Promotieonderzoek aan twee universiteiten
In sommige gevallen kunnen promovendi tijdens hun promotietraject onderzoek doen en begeleid worden aan twee instellingen, de Universiteit Leiden en een andere universiteit. Op deze pagina lees je welke samenwerkingsvormen er zijn.
Overeenkomsten
Over gezamenlijke begeleiding worden afspraken gemaakt in een overeenkomst. Er zijn twee soorten overeenkomsten.
- Eén individuele overeenkomst voor de gezamenlijke begeleiding van één promovendus en de verdediging voor één of meerdere gezamenlijke oppositiecommissie(s) waarna namens beide instellingen één diploma of twee gepaarde diploma's worden uitgereikt.
- Een programmaovereenkomst tussen de twee universiteiten voor meerjarige samenwerking in de begeleiding en examinering van meerdere promovendi van beide partijen. Onder een dergelijke programmaovereenkomst hangen ook individuele overeenkomsten voor de deelnemende promovendi.
Hieronder vind je uitgebreide informatie over deze overeenkomsten.
In deze overeenkomst worden afspraken gemaakt over onder andere het onderzoek, de begeleiders aan beide instellingen, aan welke instelling(en) de verdediging plaatsvindt, hoe de oppositiecommissie is samengesteld en zaken als intellectueel eigendomsrecht.
Voor deze overeenkomst bestaat een model. Andere instellingen hebben ook zulke modelovereenkomsten en die zijn ook bruikbaar, mits de voor Universiteit Leiden belangrijke afspraken daarin worden opgenomen.
Een losse individuele overeenkomst kan door een promovendus worden geïnitieerd; het zijn de Graduate Schools aan beide instellingen die over de details van de overeenkomst en de ondertekening contact met elkaar onderhouden. De Leidse Graduate Schools hebben daarnaast contact met het Bestuursbureau (Strategie en Academische Zaken - SAZ) vanwege de vereiste handtekening van de rector.
Als een promovendus ideeën heeft over een onderzoeksverblijf aan een buitenlandse universiteit als onderdeel van het promotietraject, zal de promovendus dit met de promotor(en) bespreken in het kader van de bespreking van het onderzoeksvoorstel of bij het opstellen van het Opleidings- en begeleidingsplan. Het is van belang dat zo'n buitenlandverblijf vroegtijdig wordt geïnitieerd, omdat het veel tijd kan kosten om het te regelen en zo'n verblijf bij voorkeur niet te laat in het promotietraject wordt gepland. Het buitenlandverblijf kan alleen doorgaan als de promotor en beide instellingen dit steunen.
De individuele overeenkomst wordt getekend door de rectoren van beide instellingen, maar heeft géén toestemming van het college nodig voor promoties. De overeenkomst wordt ook getekend door de promotor en de promovendus.
De programmaovereenkomst bestaat uit één kaderovereenkomst met (een model voor) de individuele overeenkomsten voor de deelnemende promovendi als bijlagen.
In de kaderovereenkomst worden ook afspraken gemaakt over het programma, een eventueel programmabestuur, over de locatie(s) van de verdedigingen, over de diploma's en over de verdeling van kosten.
Ook voor de programmaovereenkomst bestaat er een model, dat bij SAZ (Strategische en Academische Zaken) kan worden opgevraagd. Ook hiervoor geldt dat andere instellingen modellen hebben voor zulke programmaovereenkomsten. Ook die kunnen worden gebruikt mits de voor Universiteit Leiden belangrijke afspraken daarin worden opgenomen.
Een kaderovereenkomst kan alleen tot stand komen op initiatief van de universiteit/faculteit/het instituut. Een dergelijke overeenkomst kan alleen worden gesloten als er een, op facultair en universitair niveau goedgekeurd, plan ligt voor langdurige wetenschappelijke samenwerking tussen de Universiteit Leiden en de partner. Kaderovereenkomsten moeten altijd in concept voor goedkeuring worden voorgelegd aan het college voor promoties.
De kaderovereenkomst wordt opgesteld door Graduate Schools in nauwe samenwerking met het Bestuursbureau (SAZ) en met de Graduate School(s) van de partner-instituten.
Zodra de kaderovereenkomst is getekend, kan het overleg over de individuele overeenkomsten worden gevoerd door de Graduate Schools.
De verdediging(en)
Na gezamenlijke begeleiding kan de verdediging als volgt plaatsvinden:
- Eén enkele verdediging voor een gezamenlijke commissie;
- Twee verdedigingen van hetzelfde proefschrift voor gezamenlijke commissies aan beide instellingen (deze commissies zullen een zekere overlap vertonen).
Als de enkele verdediging plaatsvindt in Leiden, kan Leiden aanspraak maken op een promotiepremie. Als de enkele verdediging plaatsvindt aan de andere instelling, kan Leiden geen premie ontvangen. Gegeven dat het gaat om een verdediging voor een gezamenlijke commissie, leidend tot een joint degree behoeft de organisatie van één enkele verdediging aan de andere instelling voorafgaande toestemming van het Leidse college voor promoties.
Als één en hetzelfde proefschrift aan beide instellingen wordt verdedigd voor gezamenlijke commissies, kan Leiden aanspraak maken op een promotiepremie, ook indien de eerste verdediging wordt gehouden aan de andere instelling (waar het gaat om een verdediging aan twee Nederlandse universiteiten, zal de premie worden gedeeld).
Let op: aan sommige buitenlandse universiteiten vindt ook de vaststelling van het verdedigbare manuscript plaats ten overstaan van een commissie. Dat is het werk dat in Nederland wordt gedaan door de promotiecommissie. Die vaststelling geldt voor ons niet als verdediging waar deze regulering betrekking op heeft.
Verlening van de doctorsgraad
Zowel in het geval van individuele als van programmaovereenkomsten werken de promovendi toe naar één graad die door beide partijen gezamenlijk wordt verleend (een 'joint degree'). De verdediging(en) van het proefschrift gebeurt/gebeuren ten overstaan van (een) oppositiecommissie(s) met leden van beide instellingen. We spreken van een joint degree en niet van een double degree om te benadrukken dat dubbele begeleiding niet leidt tot twee doctoraten.
In individuele gevallen vindt de verdediging in beginsel plaats in Leiden, tenzij het college voor promoties instemt met verdediging aan de andere instelling (de plaats van verdediging wordt vastgelegd in de overeenkomst; zonder deze toesteming kan de overeenkomst niet worden getekend).
Uitgifte van het/de diploma('s)
Er zijn drie opties voor de diploma('s):
- Eén enkel Leids diploma;
- Twee diploma's met elk één toegevoegde zinsnede waarmee wordt uitgedrukt dat de promovendus aan beide instellingen is begeleid. Deze heten 'gepaarde diploma's'. Dat de diploma's 'gepaard' zijn, benadrukt dat de twee verdedigingen resulteren in één doctorsgraad. Twee diploma's kunnen worden uitgereikt na
a. één succesvolle verdediging aan één van de partnerinstellingen;
b. twee succesvolle verdedigingen van hetzelfde proefschrift aan beide partnerinstellingen.
- Eén enkel diploma met twee insignia. Het Leidse college voor promoties heeft besloten hieraan in beginsel niet mee te werken, vanwege de grote praktische uitdagingen en het dreigende verlies aan kwaliteit van een diploma dat in twee steden moet worden geproduceerd en waarop beide insignia moeten worden aangebracht.
Overigens komt het ook voor dat Leiden één Leidse bul uitreikt en dat de promovendus aan de andere instelling alsnog een lokaal diploma ontvangt. Daartegen hebben wij geen bezwaar (wij dringen er niet op aan dat in het geval van een individuele overeenkomst met één verdediging altijd een gepaard diploma wordt uitgereikt).
Bureau Pedel kan op verzoek van de Graduate School bij een enkele Leidse bul een supplement uitreiken waarin wordt verklaard dat de begeleiding aan twee instellingen heeft plaatsgevonden. Dit supplement is in feite een bekorte versie van de individuele overeenkomst.