Dialoog en experimenten moeten Erkennen & Waarderen van de hele universiteit maken
Er is een cultuuromslag nodig op het gebied van Erkennen & Waarderen binnen de universiteit en met die omslag kan nu begonnen worden. De stuurgroep Erkennen & Waarderen heeft een veranderingsvisie en advies uitgebracht waarmee alle faculteiten en wetenschappelijke instituten aan de slag kunnen. Dat advies is omarmd door het College van Bestuur. Experimenten en dialoog moeten helpen een begin te maken met de uitvoering.
De stuurgroep kreeg twee jaar geleden de opdracht van het College van Bestuur het landelijke initiatief voor een nieuwe manier van erkennen en waarderen van wetenschappers en hun werk te vertalen naar de Leidse context, vertellen voorzitters van de stuurgroep Manon van der Heijden en Sarah de Rijcke. Van der Heijden was wetenschappelijk directeur van het Instituut voor Geschiedenis en is hoogleraar Stadsgeschiedenis. De Rijcke is hoogleraar Wetenschaps- en evaluatiestudies en directeur van het Centre for Science and Technology Studies.
Het programma Erkennen en Waarderen moet uiteindelijk leiden tot een betere balans in loopbanen en kwaliteitsbeoordeling, waarbij er ook aandacht is voor onderwijs en samenwerking. Transparantie moet zorgen voor inzicht in carrièremogelijkheden en beloningen en goed academisch leiderschap is nodig om de gevraagde cultuurverandering op een verantwoorde en veilige manier te laten plaatsvinden. Het zijn meteen ook de drie ambities die de Universiteit Leiden heeft op het gebied van Erkennen & Waarderen, zoals vorig jaar beschreven in het startdocument Academia in Motion.
Gebruik van eigen kennis
'Voor die Leidse vertaling hebben we eerst een stap terug gedaan', vertelt De Rijcke. 'We hebben gekeken naar wat we op het gebied van erkennen en waarderen al in huis hebben, zo hebben we bijvoorbeeld wetenschappelijke kennis van kwaliteitsbeoordeling. Maar die gebruiken we nog onvoldoende.' Op basis van gesprekken met mensen binnen de organisatie, een analyse van de huidige loopbaancriteria en ook een enquête onder wetenschappelijk personeel heeft de stuurgroep de Leidse uitdagingen en ambities op het gebied van Erkennen & Waarderen vastgesteld en nu is er dus ook een veranderingsvisie om de ambities te realiseren.
'We hebben wetenschappelijke kennis van kwaliteitsbeoordeling. Maar die gebruiken we nog onvoldoende' - Sarah de Rijcke
Het is geen advies geworden dat nu simpelweg uitgevoerd kan worden. Wel zijn er heldere kaders geschetst van aandachtspunten, bijvoorbeeld hoe functioneringsgesprekken op dit moment binnen de universiteit gevoerd worden, of het gebrek aan transparantie rond aanstellingen. Van der Heijden: 'Hoe we invulling aan de verandering gaan geven, dat moeten we vanaf nu gezamenlijk met de academische gemeenschap gaan ontwikkelen. Ons advies is: ga dat doen onder leiding van een nieuw in te stellen regiegroep en een coördinator die het overkoepelende proces begeleidt en doe het op alle niveaus in de organisatie aan de hand van dialoog en experimenten en gebruikmakend van good practices en wetenschappelijke input van het Centre for Science and Technology Studies'.
De stuurgroep heeft vijf speerpunten genoemd met het advies om ruimte te laten voor verschillen tussen faculteiten en wetenschapsinstituten. Een speciaal aangestelde coördinator stimuleert, ondersteunt en faciliteert hierbij het primaire veranderproces door de hele organisatie heen, onder meer met werkgroepen per speerpunt en in samenhang met de ambities van het strategisch plan. Experimenten moeten uitwijzen wat wel en niet werkt voor verschillende afdelingen binnen de universiteit. De verwachting is dat er uiteindelijk een algemeen kader komt voor de hele universiteit, waarbinnen rekening gehouden wordt met verschillen per faculteit.
De stuurgroep heeft vijf speerpunten geformuleerd (de uitgebreide toelichting op de speerpunten is te lezen in het veranderingsvisie-document):
- Ontwikkeling kwaliteitsbeoordeling onderwijs, onderzoek, maatschappelijke relevantie en teamwork;
- Ontwikkeling Portfolio-model als basis van het jaargesprek of R&O gesprek;
- Ontwikkel een Beargumenteerd CV voor aanstelling en bevordering;
- Ontwikkel een transparant beleid voor aanstellingen, benoemen en bevorderingen alle WP-functies;
- Pas het profiel voor leidinggevenden aan (meer gericht op verbinding, sociale competenties en samenwerking).
Portfolio bij functioneringsgesprek
'De dialoog, het gesprek komt overal terug in ons advies. Bijvoorbeeld ook in ons advies voor het R&O-gesprek. Op alle niveaus in de organisatie krijgen mensen te maken met het functioneringsgesprek en eigenlijk is iedereen daar ontevreden over', zegt Van der Heijden. Het huidige model met cijferbeoordelingen schiet volgens de stuurgroep haar doel voorbij. 'Dus daarom stellen wij een experiment met een portfoliomodel voor. Dat portfolio kunnen mensen gedurende het jaar vullen en het zou een beter gesprek met hun leidinggevende mogelijk moeten maken. Faculteiten kunnen nu kijken hoe ze daar invulling aan gaan geven.'
'De dialoog, het gesprek komt overal terug in ons advies. Bijvoorbeeld ook in ons advies voor het R&O-gesprek' - Manon van der Heijden
De Rijcke kijkt uit naar een volgende concrete stap in het proces. De werving van een coördinator moet daarbij helpen. 'Die persoon kan fulltime als kennismakelaar tussen de regiegroep en de faculteiten aan de slag. Hij of zij kan wat wij hebben bedacht in gang gaan zetten. Mensen staan te trappelen om te beginnen.' Van der Heijden is erg benieuwd naar de experimenten die gedaan gaan worden. 'Ik denk dat we best snel kunnen komen tot hele interessante ideeën over hoe we beter om kunnen gaan met kwaliteitsbeoordeling, met transparantie en leiderschap. Misschien komt de faculteit Rechtsgeleerdheid wel met een heel mooi portfoliomodel, waarvan wij denken dat het als model kan dienen voor onze universiteit.'
Zelf aan de slag?
Collega's die nu al enthousiast zijn en die met Erkennen & Waarderen aan de slag willen gaan, doen er goed aan om binnen hun faculteit of onderzoeksinstituut te kijken of er al mensen mee bezig zijn. De Rijcke: 'Ik kan me best voorstellen dat je op de faculteiten clubjes krijgt van mensen die voorop willen lopen en er tijd in willen steken. Dat zou heel goed zijn. Ook om elkaar hierbij over faculteiten heen op te zoeken en van elkaars good practices te leren.' Van der Heijden vult aan: 'We hebben ook een koerskaart ontwikkeld die het gesprek over Erkennen & Waarderen moet vergemakkelijken en daar kan iedereen nu al mee aan de slag in de toolkit let’s connect.'
De uitvoering van het advies over Erkennen & Waarderen loopt tot 2026. De twee hoogleraren hopen dat tegen die tijd de eerste tekenen van een cultuuromslag zichtbaar zijn. 'Ik zou het mooi vinden als ik van collega’s hoor: "Ik voer nu met mijn leidinggevende een goed inhoudelijk gesprek over mijn werk, in plaats van dat ik beoordeeld word"', aldus Van der Heijden. De Rijcke voegt daaraan toe: 'Misschien zien we tegen die tijd andere typen bevorderingen, bijvoorbeeld omdat iemand heel goed onderwijs verzorgt. Maar we moeten ons ook realiseren dat dit soort veranderingen binnen een organisatie veel tijd kost'.
Reactie Hester Bijl
'De stuurgroep heeft een heldere, gebalanceerde verandervisie ontwikkeld en handvatten geboden om binnen onze organisatie de volgende stap op het gebied van Erkennen en Waarderen te zetten, in nauwe samenhang met de ambities van het strategisch plan en andere programma’s, zoals Leiderschap. De betrokkenheid en reacties van de vele collega’s die zijn geconsulteerd in het afgelopen jaar laten zien dat er veel behoefte is om hier met elkaar mee aan de slag te gaan.'
'Ik onderschrijf dan ook het belang van de dialoog over dit onderwerp om samen vorm te geven aan de verandering op basis van de geformuleerde speerpunten. De verandering zal tijd en aandacht kosten, maar ik heb er vertrouwen in dat we – ook door met elkaar te experimenteren en te ontdekken – op basis van deze verandervisie een goede houvast hebben om op koers te blijven.'
Heb je vragen, een good practice of ideeën na het lezen van de veranderingsvisie die je graag wilt delen om bij te dragen aan het vervolgtraject? Neem dan contact op met Sarah de Rijcke.