De richtlijn is van toepassing op alle promovendi van de Universiteit Leiden. Een deel is niet voor extern gefinancierde en buitenpromovendi van toepassing. Eventuele uitzonderingen worden per artikel vermeld.

De verschillende promovendi-typen vind je terug in de richtlijn.

Richtlijn

1.    Alle promovendi worden bij aanvang geregistreerd in het HRM medewerkersregistratie¬systeem van de Universiteit of dat van het LUMC en in het promovendivolgsysteem Converis van de Graduate School. Voor extern gefinancierde en buitenpromovendi geldt dat zij zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen één jaar na het eerste contact met de beoogd promotor, worden ingeschreven in het HRM medewerkersregistratiesysteem van de Universiteit of dat van het LUMC en in het promovendivolgsysteem Converis. (Zie Hoofdstuk 2 van het promotiereglement voor toelichting over aanvang van het promotietraject).

2.    Alle promovendi hebben recht op een LU-Card die hen toegang geeft tot de bibliotheek. Met uitzondering van de extern gefinancierde en buitenpromovendi kunnen alle promovendi zonder kosten gebruik maken van kopieer- en printfaciliteiten, binnen de regels die in de faculteiten gelden voor het wetenschappelijk personeel.
 
3.    Promovendi in dienst en beurspromovendi hebben recht op een werkplek op de faculteit. Instituten stellen waar mogelijk flexwerkplekken beschikbaar voor extern gefinancierde en buitenpromovendi..
 
4.    Met uitzondering van extern gefinancierde en buitenpromovendi worden alle promovendi in de gelegenheid gesteld om, binnen redelijke grenzen, tijdens hun dienstverband tenminste tweemaal een wetenschappelijk congres te bezoeken. 
 
5.    Faculteiten dienen kandidaat-promovendi bij toelating tot de Graduate School duidelijk te informeren over de beschikbare faciliteiten (inclusief cursussen, onderzoekskosten, e.d.).
 
6.     Voor elke promovendus wordt aan het begin van het promotietraject een opleidings- en begeleidingsplan opgesteld. Voor promovendi in dienst en voor beurspromovendi geldt hiervoor een termijn van drie maanden na formele aanvangsdatum van het PhD traject (aanstellingsdatum) en voor extern gefinancierde en buitenpromovendi wordt een termijn van maximaal zes maanden na toelating tot de graduate school aangehouden. Zie Hoofdstuk 2 van het promotiereglement voor toelichting over aanvang van het promotietraject. 

Het OBP is een levend document en kan, wanneer van toepassing, worden geüpdatet. In het OBP worden in ieder geval, maar niet uitsluitend, afspraken opgenomen over:

1. 1. Wie voor de promovendus optreden als (co)-promotoren en verdere begeleiding, alsmede de inhoud, verantwoordelijkheden, omvang en frequentie van de begeleiding (zie artikel 7).
   2. In ieder geval voor de promovendus in dienst, maar bij voorkeur voor alle promovendi, dat er jaarlijks een resultaat- en ontwikkelingsgesprek plaatsvindt (zie artikel 9).
   3. De voorbereiding op de go/no go beslissing en het moment waarop de go/no go beslissing wordt genomen (zie artikel 10).
   4. De benodigde cursussen en trainingen (zie artikel 11).
   5. Het geven van onderwijs (zie artikel 12).

 
7.    Elke promovendus heeft naast de promotor minimaal één andere (co-)promotor. In het opleidings- en begeleidingsplan wordt vastgelegd hoe de verantwoordelijkheden worden verdeeld tussen de verschillende begeleiders.  

Iedereen die voor het eerst promovendi gaat begeleiden, moet de cursus ‘Begeleiden van promovendi’ of een vergelijkbare cursus volgen/hebben gevolgd. Ook iedereen die bevorderd wordt van UD tot UHD moet deze cursus binnen een jaar volgen. Deze cursus kan via HR Learning and Development worden gevolgd.

8. (Co-)promotoren en promovendi hanteren in hun onderlinge contact de Golden rules for PhD supervision.
 
9.    Jaarlijks vindt er met elke promovendus in dienst een resultaat- en ontwikkelingsgesprek plaats. Jaarlijks vindt er met elke promovendus (in het geval van extern gefinancierde en buitenpromovendi minimaal eens in de twee jaar) een annual review- of monitoringsgesprek met één of twee onafhankelijke plaats, waarbij de kwaliteit van de begeleiding een belangrijk onderwerp van gesprek is.
 
10.    In elk promotietraject wordt, na een in het opleidings- en begeleidingsplan vastgestelde periode, een go/no go-beslissing genomen, die schriftelijk wordt vastgelegd. Voor promovendi in dienst en voor beurspromovendi geldt dat de go/no-go beslissing aan het einde van het eerste jaar wordt genomen. Voor externe gefinancierde en buitenpromovendi geldt dat de beslissing op zijn vroegst na één jaar en ten laatste na twee jaar genomen moet worden. 

11.   Iedere promovendus maakt, als onderdeel van het OBP, een opleidingsplan.

Voor promovendi die op of na 1 januari 2024 zijn toegelaten tot de Graduate School geldt dat de succesvolle afronding van het afgesproken opleidingstraject voorwaarde is voor toelating tot de promotie.

          a. Voor promovendi in dienst en beurspromovendi bevat het plan tenminste:

• 140 uur aan wetenschappelijke trainingsactiviteiten (vakinhoudelijke trainingen, congresbezoek, e.d.)
• 140 uur aan trainingsactiviteiten op het gebied van transferable skills (zoals presenteren, academisch Engels, time management, loopbaanoriëntatie, ondernemerschap, onderwijs geven (hiervan mag max 20 uur worden opgevoerd), het behalen van het BKO deelcertificaat), waaronder tenminste één training op gebied van wetenschappelijke integriteit.

          b. Voor extern gefinancierde en buitenpromovendi geldt dat ten minste de cursus ‘wetenschappelijke integriteit’ verplicht gevolgd moet worden. Daarnaast geldt dat in overleg met de (co)promotor(en) wordt vastgesteld of en welke training verder noodzakelijk is voor het goed kunnen uitvoeren van het promotieonderzoek. Zij worden, indien noodzakelijk en in afstemming met de promotor, in de gelegenheid gesteld om naast de eventueel verplichte trainingen, twee andere door de faculteit/het instituut bekostigde trainingen te doen. 

          c. Het plan laat op gemotiveerd verzoek ruimte voor vrijstellingen op specifieke onderdelen van deze verplichting; de vrijstelling wordt verleend door de decaan namens het College voor Promoties.

12.     Het geven van onderwijs kan voor promovendi in dienst deel uitmaken van de afspraken omtrent het promotietraject. Afspraken rondom het geven van onderwijs en het volgen van training op dat vlak, moeten worden opgenomen in het OBP. Alleen promovendi met een arbeidscontract mogen onderwijs geven.  Promovendi zonder arbeidscontract mogen alleen (enkele) gastlessen geven.

13.    Elk instituut of faculteit organiseert periodiek een bijeenkomst voor de eigen promovendi over de arbeidsmarktperspectieven. Dit kan ook door meerdere instituten of faculteiten gezamenlijk gedaan worden.

14.    De regels rondom de promoties zijn vastgelegd in het Promotiereglement Universiteit Leiden. Verder dient iedere promovendus zich zoals alle medewerkers te houden aan de van toepassing zijnde regels en richtlijnen zoals deze gelden binnen de Universiteit Leiden, het LUMC, de faculteit, graduate school en/of instituut, inclusief maar niet beperkt tot die met betrekking tot persoonlijke, openbare en kennisveiligheid, milieuvoorschriften, datamanagement, open access publiceren en wetenschappelijke integriteit.