Dagen dat je kunt promoveren

De promotie kan plaatsvinden op dinsdagen, woensdagen en donderdagen, telkens om 10:00, 11:30, 13:00, 14:30 en 16:00 uur.

Informatie over de gang van zaken tijdens de plechtigheid

De promotor licht de promovendus vóór de promotie in over de gang van zaken tijdens de plechtigheid. De pedel geeft eventuele aanvullende informatie.

Locatie van de promotie

Alle promoties vinden plaats in het Groot Auditorium.

Protocollaire voorschriften 

Je dient je te houden aan deze protocollaire voorschriften:

• Paranimfen: Promovendi worden begeleid door twee paranimfen.
• Dresscode: Promovendi en paranimfen zijn gekleed in rokkostuum met zwart vest, wit strikje en zwarte sokken of in bij de aard van de plechtigheid behorende formele kleding.

Aanspreekvormen

Tijdens de promotieplechtigheid gebruik je als promovendus de volgende aanspreekvormen:

• (fungerend) rector: mijnheer/mevrouw de rector magnificus
• promotor: hooggeschatte promotor
• lid van de commissie:
  • zijnde hoogleraar: hooggeleerde opponenslid van de commissie
  • geen hoogleraar - wel gepromoveerd: zeergeleerde opponens
  • geen hoogleraar - niet gepromoveerd: weledelgeleerde opponens

Geen woorden van waardering

De verdediging en de woorden daaraan voorafgaand, bevatten geen woorden van waardering voor de opponent over de aard en kwaliteit van de uitgebrachte oppositie.

Het versturen van uitnodigingen en verspreiding van het proefschrift

De promovendus en/of zijn paranimfen zorgen zelf voor:

• de uitnodigingen voor het bijwonen van de promotie, in persoon, dan wel online, de eventuele receptie en het invoegen van deze uitnodigingen in het proefschrift
• de verspreiding van de proefschriften voor anderen (dan de leden van de universitaire/facultaire gemeenschap en de Universiteitsbibliotheek)

Bereikbaarheid en gasten

Er is weinig parkeergelegenheid in de buurt van het Academiegebouw. Verwijs je gasten daarom naar een van de parkeerterreinen vlakbij het centrum.

Laatkomers

Als de zitting eenmaal is begonnen, dan worden belangstellenden niet eerder dan na de schorsing en voor de terugkomst van de commissie tot de bijeenkomst toegelaten.

Kinderen

Kinderen beneden 6 jaar worden niet toegelaten bij de verdediging van het proefschrift. Zij mogen wel bij de bevordering tot doctor (dat wil zeggen: na hervatting van de zitting). Kleine kinderen kunnen wel terecht op de begane grond van het Academiegebouw, waar een rechtstreekse beeldverbinding is.

Van de (oudere) kinderen wordt verwacht dat ze drie kwartier zich rustig kunnen gedragen, zodat de promotieplechtigheid ongestoord kan verlopen. Iemand uit het gezelschap van de promovendus dient de kinderen in het oog te houden en zo nodig in te grijpen.

Receptie

Voor informatie over recepties kun je terecht bij Rob Buis van het Universitair Facilitair Bedrijf. Vindt de receptie elders plaats? Dan krijgen de leden van de commissie eerst de gelegenheid de jonge doctor geluk te wensen. 

Fotografie tijdens de promotiezitting

Tijdens de verdediging van het proefschrift mag er niet worden gefotografeerd en/of gefilmd. Na de hervatting van de zitting mag dit wel.

Livestream

De universiteit verzorgt standaard een openbare livestream van de hele promotieplechtigheid.

Media

Om media te attenderen op het verschijnen van je proefschrift, kun je een beroep doen op de communicatieafdeling(en) van de Universiteit Leiden.

Willen de media (radio en/of televisie) opnamen maken tijdens de promotiezitting? Dan moet de afdeling Strategische Communicatie en Marketing (SCM) van de universiteit aan de rector magnificus een verzoek sturen, met opgave van redenen. Het maken van deze opnamen moet in ieder geval gebeuren met schriftelijke instemming van de aanwezigen.

Naamsvermelding op bul en Engelse vertaling

• De tenaamstelling van de bul is conform vermelding naam in Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). Dit geldt ook voor door de universiteit verstrekte vertalingen. Er wordt bij de bul een Engelse vertaling van de tekst op het diploma toegevoegd.
• De pedel controleert dit en baseert zich hierbij op de Master-bul (die conform GBA zal zijn) of een facultaire verklaring dat de promovendus tot de graduate school is toegelaten. De Graduate School moet dan dus kijken naar GBA of het paspoort.

Meer informatie

Neem voor meer informatie over de gang van zaken tijdens de promotieplechtigheid contact op met de pedel van de universiteit.