Even bellen met Merel Snoeck over kennisveiligheid bij internationale samenwerking
Als universiteit werken we graag samen met internationale partners, maar gevoelige informatie kan ook in verkeerde handen vallen. Medewerkers moeten daarom bij elke potentiële samenwerking eerst de mogelijke risico's zorgvuldig afwegen. Adviseur Merel Snoeck licht het nieuwe kennisveiligheidsbeleid toe.
Dag Merel, wat is jouw rol binnen het Adviespunt Kennisveiligheid?
‘Ik ben verantwoordelijk voor de projectondersteuning: ik ondersteun de Coördinator Kennisveiligheid en ben sparringpartner op de inhoud. Daarnaast help ik bij het ontwikkelen van tools die het makkelijker maken om te beoordelen of een internationale samenwerking toegestaan en wenselijk is. Denk bijvoorbeeld aan een stroomschema waarmee je een kennisveiligheidscheck kunt uitvoeren.’
Hoe help je bij het beoordelen van een kennisveiligheidsvraagstuk?
‘Als er een vraag binnenkomt, bespreken we eerst hoe we die gaan aanpakken. Daarna verzamel ik alle stukjes informatie uit verschillende bronnen die nodig zijn om te kunnen beoordelen of een samenwerking veilig en verantwoord is. Ik breng alles overzichtelijk in kaart zodat het Adviespunt en de Commissie Kennisveiligheid goed onderbouwd advies kunnen geven. We werken daarbij altijd volgens het vier-ogen principe. Zo wordt de afweging nooit door één persoon gemaakt en neemt de kans op vooringenomenheid af. Daarnaast vinden we het belangrijk om van elke casus te leren. Zo blijven we onze kennis uitbreiden en onze werkwijze verbeteren.’
Kun je een voorbeeld noemen van een opvallende casus?
‘De casus van een onderzoeker die was uitgenodigd voor een conferentie in het buitenland en op uitnodiging meerdere universiteiten zou bezoeken. We gaven een aantal praktische tips om zijn gegevens te beschermen. Bijvoorbeeld: niet over gevoelige onderwerpen praten in openbare ruimtes, geen usb-sticks of kabels van onbekenden gebruiken en het liefst je laptop en mobiel thuislaten. De onderzoeker was blij met de tips en kon met een gerust gevoel op reis en zijn werk veilig uitvoeren. Het ISSC realiseert momenteel in samenwerking met het Security Office, Veiligheidszaken en Kennisveiligheid een dienst die het mogelijk maakt om schone laptops en telefoons mee te nemen naar landen waar het risico op diefstal van kennis hoog is. Ook het eerste vraagstuk dat het adviespunt ontving, over het aanstellen van een internationale promovendus uit een land op de sanctielijst, is me bijgebleven. Hierin kwamen alle belangrijke factoren aan bod die nodig zijn om een kennisveiligheidsvraagstuk te beoordelen. We onderzochten bijvoorbeeld wet- en regelgeving, risicofactoren en de herkomst van financiering. Deze casus heeft ons enorm geholpen bij het vormgeven van onze huidige werkwijze en het stroomschema.’
Tot slot: heb je nog een laatste goede tip?
‘Vraag jezelf bij potentiële internationale samenwerkingen altijd af of er kennisveiligheidsrisico’s zijn. Als je twijfelt, gebruik dan de website met handige tools die helpen een samenwerking te beoordelen. Kom je er niet uit? Dan kun je altijd terecht bij de facultaire contactpersoon of het adviespunt. Kansen en risico’s afwegen is niet altijd makkelijk. Neem de tijd en maak het jezelf eigen. Het beoordelen van de eerste casus vond ik ook best lastig, maar inmiddels heb ik er meer handigheid in gekregen. Soms voel ik me net een beetje een detective!’
Even bellen met
Er gebeurt veel binnen de Universiteit Leiden. De websites worden dagelijks gevuld met nieuws. In de rubriek ‘Even bellen met’ vragen we een medewerker meer te vertellen over een relevant en actueel onderwerp.