Vijf vragen over het nieuwe jaargesprek
Geen eentjes, tweetjes of drietjes meer, maar inzoomen op ontwikkelingsmogelijkheden. Deze zomer start bij de Faculteit Geesteswetenschappen een pilot voor het nieuwe Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek (ROG). HR-adviseur Marion Sluijs vertelt er meer over.
Waarom is er gekozen voor een nieuwe opzet van het ROG?
‘In de universiteit zijn ontwikkelingen gaande, bijvoorbeeld op het gebied van duurzame inzetbaarheid, leiderschap en erkennen & waarderen. Zo worden samenwerking en werken in teamverband steeds belangrijker gevonden in de wetenschap. Dat willen we dan ook graag integreren in het ROG. Ongeveer anderhalf jaar geleden zijn we met een groot aantal focusgroepen binnen de universiteit gaan praten. Daaruit bleek dat mensen ontevreden waren over de vragen die werden gesteld en de scores die moesten worden gegeven. Ze vonden het huidige instrument ‘ROG’ verouderd. We zijn daarom begonnen met een pilot voor een nieuw soort jaargesprek bij de Faculteit Rechten. Die zetten we nu bij Geesteswetenschappen voort voor het wetenschappelijk personeel, terwijl SOZ vanaf 23 april aan de slag is gegaan met een pilot voor het ondersteunend personeel.’
Wat gaat er veranderen?
‘De belangrijkste verandering is dat het gesprek meer ontwikkelingsgericht wordt. Voorheen ging het vooral om terugkijken, nu wordt vooruitkijken het belangrijkst. Dat betekent niet dat prestaties er niet meer toe doen, maar er komt meer ruimte voor hoe je iets hebt gedaan, naast wat je hebt gedaan. Hoe kun je leren uit je prestaties? En hoe kunnen wij je daarbij helpen? Op die manier ontstaan er meer aanknopingspunten om iets te veranderen of jezelf te ontwikkelen. Natuurlijk blijft dat volgende stapje op de carrièreladder belangrijk, maar we willen benadrukken dat er nog heel veel andere mogelijkheden zijn om je te blijven ontwikkelen en jezelf gemotiveerd te houden.
Daarnaast krijgt de medewerker meer regie over het gesprek. Dat betekent dat je als medewerker voortaan ter voorbereiding op het gesprek eerst zelf het formulier invult. De leidinggevende vult dat later aan. Tot slot is een belangrijke verandering dat de normeringsscores vervallen, net als de deelscores.’
Betekent het wegvallen van de vijfpuntsschaal dat de beoordeling verdwijnt uit het jaargesprek?
‘Nee. Het gesprek bevat nog steeds een beoordeling. Deze wordt alleen niet langer in cijfers gegeven, maar in woorden. Op zich is er niets mis met cijfers, maar in de praktijk werden deze vaak oneigenlijk gebruikt. Dan kregen mensen een 4 omdat ze hard hadden gewerkt en niet omdat hun prestaties uitmuntend waren. Bovendien werd een 3 door heel veel mensen ervaren als ‘een zesje’, waardoor ze de indruk kregen dat ze het eigenlijk niet goed genoeg deden. Door de beoordeling voortaan in woorden te doen, hopen we beter recht te doen aan hun prestaties.’
Hoe worden medewerkers voorbereid op de nieuwe gesprekken?
‘Alle documenten die nodig zijn om je voor te bereiden op het nieuwe jaargesprek komen op de website te staan. Verder komt er een trainingsprogramma voor geïnteresseerde leidinggevenden. In een reeks bijeenkomsten wordt dan ingegaan op vaardigheden als feedback geven, constructief luisteren en praten over vaardigheden en competenties.’
Wat gaat er na afloop van de pilot gebeuren?
‘De pilot loopt van 3 juli tot het einde van het kalenderjaar. Mensen mogen gedurende dat half jaar al meedenken over wat er goed is in de pilot of wat er beter kan. Aan het einde van het jaar gaan we evalueren met verschillende klankbordgroepen. Uiteindelijk worden de resultaten van de drie pilots bij Rechten, SOZ en ons samengevoegd tot één instrument dat in 2024 voor de hele universiteit wordt uitgerold.’
Decaan Mark Rutgers over het nieuwe ROG
'Het nieuwe ROG is een belangrijke stap om te komen tot een meer inhoudelijk en open gesprek over het werk met elkaar. Na een pilot bij de faculteit Rechtsgeleerdheid gaan we nu bij onze faculteit een proeftraject in. Met elkaar gaan we ervoor zorgen dat de bestaande RO-systematiek beter aansluit bij de wijze waarop we met elkaar om willen gaan. In lijn met het Facultair strategisch plan ondersteunt een nieuwe aanpak van het jaargesprek meerdere ambities. Met name betreft dat het inhoud kunnen geven aan het erkennen en waarderen van talent, niet alleen van de wetenschappelijke staf. De grotere nadruk op ‘erkennen & waarderen’ betekent meer aandacht voor samenwerking (teamwerk) als kwaliteit. Ontwikkeling, (persoonlijk) leiderschap, feedback geven en ontvangen, maar ook de bijdrage aan het collectief (het team) spelen hierbij dus een grotere rol.
Als decaan ben ik enthousiast over de verbetervoorstellen voor onze faculteit. Ik denk dat deze goed inspelen op de wensen vanuit de faculteit.'
Beleidsadviseur en projectleider Mark Peters over het nieuwe ROG
Vereenvoudiging
Het uitgangspunt van het nieuwe ROG is dat iedereen die bij de Universiteit Leiden werkt, en blijft werken, voldoet. De beoordelingsnormering in de vorm van de huidige waarderingsscores (1-5) wordt tijdens de pilot aangepast naar ‘voldoet aan de eisen’ of ‘verbetering is noodzakelijk’. Mark Peters, projectleider voor de Universiteit Leiden, vult aan: ‘Laat het jaargesprek geen verrassing zijn, waarmee ik bedoel en verwacht dat je ook tussentijds met elkaar gesprekken voert over hoe het in je werk en met je ontwikkeling gaat.
Onze aanpak
Mark: ‘De nieuwe aanpak wordt zorgvuldig getest in pilots en in de afstemming met besturen en inspraakorganen. Deze pilot is na FdR en SOZ de derde pilot waarin we deze beweging naar het nieuwe jaargesprek beproeven. In september volgt ook nog een kleine pilot bij FSW’. We gebruiken de evaluaties van de pilots om het Jaargesprek beter te maken voor de hele universiteit. Het is goed om te zien dat vele collega’s zo enthousiast en positief reageren op deze ontwikkeling’.