Met je team praten over de personeelsmonitor: ‘Pak die post-its en ga ervoor!’
Het staat de komende weken tijdens menig teamoverleg op de agenda: hoe geven we samen opvolging aan de resultaten van de personeelsmonitor? We vroegen twee leidinggevenden hoe zij dit hebben aangepakt, wat de gesprekken hebben opgeleverd en of zij nog tips hebben voor collega’s.
Shelley van der Veek is universitair hoofddocent bij het instituut Pedagogische Wetenschappen. Eelco de Jong is afdelingshoofd customer applications services bij het ISSC.
Ha Shelley en Eelco! Vertel, hoe hebben jullie dit als leidinggevenden aangepakt?
Shelley: ‘Ik geef leiding aan een team van 13 collega’s, bestaande uit docenten, onderzoekers en promovendi. Eigenlijk heb ik vooral voor hen de vloer opengegooid. Tijdens de webinars voor leidinggevenden werd ons aangeraden om niet zelf te veel de lead te nemen, maar om het echt als een open gesprek in te steken. Dat advies vond ik heel waardevol.’
Eelco: ‘Bij ons hebben twee scrummasters van mijn afdeling speciale workshops voor deze gesprekken georganiseerd, samen met onze coach agile transformatie. Als de volledige afdeling applicatiebeheer aanwezig is, heb je immers een groep van bijna veertig mensen. Voor één gesprek zijn dat er wel erg veel. Ik heb iedereen willekeurig verdeeld over drie groepen van zo’n tien á twaalf mensen: daardoor werd de workshop ook meteen een soort kennismaking. Uiteindelijk heeft elke groep een workshop van een dagdeel bijgewoond, waarin we samen hebben besproken wat iedereen zou willen verbeteren.’
Kwamen de gesprekken gemakkelijk op gang?
Shelley: ‘Ja, dat ging prima. Ik had van tevoren wel een korte samenvatting gemaakt van onze resultaten en onder meer aangegeven op welke punten we anders scoorden binnen de organisatie. Daarnaast heb ik elke collega gevraagd om twee sterke punten van het team en twee verbeterpunten op een post-it te schrijven. Ook dat werd ons aangeraden tijdens de webinars.’
Eelco: ‘Met die post-its hebben wij ook gewerkt, dat was erg handig. Ik wilde voorkomen dat het alleen maar zou gaan over wat het MT anders moet doen, of dat we zouden blijven steken op de onvoldoendes. De insteek was daarom vooral: waar worden wij zelf blijer en tevredener van? En wat kunnen we anders doen om bepaalde scores van een 6,5 naar een 8 te krijgen?'
Hebben de gesprekken jullie verrast?
Shelley: ‘We hebben het aan de universiteit al zo vaak over werkdruk, maar daar ging het dit keer juist minder over. Het was fijn om nu eens expliciet naar elkaar uit te spreken wat er allemaal goed gaat binnen ons team – en waar we samen aan willen werken.’
Eelco: ‘Bij ons kwam ook ter sprake hoe je binnen het team met elkaar omgaat, of hoe je elkaar benadert of aanspreekt. Er zijn sinds de coronacrisis veel nieuwe collega’s bij gekomen en sommigen hebben elkaar nog steeds niet vaak in het echt gezien. Ook om die reden was dit het juiste moment om deze gesprekken te voeren.’
Shelley: ‘Ik vond het van tevoren nog best spannend. Je stelt je tijdens zo’n gesprek ook kwetsbaar op en je weet niet wat er allemaal uit gaat komen. Maar het was ontzettend leuk en zinvol.
Eelco: ‘Klopt. Ik denk dat het bij ons ook echt heeft geholpen om de workshops niet met vaste teams te houden, maar door mensen in willekeurige groepen te plaatsen. Dan komen er toch hele andere gesprekken op gang.’
Hebben jullie nog andere tips voor leidinggevenden bij wie de monitor binnenkort op de agenda staat?
Shelley: ‘Gewoon doen! Ook al vind je het spannend. Pak zo’n stapeltje post-its en ga ervoor.’
Eelco: ‘Daar sluit ik me helemaal bij aan. Je kunt er heel lang over nadenken en allerlei plannen van aanpak op papier zetten, maar uiteindelijk moet je gewoon ergens beginnen. En wat ook handig was: ik had alle informatie van tevoren uitgeprint, zodat de laptops weg konden. Zo konden mensen echt met elkaar praten.’
Komen er nog vervolgsessies?
Shelley: ‘Ik ben van plan dit gesprek komend jaar nog een keer te voeren, om te kijken of zaken zijn veranderd of verbeterd. Het hoeft dan ook niet perse gekoppeld te zijn aan de personeelsmonitor. En op sommige punten, kunnen we nu meteen doorpakken.’
Eelco: ‘De workshops werden heel goed ontvangen, dus met een aantal thema’s die naar voren zijn gekomen willen wij ook opnieuw aan de gang. Daarvoor proberen we nu een nieuw moment in te plannen: een dag voor kennismaking en verbinding. Want er gebeurt op het gebied van ICT momenteel zo ontzettend veel, daar hebben we elkaar als collega’s keihard voor nodig.’
Tekst: Evelien Flink
Wil je ook met de resultaten aan de slag?
De resultaten van de Personeelsmonitor zijn nog tot en met 31 maart 2023 te bekijken in de beveiligde online omgeving van Effectory. Wacht dus niet te lang, want na deze datum is het niet meer mogelijk om de gegevens in te zien. Op de medewerkerswebsite lees je hoe je kunt inloggen bij Effectory als medewerker en als leidinggevende.
Hoe nu verder?
Het College van Bestuur en de decanen hebben op 16 februari over de eerste bevindingen van de monitor gesproken. Hieruit zijn eerste suggesties voor speerpunten voor de universiteit tot stand gekomen. Het CvB en de decanen zullen naar verwachting in april vaststellen met welke thema’s we in 2023 universiteitsbreed aan de slag gaan – een besluit waarbij ook input vanuit de gesprekken tussen leidinggevenden en hun teams zal worden meegenomen. Parallel wordt in deze periode ook de medezeggenschap geïnformeerd over de resultaten van de monitor. Daarnaast zullen de faculteiten en eenheden decentraal ook opvolging geven aan de resultaten en hierover hun medewerkers informeren.