Een eerste jaar als ombudsfunctionaris: ‘Als sociale onveiligheid onbesproken blijft, gaat het woekeren’
Ruim een jaar zet ombudsfunctionaris Marjan van Dasselaar zich nu in voor een veiliger werkklimaat binnen de universiteit. Wat zijn haar eerste indrukken na deze periode? ‘Mensen mogen me echt nog veel vaker én eerder bellen, ook voor situaties die misschien kleine akkefietjes lijken.’
Hoe het ervoor staat met de sociale veiligheid aan de Universiteit Leiden? Daar heeft ombudsfunctionaris Marjan van Dasselaar na zo’n relatief korte periode nog geen conclusie over. ‘Maar ik zie wel dat er steeds meer bewustwording over het onderwerp komt. Mensen zijn toch wat eerder geneigd om te zeggen: moeten we het hier niet eens met elkaar over hebben?’
En dat is een goede ontwikkeling, vindt ze. ‘Want het voeren van een gesprek is op zichzelf al een succes. Medewerkers zeggen wel eens: ik kan je mijn verhaal niet vertellen, want ik ben bang voor de gevolgen. Ik neem die vrees beslist serieus, maar hoop dan tegelijkertijd dat we het toch met elkaar kunnen proberen. Want er waren het afgelopen jaar wel degelijk situaties waarbij in gesprek gaan echt heeft geholpen – zonder negatieve gevolgen voor de loopbaan van de melders.’
‘Het voeren van een gesprek is op zichzelf al een succes.’
Heen en weer mailen
In 2022 ontving Marjan melding van 28 situaties. Daarvan had iets meer dan de helft te maken met sociale onveiligheid, zoals intimidatie, pesten, roddelen, machtsmisbruik of het niet nakomen van afspraken. Van haar bevoegdheid om onderzoek te (laten) doen maakte ze nog geen gebruik. ‘Een onderzoek gaat vooral over het verleden, maar ik richt me liever op de toekomst: hoe kun je met elkaar verder, hoe kunnen we de werkvloer weer leefbaar maken? Het gesprek gaat wat mij betreft vooral over hoe we het met elkaar oplossen, niet over de vraag of er bijvoorbeeld iemand zou moeten vertrekken. ’
Details over de meldingen kan ze omwille van privacy niet geven, maar ze doet in haar onlangs verschenen jaarverslag wel een aantal aanbevelingen. Een daarvan is om niet te blijven hangen in ‘gebrekkige communicatie’, maar om vaker op elkaar af te stappen. ‘Het helpt nooit als mensen maar heen en weer blijven mailen. Of erger nog: als medewerkers die sociaal onveilige situaties aankaarten bij hun leidinggevende helemaal geen reactie ontvangen. Wanneer je problemen onbesproken laat, gaan ze juist woekeren, en dan wordt de situatie alleen maar onveiliger. Iets dat op tijd bespreekbaar wordt gemaakt, is vaak een stuk gemakkelijker op te lossen. En soms haalt zo’n gesprek zelf de angel er al uit: mensen willen namelijk vaak gewoon hun verhaal kunnen doen.’
Hulp voor leidinggevenden
Een andere aanbeveling die Marjan doet is om de inhoud niet uit het oog te verliezen. ‘Omdat sociale veiligheid zo’n beladen onderwerp is, zijn mensen vaak angstig om iets verkeerd te doen. Daardoor gaat het tijdens gesprekken al snel over of we de juiste procedure doorlopen, in plaats van over wat er nu eigenlijk misgaat op de werkvloer.’
Dat medewerkers hierbij bepaalde verwachtingen hebben van hun leidinggevende, is volgens haar niet meer dan logisch. ‘Een leidinggevende is toch ook gewoon werkgever van deze mensen? Dat lijkt niet iedere leidinggevende zich ten volle te realiseren. De rol vraagt echt om een soort bewustwording. Het hoort er nu eenmaal bij om op vragen en klachten te reageren en met eventuele kritiek om te gaan. Dat kan best ingewikkeld zijn, maar er is aan de universiteit veel ondersteuningsaanbod voor leidinggevenden. Er hoeft alleen gebruik van te worden gemaakt.’
‘Ik kreeg de vraag: hoe erg moet het zijn voordat ik contact met jou mag opnemen? Als je daarover nadenkt, had je me echt al láng mogen benaderen.’
Twijfel niet, bel gewoon
Marjan merkt dat er binnen de universiteit veel draagvlak is voor haar functie. ‘Mensen zijn bereid om meldingen te doen, dus het is prettig dat er vertrouwen lijkt te zijn. Tegelijkertijd zie ik ook dat deze organisatie groot en best complex is. Verandering kost tijd en we zullen het succes daarom wellicht ook moeten kunnen zien in kleine stappen. Maar het is bijzonder werk in een bijzondere organisatie, met prettige, aardige collega’s. Ook dat moet gezegd.’
Wel hoopt ze dat de schroom onder medewerkers om naar een ombuds- of vertrouwenspersoon te stappen gaandeweg vermindert. ‘Ik kreeg laatst de vraag: hoe erg moet het zijn voordat ik contact met jou mag opnemen? Nou, als je daarover nadenkt, had je me echt al láng mogen benaderen! Soms zeggen mensen ook dat het onduidelijk is bij wie ze waarvoor terecht kunnen. Mijn reactie: bel gewoon een van ons, het maakt echt niet uit wie. De vertrouwenspersonen en ik hebben onderling veel contact en we verwijzen je met alle plezier door naar de juiste collega. En nodig ons ook gerust uit voor bijeenkomsten of themalunches: we komen graag voorlichting geven bij jou op de afdeling.’
En dus nodigt ze alle medewerkers nogmaals nadrukkelijk uit: ‘Jullie mogen me echt nog veel vaker én eerder bellen! Ook als je enkel twijfelt of een situatie vreemd is, of als je denkt: vergis ik me nou of niet? Wat moet ik hiermee? Dan kunnen we in een veel eerder stadium iets doen. Ik heb liever dat je me benadert naar aanleiding van iets dat in eerste instantie misschien een akkefietje lijkt, dan dat je het laat gisten.’
Tekst: Evelien Flink
Bannerfoto: Monique Shaw
Bereikbaarheid ombudsfunctionaris
Ombudsfunctionaris Marjan van Dasselaar verleent onafhankelijk advies aan de universiteit over de wijze waarop het werkklimaat onder medewerkers veiliger kan worden. Ze is te bereiken via mail en telefoon (06-38950408). Anonieme meldingen kunnen niet in behandeling worden genomen.
Sociale veiligheid binnen de universiteit
Heb je ongepast of grensoverschrijdend gedrag ervaren of gesignaleerd? Op de medewerkerspagina vind je informatie over wat je zelf kunt doen en welke hulplijnen je in zo’n situatie kunt inschakelen.