Het jaargesprek gaat op de schop: van scoren en turven naar meer menselijke maat
Vaker in gesprek met je leidinggevende, expliciete aandacht voor welzijn en meer erkenning en waardering van samenwerking en teamprestaties: het jaarlijkse resultaat- en ontwikkelingsgesprek krijgt een nieuwe vorm én een nieuwe naam. Met het acroniem GROW stappen we per 1 september over op Gesprekken over Resultaat, Ontwikkeling en Welzijn. Twee collega’s vertellen wat die overstap inhoudt en wat het ons gaat brengen.
Ze is inmiddels een soort ambassadeur voor de nieuwe GROW-gesprekken, zegt hoogleraar Hanneke Hulst. Als afdelingshoofd stond ze aan het roer van een pilot bij de sectie Gezondheids-, Medische en Neuropsychologie. ‘Ik heb in november zo’n vijfentwintig gesprekken in de nieuwe vorm afgenomen en daardoor zelf kunnen ervaren wat GROW kan brengen. Wat dat dan is? Meer oog voor de menselijke maat. Ik vind dat deze opzet medewerkers echt uitnodigt om zelf hun verhaal te vertellen.’
Laat dat precies de bedoeling zijn van GROW: een cyclus van gesprekken die niet alleen draaien om terugblikken en ‘afrekenen’, maar ook juist op vooruitkijken, ontwikkelen en tijdig bijsturen; waarbij je meerdere keren per jaar open met elkaar praat over werk en welzijn; en waarbij aandacht voor individuele resultaten samengaat met aandacht voor iemands bijdrage aan een team. Deze ambities komen niet zomaar uit de lucht vallen: een universitaire project- en stuurgroep werkt al langere tijd met pilots binnen faculteiten en eenheden aan het ‘jaargesprek nieuwe stijl’.
Grotere geheel
Een van de leden van die stuurgroep is Elice Schöne, hoofd HR van de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen. Dat welzijn voortaan een vast gespreksonderwerp wordt, ziet zij als een waardevolle stap. ‘Juist omdat het nog lang niet overal gebruikelijk is om hierover met je leidinggevende te praten. Maar er zijn nu eenmaal veel factoren van invloed op hoe jij in je werk zit, zoals werkdruk, je werk-privébalans en hoe jij en je collega‘s met elkaar omgaan. Ik hoop dat we het door de GROW-cyclus normaler gaan vinden om het daar met elkaar over te hebben.’
‘Ik hoop dat we het door GROW normaler gaan vinden om het met elkaar over welzijn te hebben’
Met het erkennen en waarderen van ieders bijdrage, zowel individueel als aan het team, past de overstap naar GROW binnen de universiteitsbrede beweging Academia in Motion. Voor veel wetenschappers is het jaargesprek doorgaans vooral een moment om publicaties en subsidies te turven, weet Hulst. ‘Nu hebben we een methodiek waarmee ook regelmatig aandacht is voor iemands welzijn en rol in een team. Bij het oude formulier moest je per onderdeel een cijfer geven, maar met GROW schrijf je één narratief. En natuurlijk betekent dit niet dat er geen ruimte meer is voor jouw prestaties, of dat deze er niet meer toe doen. Maar ze worden nu ook gekoppeld aan vragen als waar je trots op bent, en hoe jij jezelf ziet in het grotere geheel.’
360 graden feedback
En over het geheel gesproken: medewerkers die dat willen, kunnen voortaan voorafgaand aan een GROW-gesprek input ophalen bij hun collega’s. Met het zogeheten 360 graden feedbackformulier kun je vragen hoe anderen de samenwerking met jou ervaren. Die verschillende perspectieven helpen de leidinggevende om een beter beeld te vormen van iemands rol in een team, zegt Hulst.
Er komt ook een nieuwe manier van verslaglegging, waarin medewerkers zichzelf niet langer hoeven te scoren. Gesprekken kunnen worden gevoerd aan de hand van open vragen over onderwerpen als onderzoek, onderwijs, bestuur en management, teamwerk en welzijn. Hulst: ‘Neem bijvoorbeeld onderwijs: misschien viel een van je vakken wat tegen omdat studenten niet kwamen opdagen, of misschien heb je juist een worstelende student heel goed kunnen helpen. Met dat soort input krijg je een heel ander gesprek dan wanneer je alleen invult: “mijn studentevaluaties waren gemiddeld 3,5 uit 5.”’
Olievlekwerking
Om verwarring te voorkomen: er vindt nog steeds een jaarlijks verplicht beoordelingsgesprek plaats. Tegelijkertijd biedt GROW meer zeggenschap, doordat je daarnaast ook (informele) tussentijdse gesprekken kunt voeren. Schöne: ‘Jij als medewerker staat echt centraal. We bieden een methodiek aan, maar het is aan jou en je leidinggevende hoe je deze zo optimaal mogelijk met elkaar gaat inzetten en voor jullie laat werken. Zelf hoop ik op een olievlekwerking, waarbij we met elkaar zullen praten over hoe we de gesprekken ervaren en wat het ons oplevert.
‘Je krijgt veel meer zicht op wat belangrijk is voor de mensen aan wie je leidinggeeft’
Hulst merkt dat GROW ook voor leidinggevenden voordelen biedt. ‘Deze nieuwe aanpak laat mij dingen zien die ik anders niet zou zien. Je krijgt veel meer zicht op wat belangrijk is voor de mensen aan wie je leidinggeeft. Daardoor kun je ook weer andere talenten waarnemen, die je puur op basis van scores misschien niet had meegekregen.’
Tijd om te groeien
De nieuwe gesprekscyclus hoeft natuurlijk ook niet van de ene op de andere dag bij iedereen te landen. ‘Ik denk dat we GROW de tijd moeten geven om te groeien’, zegt Schöne. ‘Het is niet dat we dit nu zomaar lanceren en verwachten dat het vanzelf gaat werken. Er komen bijvoorbeeld ook GROW-tools, korte e-learnings en gesprekstrainingen voor medewerkers en leidinggevenden. We willen het echt behapbaar houden. Laten we met elkaar nieuwsgierig zijn en rustig onderzoeken wat GROW ons kan brengen.’ Dat beaamt Hulst. ‘Ik denk dat we hieraan moeten beginnen met een beetje durf. En we zullen moeten blijven reflecteren en bijschaven. GROW is nog lang niet af.’