Buitenlandse dienstreizen
Ga je op dienstreis naar het buitenland? Vraag vooraf toestemming aan je leidinggevende.
Plan je buitenlandse dienstreis in de volgende stappen:
Stap 1: regel vooraf toestemming
Voordat je een buitenlandse dienstreis maakt, heb je toestemming nodig van je leidinggevende. Reis je naar een land en/of gebied met de kleurcode oranje of rood, dan heb je ook vooraf toestemming nodig van de universiteit. Meer informatie hierover is te vinden op de pagina: Reizen naar risicogebieden.
Stap 2: controleer of je met de trein kan reizen
Dienstreizen met een afstand tot 500 km of een reisduur tot 6 uur maak je met de trein. Onze Travelmap (ook beschikbaar als PDF) kan je helpen bij het plannen van je treinreis.
Stap 3: boek je reis via UniGlobe
Als je een buitenlandse dienstreis maakt, boek je je reis via Uniglobe. De originele factuur stuurt Uniglobe door naar de universiteit. Je hebt hier geen omkijken naar.
Stap 4: installeer de Chubb Travel app en download de verzekeringspas
Voor buitenlandse dienstreizen hoef je zelf geen zakenreisverzekering af te sluiten. Je kunt gebruikmaken van de collectieve verzekering van de universiteit. De polisvoorwaarden en de verzekeringspas vind je op de pagina Collectieve dienstreisverzekering. Download voorafgaand aan de reis de verzekeringspas en installeer de Chubb Travel app. Deze app maakt het mogelijk om waarschuwingen te ontvangen voor het gebied waar je je bevindt. Ook kan (uitsluitend geautoriseerd personeel van) de universiteit hierdoor in onverhoopte noodgevallen zien in welk gebied je je bevindt gedurende de dienstreis en de nodige maatregelen treffen.
Stap 5: maak een afspraak voor vaccinaties
Ga je naar een land met een verhoogd gezondheidsrisico, dan kun je een afspraak maken met de afdeling VGM. Hier kun je terecht voor adviezen, vaccinaties en malariarecepten.
Stap 6: declareer je dienstreis via Self Service
Kosten voor logies, maaltijden, kleine uitgaven en transport declareer je via Self Service. Voor sommige kosten zijn er vaste vergoedingstarieven. Ook moet je voldoen aan een aantal voorwaarden. Voor meer informatie kijk je bij Vergoeding buitenlandse dienstreis.
Digitale meetings en online vergaderen
De Covid-19 pandemie heeft ons laten zien dat het mogelijk is om vergaderingen en evenementen virtueel te organiseren. Voordat je op reis gaat, vraag jezelf af of je een vergelijkbaar resultaat zou kunnen behalen met online vergaderingen.