Even voorstellen… De event coördinatoren van de Leiden Law Academy
Het JPAO is per 1 mei 2023 verder gegaan onder de naam Leiden Law Academy: de nieuwe naam voor de afdeling die het juridisch postacademisch onderwijs (Juridisch PAO) van onze faculteit organiseert en faciliteert. Hierbinnen is een nieuw eventbureau opgezet dat de congressen en events van de faculteit Rechtsgeleerdheid organiseert. Hoog tijd om kennis te maken met de event coördinatoren Rick van Egmond en Anouk van Hesseling.
- Wat houdt het eventbureau binnen Leiden Law Academy in?
Anouk: Onder de Leiden Law Academy organiseren we inhoudelijke congressen en evenementen die gerelateerd zijn aan het onderwijs bij de faculteit der Rechtsgeleerdheid. Wij zijn als ‘eventbureau’ breed inzetbaar. Wij geven bijvoorbeeld advies bij vragen over het organiseren van een evenement, maar we kunnen het ook van A tot Z organiseren. Hierbij kun je denken aan het plaatsen van het evenement op onze website, zodat alle informatie voor deelnemers op één plek te vinden is. Maar ook het bijhouden van een begroting voor het evenement en het regelen van de catering kunnen wij doen. De inhoud en sprekers van een evenement bepalen wij niet zelf, omdat wij geen rechtenachtergrond hebben. Dit gebeurt in samenspraak met de contactpersoon.
Rick: Om het inhoudelijke aspect van evenementen te bevorderen, zetten wij graag onze expertise in zodat afdelingen zich hierop kunnen focussen. Zo kunnen secretariaten worden ontzorgd bij het registratieproces en vragen van deelnemers, wordt er gebouwd aan duurzame relaties met cateraars, restaurants en hotels en kunnen we hulp bieden rondom de praktische zaken. Daarnaast hebben we kennis van de vele prachtige locaties binnen (en ook buiten) de universiteit, om zowel sprekers als deelnemers zich zo welkom mogelijk te laten voelen.
- Wat is jullie werkwijze?
Rick: We maken graag persoonlijk kennis door middel van een intake gesprek. Hierin bespreken we de wensen en doelstellingen. Bij de organisatie van een evenement zijn in eerste instantie twee zaken essentieel: de datum en de locatie. Zodra die zijn vastgesteld, kan het verdere proces in werking worden gesteld. Daarnaast adviseren we graag in de mogelijkheden die wij voor ogen zien.
Op basis van de intake worden afspraken gemaakt, een begroting opgesteld en zullen de eerste uitvragen worden gedaan. Op transparante wijze nemen we jullie mee in het proces om samen naar een geslaagd evenement toe te werken.
Anouk: We zijn bereikbaar via events@law.leidenuniv.nl. Wanneer een aanvraag binnenkomt, kijken wij in de planning en naar de beschikbaarheid van locaties. Wanneer datum en locatie zijn gekozen, zal Rick, ik of een van mijn collega’s de contactpersoon zijn voor het evenement. Samen kunnen we een afspraak inplannen om de wensen voor het evenement te bespreken en vast te leggen op papier. Van daaruit kan de kosteloze organisatie voor het evenement beginnen!
- Wat is het verschil tussen jullie functies?
Anouk: Rick en ik doen voor de Leiden Law Academy hetzelfde werk. Het verschil is dat Rick vier dagen in de week voor de Leiden Law Academy werkt en ikzelf twee dagen. Naast de Leiden Law Academy werk ik ook nog drie dagen als eventmanager bij de Marketing- en Communicatieafdeling van de Rechtenfaculteit.
Rick: Persoonlijk vind ik de overeenkomsten belangrijker, namelijk het vergaren van kennis binnen ons vakgebied en dit gezamenlijk als Leiden Law Academy inzetten voor de Faculteit. Op deze manier kunnen we een slag slaan in het professionaliseren. In feite worden de werkwijze en expertise dus gedeeld.
- Hoeveel projecten per jaar zijn er binnen het eventbureau van Leiden Law Academy?
Rick: Sinds onze start in augustus 2022 zijn we bij meer dan 30 evenementen betrokken geweest. Bij het merendeel werd de organisatie van A tot Z opgepakt. Daarnaast is dit ook in een adviserend of ondersteunende rol geweest. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een programma, complexe zaalboekingen, verzorgen van materialen tot aan administratieve of operationele hulp. We merken dat we steeds beter worden gevonden, kijkend naar de opdrachten die nu in het verschiet liggen. Ook krijgen we zo steeds meer zicht op terugkerende evenementen voor de jaarlijkse planning.
- Wat geeft je het meeste energie binnen je werkzaamheden?
Anouk: Tijdens het organiseren van verschillende evenementen komen wij iedere keer weer met andere instituten en afdelingen van de faculteit in contact wat ik persoonlijk heel erg leuk vind. Maar het meeste energie krijg ik toch wel van het succesvol afronden van een evenement. Vaak leef je er een lange tijd naartoe en niets is dan zo fijn als het zien van een geslaagd evenement!
Rick: Het overtreffen van verwachtingen. Of dit nu het ontzorgen, de expertise of dat ene goede alternatief is, belangrijk vind ik, dat men met een goed gevoel kan terugkijken op het proces en het resultaat. Vaak werk je samen een lange tijd naar een evenement toe. Het geeft veel energie wanneer blijkt dat men met enthousiasme terugkomt voor een nieuwe intake.
De Leiden Law Academy wordt een plek voor vernieuwing, ontwikkeling en verbinding. Hier kom je in direct contact met juridische professionals. Een plaats met een flexibele infrastructuur voor maatwerk en vraagsturing, met professionele faciliteiten, waaronder een congresorganisatie die de afdelingen (ook gratis) mogen inhuren, en waar interne en externe stakeholders via debat, onderzoek, onderwijs, sponsoring en samenwerking elkaar versterken. Op 21 september wordt de nieuwe afdeling aan de faculteit gepresenteerd met een officiële 'kickoff' van de Leiden Law Academy. Iedereen is dan van harte uitgenodigd om naar de mooie Sterrewacht te komen en daar kennis te maken met het team van de Leiden Law Academy. De uitnodiging hiervoor volgt.