Bij elk proefschrift geldt dat er voldoende exemplaren beschikbaar moeten zijn, in een makkelijk leesbare vorm.

Bundeling van artikelen als proefschrift

Bij het overdrukken moeten de artikelen hetzelfde formaat hebben. Dat betekent dat de artikelen soms vergroot of verkleind moeten worden. Het proefschrift moet zo gebundeld worden, dat het geheel het karakter heeft van een ingenaaid, gebrocheerd of ingebonden boek.

Handelseditie

Er kan alleen een handelseditie van een proefschrift verschijnen als

• de uitgave plaatsvindt nadat de promotiecommissie heeft besloten dat de promovendus daadwerkelijk mag promoveren.
• de handelseditie die wordt gebruikt als proefschrift voor de afdracht aan de pedel een ingebonden titelblad heeft. Zie voor verdere eisen het promotiereglement.

Publiceren

Het is toegestaan en soms een vereiste dat een deel van het proefschrift als artikel wordt gepubliceerd in een (inter)nationaal wetenschappelijk tijdschrift voordat de verdediging van het proefschrift heeft plaatsgevonden. De publicatie moet in het manuscript worden vermeld. 

Meerdere auteurs

• Een proefschrift kan bestaan uit een bundeling van eerder gepubliceerde artikelen waarvan de promovendus niet de enige auteur is.
• Ook kan het bestaan uit een bundeling van ter publicatie aangeboden artikelen.

Als je dergelijke artikelen opneemt in het proefschrift, worden zij opnieuw uitgegeven. Je moet dan letten op de auteursrechten van de andere auteursrechthebbende(n). 

Gezamenlijk proefschrift

Heb je met anderen een gezamenlijk proefschrift geschreven, dan geldt dat iedere promovendus het proefschrift  aanbiedt met een eigen titelblad en curriculum vitae en het benodigde aantal eigen stellingen. Op de achterzijde van elk titelblad kun je vermelden dat het gaat om een gezamenlijk onderzoek van twee promovendi, waarvan het resultaat heeft geleid tot een gezamenlijk proefschrift.

Eisen voor het titelblad

Het uiterlijk van het titelblad is gereguleerd. Let erop dat je het titelblad niet laat drukken voordat het namens de rector magnificus door de pedel en de decaan is goedgekeurd.

Eisen voor het niet-wetenschappelijke gedeelte

Je mag het niet-wetenschappelijke gedeelte van het proefschrift pas vermenigvuldigen, als de decaan van de faculteit zijn akkoord heeft gegeven. Het niet-wetenschappelijke gedeelte bestaat uit:

• titelblad (voor- en ommezijde)
• voor- en/of nawoord(en)
• acknowledgment(s)
• (eventuele) opdracht
• (eventueel) citaat/motto
• inhoudsopgave
• curriculum vitae
• stellingen
• samenvatting
• omslag
• voor- en achterzijde van het dissertatie-exemplaar en daarvan zowel de binnen- als de buitenkant