Even bellen met Erwin Muller over organisatieontwikkeling
De komende weken wordt in diverse overleggen gesproken over de organisatieontwikkeling van Universiteit Leiden. Op de agenda staan een visie op organisatie en bestuur, een verkenning van de organisatie van de centrale diensten en een programma voor onderwijslogistiek.
Onder andere de decanen, vice-decanen en directeuren bedrijfsvoering van de faculteiten en de directies van centrale diensten, maar ook de universiteitsraad, de Raad van Toezicht en andere gremia worden geconsulteerd over de eerste deelonderwerpen rond organisatieontwikkeling. De conceptstukken die op tafel liggen zijn gemaakt door Erwin Muller, vice-rector organisatieontwikkeling. We vragen hem om een toelichting.
Erwin, wat ligt er op tafel?
'Bij mijn aanstelling vorig jaar was een van de ambities om organisatorische ruimte te creëren. Een wendbare organisatie waarin medewerkers hun talenten goed kunnen inzetten en zich kunnen bezighouden met hun belangrijkste werkzaamheden. Van onderzoek doen en het verzorgen van onderwijs tot de ondersteuning hiervan, en van ontwikkelen van nieuw beleid tot aan een effectieve implementatie en uitvoering daarvan. Op basis van gesprekken in de afgelopen periode en onderzoeken die op verschillende plekken zijn uitgevoerd hebben we conceptstukken gemaakt over een aantal van de kansen om dit te realiseren.'
Wat is het doel van deze documenten?
'Deze stukken vormen het vertrekpunt voor een dialoog en consultatie met een groot aantal belanghebbenden en moeten leiden tot een aantal adviezen voor veranderprogramma’s. In deze eerste fase zoomen we in op scenario’s voor de organisatie van centrale diensten en de onderwijslogistiek. Het concept voor onze Visie Organisatie en Bestuur wordt ook besproken en vormt een belangrijke basis voor de keuzes die we gaan maken. Welke vertrekpunten hanteren we, hoe werken we op organisatieniveau samen en hoe zorgen we voor duidelijkheid en transparantie rond besluitvorming en medezeggenschap?'
Waarom is het belangrijk om hiermee aan de slag te gaan?
'Omdat we met ons onderwijs en onderzoek een grootse bijdrage willen leveren aan de maatschappij en dit willen blijven doen, ook bij plotselinge veranderingen. Los van de wens om de werkdruk van medewerkers te verlagen, merken we dat we op dit moment niet passend kunnen inspelen op onverwachte ontwikkelingen. Denk aan de bezuinigingen die nu al spelen, maar die in nog grotere mate op ons afkomen. Of de geopolitieke ontwikkelingen die invloed hebben op onze organisatie. We lopen nu soms vast op basis uitgangspunten: wie gaat waarover? Wie beslist? Hoe komen we samen tot scherpe keuzes die we met elkaar naleven? En hoe organiseren we vervolgens de verandering? We hebben een andere organisatiestructuur en -cultuur nodig waarin we slimmer gaan samenwerken en minder solistisch opereren. Waarin we bouwen aan een wendbare, samenwerkende organisatie met een duidelijke en transparante sturing.'
Hoe hangt dit samen met de bezuinigingen?
'De toekomstvisie voor onze universiteit kan niet los worden gezien van de bezuinigingsmaatregelen. De voorgestelde ontwikkeling van de organisatie moet ook leiden tot meer effectiviteit en efficiency. Financiële middelen moeten zo goed mogelijk worden ingezet voor onderwijs en onderzoek, de kerntaak van onze instelling. Daarin is het belangrijk met elkaar samen te werken, hierover afspraken te maken en die na te leven. Juist om onderwijs en onderzoek te kunnen laten floreren.'
Je noemt de verkenning van de organisatie van de centrale diensten als een van de plannen. Maar wordt er ook gekeken naar hoe de faculteiten zijn georganiseerd?
'Natuurlijk moeten we ook daar met elkaar naar kijken, ook in het licht van het interdisciplinair samenwerken. De samenwerking tussen de centrale diensten en de faculteiten is cruciaal voor onderwijs en onderzoek. Dat komt ook terug in de visie op organisatie en bestuur. Ook in het programma van de onderwijslogistiek wordt dit zeker al benoemd, hierin speelt standaardisatie en harmonisatie een belangrijke rol. En ook thema’s als het ontwikkelen van een visie op het versterken van interdisciplinair onderwijs en onderzoek en ons portfolio- en projectmanagement worden al genoemd in de documenten die nu beschikbaar zijn. Maar we kunnen niet alles tegelijkertijd en moeten ergens beginnen.'
Wat gebeurt er na de consultatiefase die je nu ingaat?
'De beschikbare documenten zijn nadrukkelijk conceptversies. We verwerken alle feedback die we ophalen en pas daarna gaan de voorstellen het formele besluitvormingsproces in. Die ruimte die we nu opzoeken om het gesprek aan te gaan, is echt een voorwaarde om tot een goede basis te komen voor veranderingen in de toekomst en onze ambities waar te maken. Ik hoop hier in de zomer weer een update over te kunnen geven.'
Even bellen met
Er gebeurt veel binnen de Universiteit Leiden. De websites worden dagelijks gevuld met nieuws. In de rubriek ‘Even bellen met’ vragen we een medewerker meer te vertellen over een relevant en actueel onderwerp.