Begin je aan een promotietraject bij de Universiteit Leiden? Dan volg je van het centrale introductieprogramma voor promovendi – Inform & Connect – in ieder geval de online module (Inform) en minimaal één van de themabijeenkomsten (Connect). 

Inform: online introductiemodule

In de online introductiemodule vind je uitgebreide informatie over de universiteit, het verloop van het promotietraject en het aanbod aan voorzieningen en faciliteiten. Je kan de module ieder moment opstarten, pauzeren en opnieuw bekijken.  

Het doorlopen van de module is verplicht voor alle promovendi. Je krijgt hier vijf cursusuren voor.

Connect: bijeenkomsten voor promovendi 

Jaarlijks zijn er meerdere interactieve themabijeenkomsten, met aansluitend een borrel. Tijdens deze bijeenkomsten kom je meer te weten over belangrijke onderwerpen voor promovendi, en kun je andere promovendi ontmoeten:

1. Getting started - Grip on the PhD process 
2. Be the change - Creating a positive working environment through open science 
3. Taking charge - Communication is key 
4. What's next? - First step to the next move in your career (beschikbaar in 2025) 

Ben je LUMC- of gastpromovendus? Registreer je dan via deze link voor Inform en/of Connect.

Deelname aan tenminste één themabijeenkomst is verplicht voor alle promovendi. Per bijeenkomst kan je vijf cursusuren krijgen. 

Naast deze algemene introducties organiseren Graduate Schools en instituten ook introductieactiviteiten voor hun promovendi. Soms is deelname aan deze activiteiten verplicht.

Aan het begin van het promotietraject stel je samen met de (co)promotoren een Opleidings- en Begeleidingsplan (OBP) op. Hierin maak je afspraken over je begeleiding en je academische en persoonlijke ontwikkeling.

In het OBP worden in ieder geval, maar niet uitsluitend, afspraken opgenomen over: 

• Wie optreden als (co)promotoren en eventuele verdere begeleiders, evenals de inhoud, omvang, frequentie van en verantwoordelijkheden voor de begeleiding;
• De GROW-gesprekken (de jaarlijkse Gesprekken over Resultaat, Ontwikkeling en Welzijn). Deze zijn verplicht voor werknemerpromovendi, maar wenselijk bij alle promovendi; 
• De voorbereiding op het 'go/no-go'-moment en het moment waarop de 'go/no-go'-beslissing wordt genomen; 
• De planning van het onderzoek;  
• Het individuele opleidingsprogramma (cursussen of training); 
• Het geven van onderwijs (indien van toepassing).

Verder wordt in het OBP vastgelegd in welke fase van het promotietraject deze verschillende activiteiten zullen plaatsvinden. Voor promovendi met een dienstverband vormt het OBP onderdeel van de arbeidsovereenkomst. In aanvulling op het OBP stel je een Datamanagementplan (DMP) op, waarin je jouw dataverzameling en -beheer verantwoordt. Een afgerond opleidingsplan (alle afgesproken cursussen afgerond) is een voorwaarde om te kunnen promoveren.

Binnen drie maanden na aanstelling upload je het OBP in LUCRIS/Converis GSM. Buitenpromovendi en extern gefinancierde promovendi doen dit binnen zes maanden na de start van hun promotietraject.

Het OBP is een levend document: na één jaar wordt het OBP verder ingevuld en waar nodig herzien. Ook daarna is het verstandig om het OBP up to date te houden. Je bespreekt de afspraken en planning tijdens voortgangsgesprekken en/of de GROW-gesprekken.

De opmaak van het OBP en het DMP kan per faculteit verschillen (zie facultaire tab of Graduate School).

Enige tijd na de start van het promotietraject vindt een evaluatiegesprek plaats, het zogenaamde ‘go/no-go’-moment. Hiermee bewaken we de kwaliteit van proefschriften en waarborgen we wetenschappelijke normen. Ook worden jouw verwachtingen als promovendus en die van je begeleiders verder besproken.

Wanneer heb je het go/no-go-gesprek?

Voor promovendi met een vierjarige aanstelling en beurspromovendi vindt het evaluatiemoment doorgaans tegen het einde van het eerste jaar plaats. Voor promovendi met een langere aanstelling (PhD Fellows), extern gefinancierde en buitenpromovendi is dit doorgaans halverwege het tweede jaar. Het precieze go/no-go-moment kan verschillen per faculteit.  

Wat bespreek je tijdens het go/no-go-gesprek?

Tijdens de evaluatie bespreek je met je begeleider(s) de voortgang van het onderzoek. Bij sommige faculteiten zijn ook de promovendidecaan of -coördinator en/of een externe evaluator aanwezig. Centraal staan het (bijgewerkte) onderzoeksvoorstel en je voorlopige onderzoeksoutput. Ook het Opleidings- en Begeleidingsplan speelt een belangrijke rol. Naar aanleiding van het gesprek en het voorstel wordt besloten of het promotietraject wordt voortgezet of beëindigd. 

De vorm van het evaluatiegesprek kan per faculteit verschillen (zie facultaire tab of Graduate School).

Naast het verrichten van promotieonderzoek volg je een individueel opleidingsprogramma, dat je zelf samenstelt in overleg met je begeleider. Dit opleidingsplan vormt onderdeel van het Opleidings- en Begeleidingsplan. Voor alle promovendi met een aanstelling en beurspromovendi geldt een minimaal vereiste van: 

• 140 uur (5 ECTS) aan wetenschappelijke trainingsactiviteiten
• 140 uur (5 ECTS) aan trainingsactiviteiten op het gebied van generieke vaardigheden (transferable skills), waaronder tenminste één training op gebied van wetenschappelijke integriteit

Sommige faculteiten hanteren een omvangrijker programma (zie facultaire tab of Graduate School). Voor extern gefinancierde en buitenpromovendi geldt een lagere eis. Zij volgen ten minste een cursus wetenschappelijke integriteit en eventuele door faculteit en/of instituut verplicht gestelde cursussen.

Cursusaanbod

De faculteiten bieden zelf verschillende onderzoeks- en wetenschappelijke trainingen aan, maar het is ook mogelijk om cursussen buiten de Universiteit Leiden te volgen. Denk aan cursussen van andere universiteiten, nationale onderzoeksscholen of (inter)nationale/regionale onderzoeksgroepen. Ook worden door Una Europa internationale cursussen en zomer- en winterscholen georganiseerd.

Voor generieke vaardigheden vind je bij HRM Learning & Development een uitgebreid cursusaanbod. Soortgelijke of andere cursussen op gebied van generieke vaardigheden kunnen ook elders worden gevolgd. Verder mag je het geven van onderwijs opvoeren als cursusuren (voor maximaal 20 uur). Soms is het mogelijk om een BKO-(deel)certificaat te halen, waarvan de cursussen en het schrijven van een portfolio eveneens als trainingsuren kunnen worden opgevoerd voor het onderdeel generieke vaardigheden. 

Alle behaalde cursuscertificaten upload je in LUCRIS/Converis GSM (zie ook de handleiding). Cursusuren van HRM Learning & Development worden hier automatisch in verwerkt. 

Opleidingskosten

Voor promovendi in dienst van de universiteit en beurspromovendi komen de kosten van cursusdeelname in het kader van hun opleidingsprogramma in principe niet voor eigen rekening. Wel is het belangrijk om de (kosten van) cursusdeelname van tevoren met je begeleider te bespreken, zeker wanneer het om een externe cursus gaat.

Voor buitenpromovendi en extern gefinancierde promovendi worden de kosten van de training wetenschappelijke integriteit en eventuele verplichte aanvullende trainingen door hun faculteit of instituut betaald. Als blijkt dat verdere trainingen nodig zijn om je onderzoek goed te kunnen verrichten, kunnen twee van deze trainingen in overleg met je begeleider door je faculteit of instituut worden bekostigd.

Als onderdeel van het promotietraject kun je enige tijd onderzoek doen of onderwijs volgen in het buitenland. Je kunt zelfstandig een universiteit of onderzoeksinstituut benaderen voor een onderzoeksverblijf, maar ook gebruik maken van de volgende mogelijkheden:

• Bij een kort verblijf kom je mogelijk in aanmerking voor een Erasmus+-beurs. Neem hiervoor contact op met het scholarships team van Studenten- en Onderwijszaken (SOZ).
• Het uitwisselingsprogramma van de League of European Research Universities (LERU), waar Leiden deel van uitmaakt.
• Una Europa kan je helpen met een verblijf aan één van de elf aangesloten universiteiten. Neem contact op met het projectteam van de Universiteit Leiden.

Het is ook mogelijk om het promotieonderzoek aan de Leidse én een buitenlandse universiteit gezamenlijk te verrichten (een joint doctoral degree), en op die manier buitenlandervaring op te doen.

Sommige faculteiten stellen aan hun promovendi een individueel budget beschikbaar waarmee zij boeken, congressen, eventuele (externe) cursussen en overige onderzoeksactiviteiten kunnen bekostigen (zie facultaire tab of Graduate School).

In aanvulling op het promovendibudget kun je bij het Leids Universiteits Fonds (LUF) een subsidie aanvragen voor een onderzoeksverblijf in het buitenland en voor internationaal congresbezoek.