Mark Rutgers over zichtbaarheid van het bestuur en bestuurlijke zichtbaarheid
Als ik ‘s morgens over het Rapenburg naar het Huizinga fiets, stap ik soms even af. De rust in de vroege ochtend en de net opkomende zon die het Academiegebouw uitlicht, kunnen betoverend zijn. Dan neem ik even de tijd om een foto te maken. Ik heb al een hele collectie. Ik kan het aanraden om vaker even halt te houden voor de hectiek van alle dag weer op ons afstormt.
We hollen door onder druk van overleggen, deadlines, sociale media, vragen van collega’s of studenten. De werkbalans is niet voor niets een grote zorg. Dat de groep Werkbalans in Actie met concrete aanbevelingen komt, is dan ook grote winst. Dat betekent zowel lastige keuzes en samenhangend beleid, maar ook individuele kleine veranderingen in gedrag. Zo ligt mijn telefoon ’s avonds niet meer binnen handbereik en – om anderen minder op te jagen – stuur ik geen mails vlak voor of in het weekend (tip: ‘verzending plannen’ in Outlook).
Over opjagen en rustig aan doen gesproken. Ik krijg regelmatig vragen over de snelheid van bestuurlijke processen. Het is voor menigeen niet goed zichtbaar wat er allemaal gebeurt. Er is een stroom van zaken die onze aandacht vraagt, of dat nu vanuit onze faculteit is, vanuit het College van Bestuur (CvB) of het ministerie dat actie van ons vraagt. Voor mij zijn dat zaken waarover al weken of maanden is vergaderd, anderen ervaren de genomen besluiten als onverwacht. Zo leert ook de personeelsmonitor dat ‘het management’ beter moet communiceren. Dat trek ik me aan. Maar het blijft lastig, want iedereen krijgt dagelijks al te veel informatie over zich heen, dus ‘nog meer’ mails en nieuwsbrieven is niet de oplossing.
Laat ik een voorbeeld geven dat leeft binnen de faculteit: de ontwikkeling van onze Humanities Campus. Het gaat daarbij om een langlopend en complex proces, waarbij veel partijen betrokken zijn.
We hebben te maken met omwonenden, de gemeente en andere partijen zoals de restaurants, de Hortus en vrienden van het Singelpark. Verder spelen verkeersveiligheid en het ophalen van vuilnis een rol. Vanuit de faculteit staan we voor de wensen van onze medewerkers en studenten, waarbij we onze ecologische voetafdruk en buren niet uit het oog verliezen. Wij zijn gebruikers van de gebouwen, maar geen eigenaar. Het CvB schept de kaders zoals de beschikbare middelen en de werkpleknorm; het Expertisecentrum Vastgoed beoordeelt vervolgens of onze wensen betaalbaar zijn en vergelijkt deze met andere faculteiten. Cruciaal is ook de gemeente die bepaalt of de ideeën passen bij het stadsgebied en of de juiste procedures worden gevolgd voordat de gemeenteraad zich over het plan buigt.
'Ik ben blij dat we onze wensen binnen de nu geldende kaders goed kunnen realiseren.'
Wat de complexiteit betreft: keuzes die we nu maken, zijn gebaseerd op besluiten van jaren geleden. Zo is het campusprogramma van eisen dat in 2015 door faculteit en CvB is omarmd de basis. Sindsdien is er het nodige gebeurd: P.J. Veth en Arsenaal zijn opgeleverd, door corona is het hybride werken en lesgeven meer ingeburgerd en de bewoners van het Doelencomplex hebben nee gezegd tegen de alternatieve woningen. Daardoor is het niet mogelijk om vast te houden aan de eerder afgesproken geleidelijk groei naar de nieuwe werkpleknorm, maar moeten we die toepassen in het nieuwe campusplan. Ik ben blij dat we onze wensen binnen de nu geldende kaders goed kunnen realiseren. En dat we op basis van het nieuwe Stedenbouwkundig Plan verder kunnen met ‘Noord’ en ‘Reuvens’ (zodra de gemeenteraad instemt natuurlijk).
-
Een selectie van Marks foto's van het Rapenburg -
-
-
Voor de geluiden over de krappe werkpleknorm ben ik niet doof. Het is echter wel de realiteit waar we mee te maken hebben en waarbinnen instituten de beschikbare ruimte zo goed mogelijk moeten benutten. Onze werkpleknorm is zeker geen minimale norm; onze werkpleknormering berekent voor iedereen met een dienstverband van 0,6 FTE of meer een vaste werkplek (dus geen flexwerken). Maar het blijft voor veel mensen een ingrijpende verandering, daar ben ik me zeer van bewust. Dat geldt ook voor de hoeveelheid eigen boeken die binnen handbereik staan. Overigens, ook thuis en op het werk heb ik niet alle boeken en ordners op mijn werkkamer staan: als ze maar dichtbij bereikbaar en goed toegankelijk blijven. We hebben straks een up-to-date en aanmerkelijk duurzamere werkomgeving waarmee we weer decennia vooruit kunnen.
Gedurende de ontwikkeling van de campus is er voortdurend sprake van het zoveel mogelijk informeren en betrekken van de medewerkers en studenten via de FR, afdelingshoofden, de instituten enzovoorts. Verder zijn er nieuwsbrieven, presentaties en informatiebijeenkomsten. Toch zie ik dat door het langlopende complexe proces de gevolgen voor individuele medewerkers soms onverwacht komen.
'Spreek ons als faculteitsbestuur gerust aan.'
Ik zie het als een taak van het faculteitsbestuur om de processen en besluitvorming nog duidelijker te maken en de betrokkenheid van staf en studenten te vergroten. Mede door de coronatijd zijn contacten een stuk verminderd zo lijkt het, maar gelukkig kom ik weer volop collega’s tegen op de gangen. Spreek ons als faculteitsbestuur gerust aan. Op onze beurt gaan we ook vaker collega’s uitnodigen om meer met ons in gesprek te gaan, bijvoorbeeld door lunches met het bestuur te organiseren. Hoe we ze organiseren en wanneer ze precies zullen plaatsvinden hoor je binnenkort.
Wellicht spreken we elkaar binnenkort op een lunch, in de wandelgangen, tijdens een vergadering of gewoon ’s morgens vroeg op het Rapenburg.