Aanbesteden: hoe werkt dat en waar moet je op letten?
Per 1 januari 2022 worden de drempelwaarden van Europees aanbesteden verhoogd. Voor veel collega’s zijn inkopen en aanbestedingen een ver-van-hun-bedshow. Daarom praat faculteitscontroller Rob van Amsterdam ons bij over het hoe en wat van aanbesteden.
Hoe zit het eigenlijk met aanbestedingen en inkopen bij de universiteit?
‘Omdat we bij de universiteit werken met publiek geld, moeten we ons houden aan nationale en Europese wetgeving als we dat geld willen uitgeven. Het doel hiervan is onder andere om iedereen in Europa gelijke kansen te geven om werk uit te voeren bij overheidsinstellingen.
Bij zo’n Europese aanbesteding – verplicht voor een dienst of product dat meer dan €215.000 kost – doorlopen we een vaste procedure: de opdracht wordt op een speciale website gepubliceerd, waarop aannemers en leveranciers zich vervolgens kunnen inschrijven. Daarna wordt er beslist welke de beste is op basis van van tevoren vastgestelde criteria. Alle Europese aanbestedingen die we doen, worden door de Universitaire Inkoop Leiden (UIL) begeleid.
Maar er zijn ook interne afspraken. Als je iets wilt aanschaffen of een dienst wilt afnemen van meer dan €30.000, dan moet je dat melden bij de UIL. Die geeft je advies over hoe je moet aanbesteden. Vanaf €50.000 is het bijvoorbeeld verplicht om minimaal 3 verschillende offertes op te vragen.’
Voor opdrachten onder de €30.000 euro mag je zelf bepalen wie je benadert en aan wie je hem gunt. Waar moet je dan op letten?
‘De universiteit heeft afspraken gemaakt met een aantal vaste leveranciers voor diensten en leveringen die we vaak afnemen. Wil je iets bestellen? Controleer dan eerst het overzicht van vaste leveranciers. Je bent namelijk verplicht om daar je dienst of product af te nemen.
Voor ‘de buitenwereld’ maakt het namelijk niet uit of het Pieter de la Courtgebouw of het Kamerlingh Onnes Gebouw een nieuw likje verf krijgt: dat valt allebei onder de paraplu ‘schilderwerk voor Universiteit Leiden’. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor bloemetjes: er worden in de hele universiteit zo vaak bossen bloemen gegeven, dat we uiteindelijk wel boven die drempelwaarde van €30.000 en zelfs de Europese drempelwaarde van €215.000 uitkomen. Dit soort diensten en producten worden door de UIL daarom (Europees of nationaal) aanbesteed.
Heeft de universiteit geen vaste leverancier voor wat je nodig hebt, en blijft het bedrag onder de €30.000? Dan mag je zelf iemand benaderen en zelf bepalen aan wie je een opdracht gunt.’
Wanneer kan een collega bij de afdeling Planning & Control van de faculteit terecht?
‘Als je iets wilt aanschaffen of afnemen namens de universiteit. Wij kunnen je adviseren over de leveranciers, het ingeschatte bedrag of het aanbestedingstraject. Ik heb liever dat collega’s ons te vaak benaderen dan één keer te weinig! Net die ene keer te weinig kan namelijk zelfs gevolgen hebben voor de gehele universiteit.
Omdat we met publiek geld werken, liggen we al snel onder een vergrootglas. Daarom adviseren we je graag over alle aanbestedingen, ook onder de €30.000. Als je twijfelt over uitgaven die je namens de universiteit wilt doen, kom dan vooral naar ons toe. Dan kijken we samen wat de beste aanpak is en hoe we integriteit in het gunnen waarborgen.’
Per 1 januari 2022 gelden er nieuwe drempelwaarden voor Europese aanbestedingen. Dat betekent dat er een openbare oproep in de Europese Unie moet worden gedaan voor opdrachten die boven deze bedragen uitkomen.
De nieuwe drempelwaarden zijn:
- € 215.000 (was € 214.000) exclusief btw voor diensten en leveringen;
- € 5.382.000 (was € 5.350.000) exclusief btw voor werken.
Veel collega’s zullen wel eens in aanraking komen met het afnemen van diensten en leveringen (producten). Met werken hebben eigenlijk alleen collega’s in vastgoed te maken.
Beeld: Suédy Mauricio
Tekst: Emma Knapper