Het OIC steekt de koppen bij elkaar
Het Onderwijs Informatie Centrum (OIC) speelt een belangrijke rol in het onderwijs van onze faculteit. Maar wat doet deze afdeling, waarvoor kun je bij hen terecht, en wat zijn hun plannen voor de komende tijd? Wij vroegen het aan OIC afdelingshoofd Beheer Stephanie Petitjean en afdelingshoofd Logistiek Marlijn Martens.
Even voorstellen…
Stephanie: ‘Ik ben afdelingshoofd OIC Beheer. Ik heb deze functie sinds 1 januari overgenomen van Bea Persoon. Onder OIC Beheer vallen onder andere de studievoortgangsactiviteiten zoals cijferregistratie en de diplomeringsactiviteiten. Ook kunnen studenten bij ons terecht aan de balie, telefoon of per e-mail met allerlei vragen rondom hun studie. Daarnaast leggen wij ook het Bindend Studie Advies (BSA) vast en verzorgen wij de toelatingen. Het facultair functioneel beheer team valt ook onder het OIC Beheer.’
Marlijn: ‘Ik ben afdelingshoofd OIC Logistiek. Dit is een afdeling die ongeveer twee jaar geleden is ontstaan. Wij coördineren de roostering van het onderwijs en de tentamens. Onlangs hebben we de nieuwe afdeling ‘Toetssupport’ opgericht. Dit team is gefocust op ondersteuning bij tentamens zoals de voorbereiding op de tentamens, coördineren van de logistieke zaken en aanwezigheid bij de tentamens. Dit takenpakket wordt in de toekomst waarschijnlijk nog uitgebreid. Toetssupport beantwoordt ook vragen over tentamens bij de studentenbalie en op locatie tijdens de tentamenperiodes.’
Waar leggen jullie de focus op de komende tijd?
Stephanie: ‘De Kernvisie wordt per 2025/2026 uitgerold. De nieuwe maatregelen die daarin aan bod komen, hebben effect op de werkzaamheden bij het OIC. Dat effect brengen we de komende tijd in kaart: wat betekent dit voor onze afdeling en hoe gaan we dit aanpakken? Daarnaast ben ik sinds januari van dit jaar aan de slag gegaan als nieuwe OIC-leidinggevende met een redelijk nieuw team. Het inwerken blijft ook een punt van aandacht: samenkomen en verder professionaliseren.’
Is er iets waar jullie specifiek trots op zijn?
Marlijn: ‘Ik ben zeer tevreden over de oprichting van de afdeling Toetssupport. Het idee was opgezet door Ine Houweling; die heeft onderzoek gedaan naar de behoeften vanuit de verschillende instituten en dat heeft steeds meer vorm gekregen. Maar er lag nog niks, dus we hebben alles echt zelf moeten uitzoeken, uitwerken en opschrijven. Een nieuw team opstarten ging met ups en downs en we zijn nog steeds in ontwikkeling. We krijgen positieve feedback vanuit de docenten en de organisatie. Het is fijn om te merken dat onze inzet ook loont.'
Stephanie: ‘Ik ben enorm trots op het OIC-team en hoe zij met elkaar samenwerken. Er worden open gesprekken gevoerd; er is ruimte voor lief en leed en er wordt onderling echt voor elkaar gezorgd. Zeker met een team in ontwikkeling is het belangrijk om goed samen te werken en voldoende ruimte te creëren voor het stellen van vragen.’
Is er nog iets dat jullie graag willen verbeteren?
Marlijn: ‘Meer kruisbestuiving tussen de twee afdelingen Beheer en Logistiek en elkaar nog meer kunnen ondersteunen op de verschillende piekmomenten.’
Stephanie: ‘We vinden elkaar al veel, maar dat kan in de toekomst hopelijk nog meer. Daarnaast zou ik graag verschillende processen meer willen digitaliseren.’
Als jullie terugkijken op de afgelopen tijd, wat blijft jou dan bij?
Stephanie: ‘Dat mijn nieuwe functie naast leuk en leerzaam ook wel uitdagend kan zijn. Zo moet ik grote schoenen vullen van mijn voorgangster Bea Persoon. Ik heb dan ook veel respect voor alles wat is neergezet en wil daar graag verder op voortbouwen in combinatie met nieuwe dingen. Dat betekent soms ook dat ik af en toe wat experimenteer met kleine veranderingen. Het is soms wat zoeken en uitproberen, maar wel met de intentie positieve veranderingen teweeg te brengen.’
Marlijn: ‘Voor mij geldt dat we best door een bijzonder proces heen zijn gegaan. Binnen de onderwijslogistiek valt zowel het team Roostering als het nieuw op te zetten team Toetssupport. Maar mijn aandacht ging met name uit naar Toetssupport, waar we aardig wat obstakels hebben moeten overwinnen. Dit was eigenlijk alleen mogelijk door de stabiliteit en het zelfstandig functioneren van team Roostering. Door de inzet en flexibiliteit van alle collega’s hebben we ondanks alle hectiek iets moois kunnen neerzetten.’