Wat kan een vertrouwenspersoon voor je betekenen?
Het zit al in het woord zelf. Alles wat je aan een vertrouwenspersoon vertelt is vertrouwelijk. Sterker nog, een vertrouwenspersoon is zelfs strafbaar wanneer de geheimhoudingsplicht en vertrouwelijkheid wordt geschonden. Met alle gebeurtenissen van de afgelopen tijd rondom grensoverschrijdend gedrag is er meer aandacht voor de rol van vertrouwenspersoon binnen organisaties. Maar wat weten we eigenlijk over deze functie en wanneer kun je er gebruik van maken?
Marije Bedaux, vertrouwenspersoon voor personele aangelegenheden bij de Universiteit Leiden, is samen met een aantal van haar collega’s als vertrouwenspersoon beschikbaar voor alle medewerkers, promovendi en postdocs van de Universiteit Leiden.
Voor welke zaken kun je naar een vertrouwenspersoon?
‘Er zijn verschillende vertrouwenspersonen beschikbaar voor verschillende casuïstiek. De vertrouwenspersonen personele aangelegenheden zijn er voor alles wat te maken heeft met problemen op de werkvloer. Bijvoorbeeld het ervaren van een te hoge werkdruk, een conflict met collega of leidinggevende of het oneens zijn met een beoordeling. Ook is er een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen waar je terecht kan als er bijvoorbeeld sprake is van agressie, (seksueel) grensoverschrijdend gedrag of pesten.
Daarnaast is er een vertrouwenspersoon voor het melden van misstanden; denk aan fraude of extreem hoge uitgaven voor een bepaald project. Daarnaast zijn er facultaire vertrouwenspersonen voor promovendi en postdocs. Zij vormen ook het aanspreekpunt voor kwesties met betrekking tot wetenschappelijke integriteit.'
Ben jij een vertrouwenspersoon voor al deze zaken?
‘Ik ben de vertrouwenspersoon samen met mijn collega Nadia voor arbeidsgerelateerde problemen zoals contractzaken, arbeidsconflicten enzovoort. Wanneer het gaat over zaken als seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten of discriminatie, verwijs ik door naar de vertrouwenspersoon voor ongewenste omgangsvormen.’
Wat moet je kunnen als vertrouwenspersoon?
'Als vertrouwenspersoon ben je naast een empathische en ervaren gesprekspartner ook een adviseur en wegwijzer. Hiervoor moet je zeer goed weten hoe de structuur van de organisatie in elkaar steekt. Hoe liggen de arbeidsverhoudingen, waar kun je tegenaan lopen als promovendi of postdoc en wanneer kun je wel of niet een signaal uitbrengen richting bijvoorbeeld een faculteitsbestuur? Je bent bekend met elke rol binnen de universiteit en iedereen moet bij jou terecht kunnen; van receptiemedewerker tot hoogleraar, zeg ik altijd.’
Wat kun je wel en niet verwachten van een vertrouwenspersoon?
‘Ik ben altijd open en transparant in wat ik wel en niet kan betekenen voor iemand. Soms komen mensen met de verwachting dat we het allemaal kunnen oplossen. Maar dat is niet zo. Als vertrouwenspersoon luister ik naar de medewerker en sta ik hem of haar bij. Ik ga mee naar de ‘moeilijke’ gesprekken als iemand dat wenst. Niet om het woord te doen maar wel als morele ondersteuning. Natuurlijk kan ik een hint geven als je vastloopt in zo'n gesprek. Echter bij een juridisch conflict waar een advocaat bij betrokken is, kan en mag ik me niet mengen.’
Geldt dat ook voor ongewenste omgangsvormen?
'Nee, de vertrouwenspersoon voor ongewenste omgangsvormen begeleidt jou volledig wanneer je een klacht wilt indienen bij de commissie ongewenst gedrag. Deze commissie is ingesteld door de universiteit om een goed en stimulerend werk- en studieklimaat te waarborgen. Daar hoort alert reageren op ongewenst gedrag bij.'
Moet je altijd een klacht indienen bij ongewenst en grensoverschrijdend gedrag?
‘Nee, het is ook niet het eerste wat een vertrouwenspersoon tegen je zal zeggen. Het is ten eerste zeer tijdrovend en daarbij emotioneel zwaar. De uitkomst ervan is ook niet altijd bevredigend want het lost niet altijd de probleemsituatie op. Mijn advies is altijd om eerst de persoon in kwestie aan te spreken op zijn of haar gedrag. Als dat niet mogelijk is, praat met een collega of leidinggevende en je kunt natuurlijk altijd naar een vertrouwenspersoon. Gelukkig is er steeds meer aandacht voor een open en gezonde werkomgeving waarbinnen iedereen zich veilig genoeg voelt om voor zichzelf op te komen en zich kan uitspreken. De laatste jaren heeft de universiteit flink wat stappen gezet om de positie van vertrouwenspersonen te versterken en meer aandacht te geven.'
Wat maakt deze rol voor jou interessant?
‘Het is heel fijn om melders te helpen door te luisteren, en handvatten te geven. Ik merk toch dat veel mensen blij zijn en zich gehoord voelen na een gesprek. We helpen vooral met het geven van juiste antwoorden op vragen zoals: wat kan ik nu het beste doen, welke opties heb ik tot mijn beschikking of waar moet ik zijn voor juridisch hulp, etc. Luisteren, begrip tonen en perspectief bieden helpt al heel veel.’
Heb je nog een laatste tip voor de medewerkers?
‘Wacht niet te lang met hulp zoeken bij een probleem op de werkvloer. Hoe langer je wacht, hoe meer kans dat het escaleert. Spreek je uit!
Stel je bent getuige van ongewenst gedrag. Het is dan best moeilijk om er iets van te zeggen. Hoe kun je nu voorkomen dat je verlamt, dat je wegkijkt? Hoe bestrijd je ongewenst gedrag? Hoe word je een actieve omstander? Geef je dan op voor de webinar van Let's Connect: The Active Bystander
Zit je met een probleem op de werkvloer in je maag en je weet niet waar je terecht kunt, ga dan naar: het informatiepunt voor begeleiding en advies op de werkvloer.
Wil je meer weten over vertrouwenspersonen en hoe je ze kunt bereiken, lees: vertrouwelijk advies van een vertrouwenspersoon