Datamanagement
Datamanagement is het creëren, opslaan, onderhouden, beschikbaar maken, archiveren en langdurig bewaren van onderzoeksdata. Hierbij wordt als einddoel vaak gerefereerd aan de zogenaamde FAIR principes: 'Findable, Accessible, Interoperable and Re-usable'.
Denk vooraf aan het verzamelen of creëren goed over data na. Zorg ervoor dat die vindbaar, toegankelijk, uitwisselbaar en herbruikbaar is. Niet alleen voor anderen, maar ook voor eigen gebruik in de toekomst.
Meer informatie over datamanagement vind je op de website van de Universitaire Bibliotheken Leiden (UBL).
Datamanagementplan
Verantwoord datamanagement is een onderdeel van goed onderzoek. Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit (2018) herkend “het toenemend belang van het gebruik en beheer van data en de ontwikkelingen op het gebied van open science.” Onderzoeksfinanciers zoals NWO vereisen het schrijven van datamanagementparagrafen en plannen. Zij hanteren bij het beschikbaar stellen van datasets voor hergebruik het uitgangspunt “open als het kan, beschermd als het moet”.
Regeling Datamanagement Universiteit Leiden biedt een universitair raamwerk voor een datamanagementbeleid. De afdeling Economie en het Instituut voor Strafrecht & Criminologie hebben eigen datamanagement protocollen.
Datamanagementplan (DMP)
Volgens de Regeling Datamanagement Universiteit Leiden moeten alle onderzoekers een DMP opstellen voordat zij data gaan verzamelen of creëren.
Een datamanagementplan is een uitstekend hulpmiddel om systematisch na te denken over jouw geplande dataverzameling. Een DMP schetst de praktijk voor verzameling/creatie, organisatie, bescherming, opslag, documentatie en – waar mogelijk – delen van de gegevens. Dit verbetert het projectmanagement van het onderzoek. Je gaat je heel vroeg in het onderzoek buigen over praktische vragen, privacy issues, kosten en potentiele risico’s zoals verlies van gegevens of onrechtmatige toegang. Anderen, zoals een begeleider of samenwerkingspartner, hebben alle informatie in één document om te begrijpen hoe jij met de onderzoeksgegevens wilt omgaan. Vaak verbetert en plannen en vooruitdenken de kwaliteit van de dataset en bijbehorende documentatie. Het maakt dus het hergebruik van de data mogelijk, voor vervolgonderzoek en, waar mogelijk, ook hergebruik op de lange termijn.
Zie ook Tips and tricks for writing a Data Management Plan
Als er in jouw onderzoek ook persoonsgegevens worden verzameld, bijvoorbeeld bij het afnemen van interviews, zal je nog een aanvullende handeling moeten doen. Je zou dan nog een verwerkingsregister onderzoek bij de privacy officer moeten indienen. Dit helpt om na te denken over de risico’s in het onderzoek en geeft informatie over corrigerende maatregelen en beschikbare hulpmiddelen. Het zou ook kunnen zijn dat het nodig is om het onderzoek te laten toetsen door de Commissie Ethiek en Data. Het opstellen van een DMP en een verwerkingsregister onderzoek zijn onderdeel van de voorbereiding van de toetsing.
DMP in het promotietraject
Aangestelde promovendi en contractpromovendi van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid dienen een datamanagementcursus als onderdeel van hun opleiding te volgen. Buitenpromovendi (zonder aanstelling) zijn welkom bij de facultaire cursus of de DMP-workshop die door de bibliotheek wordt aangeboden. Datamanagement in complexe onderzoek-scenario’s kunnen het best vroegtijdig besproken worden met de begeleider en waar nodig met onderzoeksondersteuners.
Alle promovendi moeten aan het begin van het promotietraject een DMP opstellen, dat de begeleider toetsing en goedkeurt. Bij grotere wijzigingen wordt het plan opnieuw doorgenomen en bijgewerkt. De laatste versie van het DMP wordt samen met het proefschrift ingediend.
In de promotietrajecten waarin tegen einde van het eerste jaar een evaluatiegesprek plaatsvindt, wordt het DMP samen met de andere documenten ingediend.
Wanneer moet ik mijn DMP opstellen en bijwerken?
Nieuwe promovendi schrijven de eerste versie van hun DMP tijdens de datamanagementcursus van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid. Meestal gebeurt dit tijdens de eerste 6 maanden van het promotietraject voordat er gegevens worden verzameld. Tijdens de cursus bespreken de promovendi hun DMP met de promotor(en) en krijgen zij feedback door een docent.
Buitenpromovendi (zonder aanstelling) zijn welkom bij deze facultaire cursus of de DMP-workshop die door de bibliotheek wordt aangeboden..
Als er in het onderzoeksproject persoonsgegevens worden verwerkt en/of een ethische toetsing nodig is, moet het DMP worden voorgelegd aan de privacy officer en/of de Commissie Ethiek en Data. De consultatie en/of toetsing moet plaatsvinden voordat de dataverzameling van start gaat.
Om vertragingen in de procedure te voorkomen, wordt geadviseerd om vroegtijdig een DMP-check aan te vragen bij de Data Steward Mareike Boom.
Promovendi dienen – vaak tegen het einde van het eerste jaar – hun DMP in samen met de overige documenten voor het evaluatiegesprek.
Bij de voorbereiding van (een nieuwe versie van) het DMP kunnen zij Data Steward Mareike Boom voor advies en feedback contacteren.
Begin of einde van een onderzoeksfase zoals dataverzameling, dataverwerking of data-analyse zijn goede momenten om het DMP te herzien: details toevoegen voor de nieuwe fase (gebruikte software etc.) of het plan aanpassen aan het daadwerkelijk uitgevoerde onderzoek in de afgeronde fase.
Indienen DMP samen met het manuscript.
Als onderdeel van de afronding van het promotietraject wordt de bijgewerkte definitieve versie samen met het manuscript ingediend. De promotor verklaart formeel dat het DMP is gevolgd conform de Regeling Datamanagement van de Universiteit Leiden.
Mogelijkerwijs moeten ook de documenten die zijn ingediend bij de privacy officer worden bijgewerkt.
Data archivering/registratie van metadata.
Indien het nog niet tijdens het onderzoek is gebeurd, moet het dataset worden ingediend worden bij een (gecertificeerd) data archief. Indien de gegevens niet gedeeld mogen worden, moeten de metadata van de dataset volgens de regeling datamanagement extern worden geregisterd. Bij vragen over de definitieve versie van het DMP, archivering of metadata registratie kunnen onderzoekers contact opnamen met de data steward.
Onderzoek zonder verzameling/creëren van gegevens
Sommige onderzoekers aan de Faculteit der Rechtsgeleerdheid verzamelen of creëren geen onderzoeksdata in hun onderzoeksprojecten, anderen twijfelen misschien hierover. Bij twijfel kan altijd contact worden gezocht met de data steward.
Voor sommige onderzoeksprojecten binnen de Faculteit der Rechtsgeleerdheid volstaat het daarom om alleen een deel van het DMP in te vullen.
- Een volledig datamanagement plan is nodig als de onderzoeker gegevens creëert of nieuwe data verzamelt. Hetzelfde geldt als door analyse van bestaande datasets met kwalitatieve en kwantitatieve methoden verwerkte en geanalyseerde data ontstaan
- Als in traditioneel juridisch onderzoek (doctrinair-juridisch onderzoek) alleen openbaar toegankelijke bronnen worden gebruikt, zoals statuten, uitspraken, annotaties, wetenschappelijke artikelen en boeken, is het invullen van een DMP een formaliteit. Daarin wordt formeel vastgelegd dat het project geen onderzoeksgegevens genereerd. Daarnaast wordt de locatie van de openbare bronnen aangegeven.
Het invullen van een DMP kan het proces van wetenschapsbeoefening verbeteren en risico’s zoals verlies van bestanden verminderen. Het uitwerken van antwoorden voor de vragen over de organisatie en documentatie van de bestanden evenals opslag en back-up wordt sterk aanbevolen.
Ondersteuning aan de Faculteit der Rechtsgeleerdheid
Aanspreekpunten voor onderzoeksondersteuning binnen de faculteit:
- data steward voor datamanagement vragen in alles fases van het onderzoek;
- informatiemanager voor vragen rondom de universitaire infrastructuur, hardware en software;
- privacy officer voor vragen over privacy en gegevensbescherming;
- ICT-contactpersoon voor het aanvragen van ICT-faciliteiten;
- Commissie Ethiek en Data voor ethische en data/privacy toetsing van onderzoeksvoorstellen en
- Graduate School of Legal Studies voor vragen over procedures in promotietrajecten.
Informatie en training
Het Centre for Digital Scholarship (CDS) in de Universiteitsbibliotheek biedt verschillende datamanagement trainingen aan. Op de CDS website is veel informatie te vinden zoals een data management checklist, best practices, een catalogus met faciliteiten voor dataopslag en informatie over auteursrecht.