Een goed begin is het halve werk
Weet jij nog hoe jouw eerste werkdag was? Hoe werd je ontvangen en wat deed dat met je? Een goede start is belangrijk, voor jou als medewerker en voor de afdeling waar je gaat werken. Hoe regel je onboarding nou goed en wat komt er allemaal bij kijken? Karin van Daalen vertelt je hoe het zit.
‘Ik weet het nog goed. In 2020 was mijn eerste dag bij het secretariaat van het faculteitsbestuur van FWN. Met gezonde spanning stapte ik om negen uur de faculteit binnen. Mijn collega's van het bestuurssecretariaat stonden klaar met een mooie bos bloemen. Ik kreeg een tour door het gebouw en ontmoette het faculteitsbestuur.
Het was heel fijn dat mijn collega’s ervoor hadden gezorgd dat ze alle tijd voor mij hadden. Ook hadden ze geregeld dat die dag collega's van andere afdelingen langskwamen om zich kort voor te stellen. Aan het einde van dag stapte ik vol positieve indrukken op mijn fiets en had ik enorme zin in dag twee. Wat een warm welkom!
Bij de Universiteit Leiden is het zo geregeld dat elke nieuwe medewerker een online onboardingsmodule ontvangt en mee kan doen aan een online introductiebijeenkomst. Hierin word je stap voor stap meegenomen in de wereld van de Universiteit Leiden.
Hoe zit dat?
Met welke vraag ga je naar HR en wanneer naar het PSSC? Hoe zit het nou precies met verlof en hoe met loopbaanontwikkeling? In deze rubriek beantwoordt een HR-collega elke keer een andere vraag.
Onboarding magazine
Vanuit FWN krijg je een online onboarding magazine, waarin je leest hoe de faculteit is georganiseerd. Verder staat het boordevol praktische informatie, bijvoorbeeld over personele en facilitaire zaken. Wist je trouwens dat er ook een online onboardingsmodule bestaat voor promovendi en leidinggevenden?
Als nieuwe leidinggevende krijg je van ons HR-team een welkomstmail. Daarin stellen wij onszelf voor en vertellen we waar we je bij kunnen ondersteunen en adviseren. Ook lees je er informatie over de onboardingsmodule voor leidinggevenden en de live startbijeenkomsten die vanuit de Universiteit Leiden worden georganiseerd. Tenslotte informeren wij leidinggevenden over het leiderschapsmodel en de leiderschapsladder die inzicht geeft in de trainingen voor leidinggevenden.
Want eigenlijk begint onboarding zodra de werkgever met een medewerker een contract aangaat. Vanaf dat moment is het belangrijk contact te houden met de nieuwe collega. Vraag tijdig een LU-card aan, regel een laptop en zo nodig een telefoon en zorg dat je werknemer alle informatie heeft over de eerste werkdag!
Neem de tijd
En hoe doe je dat praktisch? Het is belangrijk dat je achter de schermen alles in orde maakt voordat je nieuwe werknemer start. De accounts zijn klaar voor gebruik, er is een werkplek beschikbaar en er ligt een welkomstpresentje klaar. Een eerste werkdag is altijd spannend, vang de nieuwe medewerker op en maak tijd voor een kop koffie.
Zo zie je maar dat onboarding meer inhoud dan je soms denkt. Alle informatie, het opbouwen van je interne netwerk, het vinden van je weg binnen de organisatie horen bij de onboarding. Jij bent zelf in de lead als het gaat om de succesvolle onboarding van jouw nieuwe collega. Vanuit HR kunnen wij je natuurlijk adviseren.
Zelf heb ik net de overstap gemaakt naar een baan bij de HR-afdeling. En zo heb ik dus nog een keer een onboardingsproces meegemaakt binnen onze faculteit. En dat hebben mijn HR-collega’s goed gedaan. Ze regelden voor mij eenzelfde onboarding zoals een nieuwe collega van buiten de organisatie. Het was een warm welkom en een heel prettige ervaring!
Hierdoor heb ik ervaren dat het ook heel belangrijk is om tijd te nemen voor onboarding als je binnen je eigen organisatie verandert van functie. En eigenlijk zou ik iedereen aanraden om jaarlijks de online onboardingsmodule te bekijken. Op die manier weet je wat jouw nieuwe collega voor informatie krijgt en ben je zelf ook weer even op de hoogte. Mijn ervaring is dat je er altijd weer wat uithaalt.’