan. Het is belangrijk om dit gedetailleerd te beschrijven. Ga je bijvoorbeeld naar een congres, vermeld dan naar welk hotel je gaat, hoe je programma er ongeveer uitziet, wat je reisschema is en met wie je reist. Hoe gedetailleerder de informatie in je aanvraag, hoe beter inzicht in de risico’s en hoe groter de kans dat toestemming gegeven wordt. Door bij elke aanvraag dezelfde criteria te gebruiken, leveren we enerzijds maatwerk per aanvraag en tegelijk krijgt iedereen in de universiteit dezelfde behandeling, zodat er geen verschillen ontstaan. Zo’n 95% van de aanvragen die op dit moment bij ons binnenkomen, wordt goedgekeurd.'
Sluiten we alle risico’s op deze manier uit?
'Het gaat er niet om dat we alle risico’s uitsluiten, want dat kan niet. Wel gaat het erom de risico’s te kennen, alleen dan kun je de juiste voorzorgsmaatregelen nemen. Sinds begin juni is er langzaam steeds meer vertrouwen dat reizen weer veilig kan, net als de rest van het dagelijks leven de afgelopen periode steeds verder is opengegaan.'
Waarom is het verplicht om een HEAT-training te volgen als je naar een oranje of rood gebied gaat?
'In mei stond de universiteit voor de vraag hoe internationale dienstreizen weer konden worden opgestart. Het reizen had een tijdje helemaal stilgelegen, nadat we in maart 2020 velen hadden moeten repatriëren. Logisch dus om niet zomaar te herstarten, maar dit goed te doordenken. Het principe van voorafgaande risico-inventarisatie hadden we al en wilden we behouden. Er was echter nog geen breed vertrouwen dat het weer veilig was om het reizen te herstarten en ook waren de reisadviezen voor de meeste landen ongunstiger dan voor Corona.'
'De Universiteit Leiden is een onderzoeksuniversiteit; het is heel belangrijk dat medewerkers kunnen reizen. Bij de universiteit Wageningen hadden we gezien dat ze medewerkers die naar bepaalde landen gaan, een training aanbieden. Die training zagen wij als mogelijkheid om het reizen naar risicovolle gebieden op een verantwoorde manier mogelijk te maken. De driedaagse HEAT-training is zeker niet alleen gericht op risico’s rondom Corona, maar vormt een grondige voorbereiding voor elke reis. Ook na Corona zullen er risicovolle landen of gebieden zijn. Bovendien kan een land oranje zijn, maar de plek waar naartoe gereisd wordt als rood (zeer onveilig) aanmerkt worden door het ministerie van Buitenlandse Zaken.'
Waar staat HEAT eigenlijk voor en wie betaalt dat?
'HEAT staat voor ‘Hostile Environment Awareness Training’ en de kosten worden gedragen door de universiteit. De training wordt ook wel aangeduid als ‘basic safety and security training’.
Welke landen staan op de zogenaamde HEAT-lijst?
'Een land of gebied dat voor de Coronacrisis vrijwel geen risico’s kende en alleen door Corona oranje is gekleurd, komt niet op de lijst van HEAT-landen. Landen die daar wel op komen zijn landen waar al grote risico’s bestonden. De werkelijkheid is dat Corona de situatie ook in die landen onveiliger heeft gemaakt. Je moet denken aan landen waar burgeroorlog heerst, of terrorisme, de afwezigheid van ‘rule of law’, gebrekkige gezondheidszorg en dergelijke. Het zijn landen waarheen ook niet veel toeristen gaan, niet voor niets is er een oranje of rood reisadvies. De lijst wijzigt heel af en toe mee met de reisadviezen van het ministerie van Buitenlandse Zaken en is verkrijgbaar bij Veiligheidszaken.'
Hoe ervaren de medewerkers zo’n training eigenlijk?
'De deelnemers die toestemming gaven voor het delen van hun ervaringen, zijn positief':
“De HEAT-training gaf me alle tools die ik miste om me voor te bereiden op mijn veldwerk. Maar het gaf me ook het vertrouwen en de gemoedsrust om alleen te reizen, waar dan ook. Ik zou deze training aanbevelen aan elke onderzoeker die in afgelegen gebieden werkt, ongeacht het risico” – een medewerker
“Hoewel ik al jaren reis, heeft de HEAT mijn ogen opnieuw geopend voor het belang van een goede voorbereiding. Het mooie is dat ik het geleerde ook kan gebruiken voor het plannen van een vakantie en in Nederland. De training leert je om heel bewust naar risico’s te kijken en voorzorgsmaatregelen te nemen en het is nog leuk ook.” – een medewerker
Janine Ubink, die voor haar onderzoek naar Zuid-Soedan reisde, reageerde:
“De HEAT cursus helpt je om bewust na te denken over bepaalde risico’s, hoe je ze kan verminderen en hoe te reageren als zich iets daadwerkelijk voordoet tijdens je onderzoek. Op een interactieve manier, met simulaties en acteurs, en met een interessante groep deelnemers en docenten behandel je heel serieuze onderwerpen op een goede en leuke manier.”
Heb je nog tips voor reizigers?
Ja, de belangrijkste is: begin op tijd met voorbereiden. Dan heb je alle tijd om eventueel de driedaagse training te volgen en andere zaken goed voor te bereiden. Als je hulp of advies nodig hebt met je aanvraag, dan kun je altijd bellen of mailen met de Afdeling Veiligheidszaken.
Mocht je vragen hebben over de veiligheidsrisico’s in een gebied: er is binnen de Universiteit Leiden landenexpertise aanwezig, maar we hebben ook contacten met NGO’s die aanwezig zijn in het land waar jij heengaat. Ook hierover kun je contact met ons opnemen.
Er gebeurt veel binnen Universiteit Leiden. De websites worden dagelijks gevuld met nieuws. In de rubriek ‘Even bellen over’ vragen we een medewerker van de universiteit meer te vertellen over een relevant en actueel onderwerp dat speelt binnen de universiteit. De antwoorden geven je meer inzicht in de feiten, maar geven je vooral meer persoonlijke achtergrondinformatie. Wat was leuk of frustrerend? Wat was opmerkelijk? Wat viel mee, wat viel tegen? Je leest het in ‘Even bellen over’.