Hoe bevallen de R&O gesprekken nieuwe stijl? ‘Ik voel me in samenwerkingen nu zelfverzekerder’
Een boost voor het zelfvertrouwen en verhelderend; zo ervaren deelnemers het Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek (R&O gesprek) ‘nieuwe stijl’. In de ongeveer 40 gevoerde gesprekken is gebruikgemaakt van 360 graden-feedback en van een vernieuwd R&O-formulier. Hanneke Hulst: ‘Ik hoop dat andere secties dit ook aandurven.’
Feedbacktraining
Het geven van 360 graden-feedback was een wezenlijk onderdeel van de pilot, in november 2023 gestart binnen de sectie Gezondheids-, Medische-, en Neuropsychologie. Een voorwaarde is dat iedereen weet hoe je constructieve feedback kan geven en ontvangen. Voorafgaand aan de R&O gesprekken zijn alle mensen van de sectie daarom uitgenodigd deel te nemen aan een feedbacktraining; promovendi, docenten, stafleden, officemanagers, onderzoeksassistenten en hoogleraren.
Daarnaast hebben diegenen die regelmatig R&O gesprekken voeren nog een aanvullende training gekregen: ‘Het Goede Gesprek’. In deze training kwam aan bod hoe je op een goede manier een R&O gesprek voert en hoe je de opgehaalde feedback het beste in het gesprek kunt betrekken.
Voorbereiding op R&O gesprek
Elke werknemer heeft aan drie verschillende mensen feedback gevraagd; iemand aan wie je leidinggeeft, iemand die leidinggeeft aan jou en een derde persoon naar keuze. Dit betekent dat heel veel mensen feedbackformulieren hebben ingevuld voor iemand anders. Het geleerde kon hier direct in praktijk gebracht worden.
Eye-opener
Van de ongeveer 40 gevoerde gesprekken hebben 35 deelnemers een evaluatieformulier ingevuld. Daaruit blijkt dat mensen de 360 graden-feedback prettig vinden en dat het een boost was voor het zelfvertrouwen. Ook kan het een eye-opener zijn om te leren hoe een collega naar jouw gedrag kijkt.
Juriena de Vries, universitair docent: ''De 360 graden-feedback vond ik erg verhelderend: de feedback gaf inzicht in hoe ik mij opstel in samenwerkingsverbanden. Wat ik goed doe, maar ook hoe ik mij nog verder kan ontwikkelen. Ik voel me in samenwerkingssituaties nu zelfverzekerder, omdat ik weet dat de samenwerking als prettig wordt ervaren, maar ook wat ik concreet kan doen om dit nog beter te doen.
De nieuwe R&O gesprekken zijn meer gefocust op je eigen ontwikkeling en je bijdrage aan het team in plaats van individuele prestaties; dit zorgde voor een leerzaam en plezierig gesprek met een heldere blik op de toekomst.''
Kwetsbaar
De leidinggevenden vonden het vooral fijn dat ze door meerdere perspectieven een vollediger beeld van de werknemer kregen. Uiteraard waren er ook punten van aandacht. Zo kost het veel tijd om de feedback goed in te vullen. Ook gaven sommige mensen aan dat de vragen uit het 360 graden-feedbackformulier onvoldoende aansluiten bij taken die veelal alleen worden uitgevoerd, en dat de feedback persoonlijk en kwetsbaar kan voelen.
Promovendi gaven aan dat het eerst even wennen was dat de promotoren en co-promotoren ook aanwezig waren bij de feedbacktraining. Tegelijkertijd vonden ze het inzichtelijk om te leren dat ook zij sommige feedback situaties lastig vinden.
Nieuwe lat
Hanneke Hulst, sectievoorzitter Gezondheids-, Medische- en Neuropsychologie: 'Het grootste voordeel van de gezamenlijke training is dat we met elkaar de lat hebben neergelegd van hoe we met elkaar willen werken. Ik hoop dat dit de drempel verlaagt om feedback aan iemand te geven. Ik heb vooral gehoord dat mensen zelf vaker om feedback vragen, dus dat vind ik al mooi om te horen! Tachtig procent van de mensen zegt iets te willen gaan doen met de ontvangen feedback, dat is toch substantieel. Ook opent het invullen van zo’n formulier het gesprek met werknemers onder elkaar. Ik hoop dat de andere secties in het instituut geïnspireerd zijn geraakt en dit ook aandurven met hun sectie.'
Hoe nu verder
De nieuwe R&O-aanpak, ontwikkeld door HR centraal in samenwerking met een aantal faculteiten en expertisecentra, wordt naar verwachting in 2024 gelanceerd binnen de hele universiteit.
De sectie Gezondsheids-, Medische- en Neuropsychologie heeft met deze pilot nog laatste feedbackpunten kunnen meegeven, zoals dat het goed zou zijn om expliciet te vragen naar activiteiten rondom valorisatie en zorgtaken. Hanneke Hulst zal in verschillende bijeenkomsten de ervaringen vanuit de pilot delen met bestuurders.