Eerste projecten van start vanuit fonds voor werkdrukverlichting
Om de hoge werkdruk binnen onze universiteit aan te pakken, en op aandringen van de Universiteitsraad, riep het College van Bestuur vorig jaar het Werkdrukverlichtingsfonds in het leven. Inmiddels zijn de eerste via het fonds gefinancierde projecten van start. Twee collega’s lichten toe hoe hun idee andere medewerkers kan helpen.
Antoinette van Laarhoven is universitair hoofddocent bij het Instituut Psychologie. Als voorzitter van de Werkgroep SSH-participantenwerving werkt zij aan het opzetten van een nieuw, efficiënt ICT-systeem om proefpersonen te vinden voor onderzoek.
‘Binnen de Sociale- en Geesteswetenschappen loopt steeds meer mensgebonden onderzoek, waardoor ook de vraag naar participanten toeneemt. Het probleem is dat de ICT-systemen die wij op dit moment hebben zich er slecht toe lenen om mensen te werven. Zo is er bijvoorbeeld geen centrale website met alle lopende onderzoeksstudies, wat het voor mensen buiten de universiteit lastig maakt om zich aan te melden. Het gevolg is dat onze onderzoekers bij het werven nu steeds zelf het wiel uitvinden: oproepen via Whatsapp, berichten op Facebook, het uitdelen van flyers – je bent voortdurend aan het denken: hoe vind ik genoeg participanten? Vooral voor promovendi is dat vaak een hoofdpijndossier, met een hoop stress en zelfs uitloop als gevolg.
‘Met een diverse groep participanten wordt de kwaliteit van ons onderzoek hopelijk alleen maar hoger’
Extra tijd en energie
Wat ook niet helpt is dat we nu overal losse systemen voor hebben, waardoor je als onderzoeker op meerdere plekken dezelfde gegevens moet invoeren, bijvoorbeeld bij het inplannen van een participant, het boeken van labruimte of het uitbetalen van proefpersonen. Dat is vermoeiend en inefficiënt, en levert ook de ondersteuners extra werk op.
Als werkgroep willen we onze werving daarom professionaliseren en een goedwerkend ICT-systeem ontwikkelen waarin alles samenkomt: een voor de buitenwereld toegankelijke website met alle lopende onderzoeken, een gebruiksvriendelijk aanmeldsysteem waarin participanten zelf een een specifiek moment kunnen inplannen, waarbij direct een labruimte wordt gereserveerd en een AVG-proof database met gegevens van participanten. De hoop is dat collega’s de extra tijd en energie die zij vooralsnog nodig hebben om mensen te werven, straks kunnen investeren in de kwaliteit van hun onderzoek. En dat ook met een diverse groep participanten die kwaliteit alleen maar hoger wordt.
Interfacultair project
Ik vind het leuk dat we dit project interfacultair zijn opgestart. Iedereen is heel enthousiast en dat werkt motiverend. Tegelijker kost de ontwikkeling van zo’n nieuw systeem natuurlijk tijd. Op dit moment zijn we bezig met het inventariseren van wensen en voeren we gesprekken met developers en de instituutsbesturen. Idealiter hoop ik dat we eind dit jaar een werkende versie hebben om een pilot te draaien. Het zou het mooist zijn als collega’s uiteindelijk universiteitsbreed van dit systeem gebruiken kunnen maken.’
Marlon van Leeuwen is teamleider bij het Service Centre International Staff. Via het Werkdrukverlichtingsfonds startte ze een reeks workshops over hoe je met AI-tools – op een veilige manier – slimmer en efficiënter kunt werken.
‘Ons team mailt veel heen en weer met internationals over vaak repeterende vragen. Toen ik opperde om te verkennen of we hier met AI geen winst in konden behalen, vond onze directeur dat een idee waar de hele organisatie baat bij kon hebben. Dat vermoeden bleek te kloppen: de eerste pilotworkshops zaten binnen een middag vol. Inmiddels is er een vervolgreeks gepland, met sessies voor wetenschappelijke en ondersteunende staf.
AI-geletterdheid
Ik vind het mooi dat collega’s zo enthousiast zijn over de workshops. Na afloop gaven sommige deelnemers aan dat er een wereld voor ze open ging. AI biedt ook gewoon ontzettend veel mogelijkheden. Naast het opstellen van e-mails kun je bijvoorbeeld ook denken aan het redigeren van teksten en het helpen met brainstormen. Er zijn ook tools die wetenschappers helpen bij data-analyse en bronvermelding. Een belangrijk bijeffect vind ik dat we met dit project ook bijdragen aan de AI-geletterdheid van onze staf. Veel medewerkers bleken al met tools zoals ChatGPT te werken, wat de noodzaak onderstreept om zowel de praktische als ethische kanten van AI te blijven behandelen. Tijdens de workshops is hier veel aandacht voor. Welke informatie kun je bijvoorbeeld beter niet in een AI-prompt zetten?
‘AI tools kunnen ook zeker bijdragen aan je werkplezier’
Een zorg die ik vaak hoor is dat we door deze tools straks zelf overbodig raken. Zelf zie ik AI als een behulpzame stagiaire: die levert handige input, maar daarna is je eigen expertise nog echt wel nodig om te zorgen dat de content wordt wat het moet zijn. Het gaat er vooral om dat je saaie, repeterende taken kunt versnellen, verbeteren of automatiseren. In die zin kunnen deze tools ook zeker bijdragen aan je werkplezier.
Co-creatie labs
En wat ook leuk is: dit project krijgt een vervolg in de vorm van zogeheten co-creatie labs. Het idee is dat je met je team een voorstel schrijft voor een AI-oplossing die het dagelijkse werk eenvoudiger, leuker en efficiënter maakt. Als het voorstel wordt gehonoreerd, gaan de teams aan de slag met het bouwen van een product waarmee de werkdruk wordt verlaagd. De co-creatie labs gaan voor de zomer van start. Binnen die labs zoeken we ook de samenwerking met collega’s die over AI-expertise beschikken. Binnenkort maken we er meer over bekend.’
Wat je zelf kunt doen om je werkdruk te verlagen
Om de werkdruk te verlagen is er een menukaart beschikbaar met daarin praktische maatregelen op centraal, facultair en individueel niveau. Als je te maken hebt met een hoge werkdruk, praat er dan over met collega’s en je leidinggevende. Alleen dan kunnen we werken naar een oplossing. Hoe kaart je een te hoge werkdruk aan? En wat kan je zelf doen om een te hoge werkdruk te voorkomen? Tips hiervoor vind je op de universitaire webpagina’s over werkdruk.
Bannerfoto: Edu Lauton via Unsplash