Van wens tot rooster: In gesprek met de roostermakers van FGGA
Het plannen van het onderwijsrooster binnen FGGA is een uitdagend proces. Om een blik achter de schermen te bieden, spraken we met Quino – functioneel beheerder, Mandy en Ric – de roostermakers van de faculteit. Zij vertellen over hun werkzaamheden, de uitdagingen die zij tegenkomen en de samenwerking met andere afdelingen.
Van planning tot rooster: hoe werkt het?
Het proces start jaarlijks op 1 februari, wanneer opleidings- en studiecoördinatoren alle wijzigingen en extra wensen voor het komende studiejaar aanleveren. Quino verwerkt deze informatie in uSis, waarna Mandy en Ric het verder uitwerken in Term Time en MyTimetable.
De eerste prioriteit ligt bij het plannen van (grote) hoorcolleges, waarbij overlap tussen jaarlagen wordt vermeden. Hierna vindt het grote zalenoverleg plaats. Dat overleg is nodig omdat we met meerdere faculteiten in het gebouw zitten en word gedaan met de roostermakers van verschillende faculteiten en het Universitair Facilitair Bedrijf (UFB). Tijdens dit overleg wordt de verdeling van de grote onderwijszalen besproken. Campus Den Haag wordt gebruikt door meerdere faculteiten. Dit is een uitdagende factor en anders dan voor andere faculteiten in Leiden die hun eigen gebouw hebben. Hierdoor moeten ruimtes nog efficiënter verdeeld worden, waarbij soms moet worden uitgeweken naar externe locaties zoals Pathé.
'We hebben regelmatig te maken met tegenstrijdige belangen.'
Welke uitdagingen spelen er?
Het roosteren brengt diverse uitdagingen met zich mee. ‘We hebben regelmatig te maken met tegenstrijdige belangen,’ vertelt Ric. ‘Opleidingen willen bijvoorbeeld dat hoorcolleges direct worden gevolgd door werkgroepen, maar dat is niet altijd haalbaar binnen de beschikbare ruimte.’
Ook individuele voorkeuren van docenten kunnen knelpunten veroorzaken, bijvoorbeeld als meerdere docenten een vak samen geven, maar slechts beperkt beschikbaar zijn op dezelfde dagen. Daarnaast wijken de verwachte studentenaantallen soms af van de realiteit, wat leidt tot last-minute aanpassingen.
‘Een ander terugkerend punt is het plannen van onderwijs tussen 17.00 en 19.00 uur,’ vult Mandy aan. Hoewel dit tijdsblok ruimte biedt voor meer flexibiliteit in het rooster, ervaren veel docenten en studenten deze tijden als onprettig. Toch is dit vaak de enige optie, zeker nu de faculteit en de Campus groeit – niet alleen door nieuwe bachelors en een master, maar ook door een stijgend aantal studenten in bestaande opleidingen. Deze groei zorgt voor een structurele uitdaging: de beschikbare ruimte op de campus is hier niet altijd op ingericht. We streven er naar om de lasten hierbij zo eerlijk mogelijk te verdelen.
Samenwerking met andere afdelingen
Het roosterproces vraagt nauwe samenwerking tussen verschillende afdelingen, waaronder opleidingscoördinatoren, docenten en het UFB. Opleidingscoördinatoren spelen een cruciale rol in het afhandelen van zaalaanvragen en het communiceren van wijzigingen met het OSC. ‘We vragen docenten en coördinatoren om wijzigingen tijdig door te geven, omdat elke verandering na juni het rooster alleen maar verslechtert,’ benadrukt Ric.
Vooruitblik: het Spui-gebouw
Om beter in te spelen op de groei en ruimtebehoefte, staat een belangrijke verandering op de planning: de oplevering van het Spui-gebouw in januari 2026. Dit gebouw zal beschikken over een collegezaal voor 300 personen en een flexibele platte zaal. De FGGA blijft innoveren. Zo is de faculteit de eerste binnen de universiteit die automatisch roostert. Dit maakt het proces objectiever en efficiënter. ‘Tja roosters maken voor iedereen, het is niet eenvoudig’ erkent Ric ‘maar we doen het met liefde voor het onderwijs.’