‘Onze sociale veiligheid is iets dat continu werk en aandacht behoeft’
Als medewerkers kunnen we allemaal, elke dag, bijdragen aan een sociaal veilige werkomgeving, zegt HR-specialist Bregje Speet. ‘Eigenlijk komt het neer op de vraag: hoe ga je normaal met elkaar om? En wat beschouwen we als normaal?’
In haar rol bij HR is ze dagelijks met het onderwerp bezig, maar ook los van haar functie probeert Bregje Speet haar steentje bij te dragen aan een sociaal veilig werkklimaat. ‘Bijvoorbeeld door mezelf als collega kwetsbaar op te stellen. Ik probeer anderen om hulp te vragen als ik iets niet weet, ergens onzeker over ben of gewoon even niet lekker in de wedstrijd zit. Dat vertrouwen in elkaar heb je als team nodig: zo leg je een fundament voor als er ooit onverhoopt echt iets misgaat.’
Binnen de universiteit zet Speet zich inmiddels een half jaar in als HR-specialist beleid en cultuurontwikkeling. Wat haar in die tijd is opgevallen? ‘Dat ons systeem op het gebied van sociale veiligheid echt wel stevig staat. We hebben een ombudsfunctionaris, een netwerk van vertrouwenspersonen, een klachtenregeling en een klachtencommissie. Ook hebben we, mede via de website en bijeenkomsten, aandacht geschonken aan de rol van de leidinggevende en HR als eerste aanspreekpunten. Ik denk dat de kunst vooral is om daar in zo’n grote organisatie als de onze genoeg bekendheid aan te geven – en te zorgen dat het voor medewerkers laagdrempelig is om contact op te nemen.’
Houd het thema levend
Een andere uitdaging is volgens haar om het thema levend te houden – maar wel op een positieve manier. ‘Oftewel, hoe creëren we met elkaar een veilig en sociaal werkklimaat? Aan die preventieve kant valt zeker nog winst te behalen. Onze sociale veiligheid is ook nooit “af”. Elk moment van elke werkdag heb je de kans om de sociale veiligheid te vergroten of verkleinen. Het is iets dat continu werk en aandacht behoeft en waar we met elkaar alert op moeten zijn; ja elke medewerker in Leiden en Den Haag.’
‘Elk moment van elke werkdag heb je de kans om de sociale veiligheid te vergroten of verkleinen’
Samen met haar HR-collega’s en de Young Academy Leiden (YAL) organiseert Speet een serie dialoogsessies voor medewerkers om te spreken over wat er nodig is om de sociale veiligheid aan de universiteit te vergroten. De eerste sessie heeft inmiddels plaatsgevonden en Speet is blij met hoe het ging. ‘Er werd heel open gesproken over ervaringen, dat was ook echt het doel. We zijn nu de volgende sessie aan het plannen, ook weer in samenwerking met de YAL. Daarnaast zijn er ook soortgelijke sessies met instituutsmanagers en wetenschappelijk directeuren geweest. Zij hebben hier zelf het initiatief voor genomen en het is mooi om te zien dat deze groepen hier een rol in willen spelen.”
Ze ziet dat er onder collega’s ook onzekerheid heerst als het gaat om melden: wat is de consequentie voor mijn carrière als ik me uitspreek? Wat gebeurt er met mijn verhaal? Speet begrijpt die zorgen. ‘Maar ik wil ook benadrukken dat ons systeem juist is ingericht om mensen zich vrij uit te laten spreken én de volledige regie te laten houden over wat er daarna gebeurt. Er wordt géén actie ondernomen als jij dat niet wilt. Ik wil collega’s echt op het hart drukken om daar op te vertrouwen.’
Goed leiderschap
Er zijn aan de universiteit nog meer vormen van ondersteuning, zoals speciale modules voor goed leiderschap en gespecialiseerde coaches die kunnen helpen als zaken binnen een team niet soepel lopen. Daarnaast draaien er projecten die op het eerste gezicht misschien niet direct over sociale veiligheid gaan, maar er wel degelijk impact op hebben. ‘Binnen het universiteitsbrede programma Academia in Motion zoeken we bijvoorbeeld naar nieuwe manieren van erkennen en waarderen die verder gaan dan individuele onderzoeksprestaties’, zegt Speet. ‘Het moet aantrekkelijker worden om te presteren als team – en samenwerking is juist een fundament voor sociale veiligheid.’
‘In een cultuurverandering is juist de rol van de omstander cruciaal’
Een concrete, relatief makkelijke stap die je als medewerker volgens Speet kunt zetten, is het volgen van de workshop The active bystander. ‘Want in een cultuurverandering is juist de rol van de omstander cruciaal. Misschien heb je zelf wel eens iets gehoord of gezien dat onprettig aanvoelt. Voordat je weet wat je moet doen of zeggen, is het moment vaak alweer voorbij. Tijdens deze workshop leer je hoe je wel adequaat kunt reageren.’
Ook adviseert ze collega’s om de vorig jaar gelanceerde medewerkerspagina over sociale veiligheid eens te bekijken. ‘Daar staat heel duidelijk vermeld wie je waarvoor kunt benaderen. Ook vind je er een korte video waarin hoogleraar bestuurskunde Sandra Groeneveld heel goed uitlegt wat sociale veiligheid zo belangrijk maakt – én ook waarom het een basisvoorwaarde is om als organisatie te kunnen presteren. Het filmpje duurt slechts elf minuten, ik kan het iedereen aanbevelen.’
Durf met elkaar te praten
Het valt haar op dat sociale veiligheid soms als een groot, ingewikkeld concept wordt gezien. ‘Maar eigenlijk komt het neer op de vraag: hoe ga je normaal met elkaar om? En dus ook: wat beschouwen we als normaal? Er is geen definitie van, dus ook daar moeten we het met elkaar over durven hebben. Het baanbrekende onderzoek van onze wetenschappers draait vaak om nieuwsgierigheid. Ik zou het de organisatie gunnen dat we ook als collega’s met die blik naar elkaar kunnen kijken: “Wat interessant dat jij dit op deze manier doet, waarom eigenlijk?” Ook die gesprekken dragen bij aan onze sociale veiligheid, want de ander is zich niet altijd bewust van de impact van wat hij zegt of doet. En als er iets speelt wat niet oké is, is mijn oproep aan collega’s: spreek je uit. Het maakt niet uit hoe, waar en bij wie je je meldt, als je het maar bespreekt. Of je nu zelf iets hebt ervaren of omstander bent.’
Sociale veiligheid binnen de Universiteit Leiden
Heb je ongepast of grensoverschrijdend gedrag ervaren of gesignaleerd? Op de medewerkerspagina vind je informatie over wat je zelf kunt doen en welke hulplijnen je in zo’n situatie kunt inschakelen.
Vind je het lastig om moeilijke onderwerpen met collega’s te bespreken? In de toolkit Let’s connect vind je artikelen, video’s, trainingen en gesprekstools om open met elkaar in gesprek te gaan. Ook kun je gebruikmaken van het aanbod van New Heroes.
Is er binnen jouw team behoefte aan coaching, bijvoorbeeld op het gebied van teamontwikkeling, of omdat bepaalde zaken niet soepel lopen? Stuur dan een bericht naar HR-specialist Bregje Speet. Zij kijkt samen met andere HR-collega’s in de organisatie wie de beste begeleider is voor jouw vraagstuk.