‘Tailored’ informatievoorziening over subsidies ontwikkelen voor instituten
Sieger van den Aardweg is Manager Knowledge Base voor het Grant Development Team bij de Directie Strategie en Academische Zaken, onderdeel van het Bestuursbureau. Binnen het programma Leiden Research Support houdt hij zich samen met instituten bezig met het opzetten van ‘tailored’ informatievoorziening: een methode om instituten te voorzien van toegespitste informatie over onderzoekssubsidies en de aanvraag daarvan.
Wat versta je onder tailored informatievoorziening?
‘Tailored informatievoorziening is het toegespitst leveren van informatie over onderzoekssubsidies bij instituten, zodat zij gerichter op zoek kunnen naar subsidies die voor hen interessant zijn. De informatie kan toegespitst zijn op een instituut, maar het is ook mogelijk om te focussen op een thema of een specifieke wetenschapper. Elke onderzoeker is op zoek naar andere informatie, dat vraagt steeds om een andere aanpak.’
Waarom is informatievoorziening op maat zo belangrijk?
‘Er zijn heel veel verschillende subsidieverstrekkers en calls en dus is er veel informatie beschikbaar. Wetenschappers zijn druk met hun onderzoek, ze hebben weinig tijd om alle informatie door te nemen. De grotere subsidies gaan vaak goed, maar er zijn ook veel kleine en specifieke fondsen die potentieel heel interessant zijn. Hoe beter de informatievoorziening is geregeld, des te efficiënter kan de aanvraag verlopen.’
Wat willen jullie bereiken met het project?
‘Uiteindelijk willen we onze ondersteuning aan de subsidieadviseurs binnen de faculteiten en instituten verbeteren, zodat zij onderzoekers efficiënter en effectiever kunnen helpen bij het aanvragen van onderzoekssubsidies. Algemene informatie die naar een brede groep wordt gestuurd schiet vaak het doel voorbij, omdat het voor niemand écht interessant is. Er zijn zoveel calls en subsidieverstrekkers dat je door de bomen amper het bos ziet. Eerstelijns ondersteuners en wetenschappers hebben al meer dan genoeg werk te doen. Door de tailored informatievoorziening kunnen we dit proces een stuk efficiënter laten verlopen.’
Jullie zijn nu bezig met pilots bij twee instituten om een methode te ontwikkelen om de juiste informatie bij onderzoekers te krijgen. Hoe hebben jullie dit aangepakt?
‘We zijn nu gestart bij het Leiden University Centre for Linguistics (LUCL) bij Geesteswetenschappen en het Leiden Institute of Advanced Computer Science (LIACS) bij Wiskunde en Natuurwetenschappen. Omdat de instituten ieder hun eigen behoeften hebben voor informatievoorziening, is de aanpak ook anders.
Bij het LUCL wordt gewerkt aan een profiel voor elk type wetenschapper, omdat de subsidieadviseurs beter zicht willen hebben op wat de wetenschappers doen. In het profiel staat onder andere wat voor soort subsidies interessant zijn voor de wetenschapper, maar bijvoorbeeld ook waar ze staan in hun carrière. Als de profielen klaar zijn kunnen we aan de hand daarvan gerichter informatie delen over subsidies.
Voor het LIACS hebben we een andere aanpak. Hun vraag ligt niet bij de individuele wetenschappers, maar waar de kansen liggen voor het gehele instituut. We hebben een centrale database gebouwd waarin wij door middel van tags een selectie maken van interessante thema’s voor het LIACS. Het instituut kan hiermee makkelijk in de database opzoeken welke subsidies interessant zijn voor hen, zonder zelf alles door te hoeven spitten.’
Waar staan jullie nu met deze pilots?
‘Op dit moment zijn we begonnen met de tags van de LIACS-pilot werkend te krijgen. We toetsen of de informatie daadwerkelijk nuttig is voor het instituut en of het goed aansluit bij hun wensen. We blijven verfijnen tot het echt goed werkt. Als dit klaar is gaan we deze functionaliteit uitbreiden naar andere instituten, zodat we voor ieder instituut tailored informatievoorziening kunnen leveren.
Daarnaast onderzoeken we of we de informatievoorziening automatisch kunnen laten verlopen met behulp van artificial intelligence (AI). Door AI kunnen we de profielen van wetenschappers bepalen op basis van hun publicaties en deze informatie wordt gekoppeld met de tags. Zo ontstaat er een match tussen wetenschapper en subsidieverstrekker. Zo ver zijn we nog niet, voorlopig is het automatiseren nog toekomstmuziek.’
Hoe verloopt de samenwerking met de eerstelijns ondersteuners?
We werken nauw samen met de eerstelijns ondersteuners van het LUCL en het LIACS. We evalueren continu en kijken samen waar de nieuwe kansen liggen. Daarnaast hebben we een rol in het zien van kansen over de faculteiten heen, bijvoorbeeld als er een subsidie is waar meerdere instituten kunnen samenwerken. Als het systeem optimaal werkt en de tags kloppen, dan kunnen die connecties automatisch gemaakt worden. Ook nu al, als twee intituten worden getagd bij dezelfde call, kunnen we het gesprek aangaan of er een samenwerking mogelijk is.
Om de tailored informatievoorziening op poten te zetten hebben we input nodig van de eerstelijns ondersteuners, bijvoorbeeld om de profielen op te stellen. Zij willen zelf graag meewerken, maar het is lastig om tijd te vinden. Maar hoe eerder informatie op maat is opgezet, hoe sneller de subsidieaanvragen gerichter en efficiënter verlopen. Dat betekent niet alleen tijdwinst voor de onderzoekers, maar dus ook voor de eerstelijns supportmedewerkers!’
Reactie van Katja Lubina, subsidieadviseur bij LUCL
‘Tailored informatievoorziening is voor ons heel handig en zeker van toegevoegde waarde. Ik ontvang een overzicht met alle calls van het Grant Development Team, waarin ik makkelijk kan filteren wat interessant is voor onze wetenschappers. Ze hoeven het dan niet allemaal zelf door te nemen, wat veel tijd scheelt.
Het Grant Development Team heeft subsidieadviseurs die kennis hebben van een specifieke faculteit waardoor ze ook antwoorden hebben op inhoudelijke vragen die voor ons relevant zijn. Wat ook heel handig is zijn de voorlichtingssessies die we in samenwerking met het team organiseren. Tijdens die sessies delen medewerkers informatie over hoe wetenschappers van het LUCL een call het beste kunnen aanvliegen. Hier wordt bijvoorbeeld besproken welke verwachtingen er bij bepaalde calls zijn, maar ook hoe ze tussen de regels door kunnen lezen, zodat de wetenschapper dat kan gebruiken bij het indienen van een voorstel. Daarmee vergroten we de kans dat een subsidie ook daadwerkelijk verstrekt wordt aan onze wetenschappers.’
Ook interesse? Als je voor jouw instituut of faculteit ook geïnteresseerd bent in de mogelijkheden, neem contact op met grants@bb.leidenuniv.nl of het Grant Development Office.