Van Excel naar PLAN: met één druk op de knop inzicht in onderwijstaken
Met het systeem PLAN in zicht voor het onderwijs maakt het Instituut Psychologie een belangrijke stap voorwaarts. Het complexe project is zorgvuldig uitgevoerd en het systeem ingericht. Het brengt docenten voordelen als gebruiksgemak en transparantie. Zsuzsika Sjoerds deed de pilot en testte het.
PLAN is een web-based planningstool die de onderwijstaken en beschikbare uren samenbrengt en die koppelt aan de jaarlijkse onderwijsprognose. In praktijk betekent dit inzicht krijgen in onderwijscapaciteit en de mogelijkheid te anticiperen op veranderingen.
Een aantal knelpunten in de onderwijsplanning wordt steeds zichtbaarder en voelbaarder. En na het advies van de Instituutsraad in 2021 is het helder: er moet er iets gebeuren. De Instituutsraad en Opleidingscommissies noemen als een van de oorzaken voor werkdruk het gebrek aan transparantie in uren en taken. Opleidingsdirecteur Pascal Haazebroek vertelt: ‘Ieder jaar geeft het Instituutsbureau een onderwijsprognose af. Alleen is een concrete vertaling naar mensen en uren om het geplande onderwijs te draaien een grote uitdaging. Dat is natuurlijk heel gek. Het is voor de secties bijvoorbeeld niet inzichtelijk of er voldoende staf is of dat er nog docenten geworven moeten worden. Dit staat nog los van de foutgevoeligheid van Excel en de verschillende werkwijze per sectie. Dat was de reden waarom we zijn gaan kijken naar oplossingen.’
'Het is mooie tool om de werkdruk te monitoren. Het is duidelijker wie al vol zit en wie nog ruimte heeft.'
Helder en toegankelijk
Het Instituut Pedagogische Wetenschappen (FSW), Universiteit van Amsterdam en Rijksuniversiteit Groningen werken al een tijd met PLAN, dat speciaal is ontwikkeld voor het plannen van taken in de academische context. Nu volgt ook ons Instituut Psychologie.
Zsuzsika Sjoerds, onderwijscoördinator en verantwoordelijk voor de onderwijsplanning bij Cognitieve Psychologie is betrokken bij het project: ‘Voor mij is het een enorme verbetering. Het systeem maakt onderwijsplanning helder en toegankelijk. Het biedt een compleet overzicht van alle onderwijsactiviteiten. Voorheen werkte ik met Excel, wat foutgevoelig kon zijn en onoverzichtelijk werd naarmate het detailniveau toenam. Nu staan alle bouwstenen van het onderwijs bij elkaar en is het flexibeler bij wijzigingen. Daarnaast is het een mooie tool om de werkdruk bij mijn collega’s te monitoren; Doordat het opgesplitst is per blok, is duidelijker wie al vol zit en wie nog ruimte heeft.’
Ook voor docenten zelf voorziet het systeem in behoeften, vertelt ze verder: ‘Tot nu toe kregen docenten voor aanvang van het academische jaar de voorlopige planning en werden latere wijzigingen via losse mails gecommuniceerd, wat onoverzichtelijk voor hen was. In PLAN is hun actuele onderwijsplanning transparant en kunnen vakcoördinatoren de planning van hun vak inzien. Of het nu gaat om een uitgevallen collega of een extra werkgroep, we kunnen direct schakelen.’
Één instituut, één werkwijze, één systeem
Een nieuw systeem is wennen. Projectleider Eva Gast wil de overgang zo soepel mogelijk laten verlopen. ‘Docenten en onderwijscoördinatoren werkten tot op heden met hun eigen planningssystemen en methodes. De overstap naar een nieuw systeem betekent een verandering in werkwijze. Het is voor ons essentieel de huidige ervaringen mee te nemen. Maar ook het systeem zelf is wennen. Gebruikersvriendelijkheid is dan ook een punt van aandacht.’
Om mogelijk te maken dat we als één instituut volgens een gezamenlijke werkwijze in een gezamenlijk systeem kunnen plannen, zijn gemeenschappelijke normen nodig. Zo krijgt elke docent evenveel tijd voor een vergelijkbare taak. Ruimte voor verschillen qua taken per vak blijft, maar de bouwstenen zelf zijn gelijk. ‘Hier is dus veel tijd in gaan zitten’, geeft ze aan. De normuren zijn iets waar we uiterst zorgvuldig naar hebben gekeken met de onderwijscoördinatoren. Het harmoniseren ervan heeft namelijk op iedere sectie weer een andere impact. En die kan behoorlijk groot zijn. Dit is dus iets wat je goed in kaart moet hebben, voordat je beslissingen kunt nemen.’
'De kwaliteit van het onderwijs stond voorop. En daar is niets aan veranderd, ook al geldt dat wel voor de omstandigheden.'
Urgentie toegenomen
Eén van de mogelijke misvattingen bij de invoering van PLAN en de harmonisatie van normuren is dat dit een bezuinigingsactie betreft ‘Toen wij in 2021 startten met de verkenning was er totaal nog geen sprake van bezuinigingen’ leg Pascal uit. ‘De kwaliteit van het onderwijs stond toen voorop. En daar is niets aan veranderd, ook al geldt dat wel voor de omstandigheden. Het is wel zo dat de urgentie voor het goed in beeld krijgen van de benodigde docentinzet en het efficiënt benutten van de beschikbare capaciteit nu door de financiële situatie extra is toegenomen.’
Bugs en fouten
Naast de grote betrokkenheid vanuit alle onderwijscoördinatoren is het systeem met een pilot ook in de praktijk getest. ‘Na het initieel afronden van de onderwijsplanning voor 2024-2025 in Excel hebben we alles in PLAN ingevoerd. Dat was een behoorlijke klus. Niet alleen vanwege de hoeveelheid, maar ook omdat de systematiek nét anders is. Een flinke vertaalslag dus. Maar ook een jaar lang dubbele administratie.’ Toch is Zsuzsika blij dat ze het gedaan heeft: ‘Er zijn zo veel bugs en fouten gecorrigeerd. Ook is het systeem aangepast zodat het beter aansluit bij de werkwijze van onderwijscoördinatoren en de manier hoe docenten hun onderwijstaken willen inzien. En ondanks dat PLAN op een wat andere manier is ingericht, is het al snel mijn hoofdbron voor de onderwijsplanning geworden.’
Inwerksessies
Nu de pilotfase bij Cognitieve Psychologie is afgerond, is het systeem PLAN klaar om gefaseerd in gebruik te nemen. ‘Eerst zijn alle onderwijstaken voor het academisch jaar 2025-2026 ingevoerd en gekoppeld aan de onderwijsprognose.’ Een enorme klus, vertelt Eva. ‘Afgelopen week zijn de eerste inwerksessies voor planners gestart. Zij gaan als eerste met PLAN aan de slag. Door iedereen goed te trainen zal het planningsproces straks soepeler en overzichtelijker verlopen. En zodra alle onderwijstaken ingevoerd zijn krijgen docenten toegang tot het systeem en inzicht in hun werkzaamheden. Dit zal vanaf juli zijn.’