Even bellen over: het Strategisch Plan
Ruim 2.600 medewerkers en studenten deelden in 2021 onder de vlag van LDN>>>FWD hun ideeën voor de koers van Universiteit Leiden en het Strategisch Plan voor de komende jaren. Wat wordt het richtsnoer voor het nemen van besluiten? Waar leggen we de accenten op? De laatste consultaties zijn nu afgerond, in december wordt het plan besproken met de Universiteitsraad en de Raad van Toezicht. We blikken terug met collega Regina Stoutjesdijk, beleidsadviseur van Strategie en Academische Zaken.
Regina, wat een uitgebreid traject rond de totstandkoming van het plan! Wat is jouw rol geweest?
Ik ben als lid van het kernteam Strategisch Plan betrokken geweest bij alle consultaties. En ik heb de pen vastgehouden: ik heb het stuk geschreven, natuurlijk in nauwe samenwerking met het College van Bestuur.
Oe. Dat was vast een flinke klus!
Ja, dat klopt, maar wel heel leuk en uitdagend. Ik was de afgelopen maanden dag in dag uit bezig met de toekomst van de universiteit. Ik vond het erg inspirerend om met heel veel verschillende mensen hierover in gesprek te zijn. Ik heb geprobeerd zo goed mogelijk te luisteren naar wat mensen belangrijk vinden en daar samen met het CvB recht aan te doen.
Waarom überhaupt consultaties?
Het Strategisch Plan is bepalend voor de toekomst van de universiteit. We vinden het belangrijk dat de uitgangspunten gedragen worden door de hele organisatie. Er is bovendien heel veel expertise en waardevolle kennis aanwezig in onze universiteit. Daar wilden we goed gebruik van maken. Het gaat daarbij niet alleen om onderwijs en onderzoek, maar ook om uitdagingen die het nodige van onze organisatie gaan vragen. Door zoveel mogelijk verschillende perspectieven te betrekken, haal je uiteindelijk de kernthema’s eruit die van belang zijn en waar iedereen zich mee kan verbinden. Na iedere consultatieronde kon ik weer gaan schrijven, schrappen en schaven, maar dat hoort erbij. Het plan is er dan ook bij iedere stap beter van geworden.
Wie hebben jullie geconsulteerd?
Voor de zomer hebben we grote groepen medewerkers en studenten via online dialogen en bijeenkomsten geraadpleegd. Op basis hiervan hebben we een ‘houtskoolschets’ geschreven die we na de zomer opnieuw hebben voorgelegd. Daartoe hebben we bijeenkomsten georganiseerd voor externe stakeholders en critical friends, en natuurlijk ook weer voor onze eigen medewerkers en studenten. Verder zijn we aangeschoven bij veel bestaande bijeenkomsten van groepen zoals Leiden Teachers’ Academy, Young Academy Leiden en van medewerkers van onze expertise centra. Zo konden we goed de diepte in. Ook de Universiteitsraad hebben we gedurende het hele proces betrokken.
Het CvB is bij bijna alle bijeenkomsten aanwezig geweest, zodat ze niet afhankelijk waren van verslaglegging, maar de feedback uit eerste hand konden vernemen. Het was mooi om te zien dat mensen ook uit zichzelf contact opnamen om input aan te leveren of te reageren op discussies die ze in hun eigen omgeving voerden. Je merkte dat veel mensen actief nadachten over wat bepaalde thema’s voor hen betekenden.
Wat is je het meest bijgebleven?
Dat veel collega’s en studenten het echt leuk vinden om mee te denken. Ze waren erg betrokken, ook als het ging om onderwerpen die zich buiten hun eigen dagelijkse praktijk afspelen. Mensen kregen er energie van om te reflecteren en vooruit te kijken. Ook het thema werkdruk kwam vaak aan bod. Door samen na te denken over hoe we dingen anders en beter kunnen doen, kwamen we ook tot ideeën om de werkdruk te verlagen.
Wat ik ook heel mooi vind, is dat we door de consultaties het stuk steeds scherper konden krijgen en dat de inhoud nu goed in balans is. Er is bijvoorbeeld vaak gesproken over het belang van onze maatschappelijke bijdrage, maar ook over het trouw blijven aan de waarde van ongebonden onderzoek en de hoge kwaliteit van ons onderwijs.
Je bent nu dus gestopt met schrijven. Wanneer krijgen we het definitieve plan te zien?
Begin december bespreekt het CvB het plan formeel met de UR en de RvT. Als het besluitvormingsproces is afgerond, presenteert het CvB het Strategisch Plan tijdens de Dies Natalis op 8 februari 2022. Dan zijn we niet klaar met de strategie, maar dan begint het eigenlijk pas! In het plan zijn de ambities en actielijnen vastgelegd, maar in de komende jaren geven we gezamenlijk invulling aan hoe we deze ambities waarmaken.
Gaan jullie dan weer de organisatie consulteren?
In die fase gaat het niet meer om consulteren, maar om het maken van de vertaalslag naar ‘hoe, wie en wanneer’. Natuurlijk is dan ook de betrokkenheid van medewerkers en studenten van belang. Daarnaast houden we medewerkers en studenten, maar ook andere partijen, de komende jaren op de hoogte van de voortgang door hier regelmatig over te communiceren, en lopende activiteiten en initiatieven goed zichtbaar te maken.
Even bellen over
Er gebeurt veel binnen Universiteit Leiden. De websites worden dagelijks gevuld met nieuws. In de rubriek ‘Even bellen over’ vragen we een medewerker van de universiteit meer te vertellen over een relevant en actueel onderwerp dat speelt binnen de universiteit. De antwoorden geven je meer inzicht in de feiten, maar geven je vooral meer persoonlijke achtergrondinformatie. Wat was leuk of frustrerend? Wat was opmerkelijk? Wat viel mee, wat viel tegen? Je leest het in ‘Even bellen over’.