Reizen naar risicogebieden
Als je voor je werk wilt reizen naar een land of gebied met de kleurcode oranje en/of rood, heb je vooraf toestemming nodig van de universiteit. Als werkgever zijn wij namelijk medeverantwoordelijk voor je veiligheid en gezondheid.
Een risicogebied is een gebied waarvoor het ministerie van Buitenlandse Zaken code rood of code oranje heeft afgegeven. Wil je een dienstreis maken, let dan goed op het reisadvies en de kleurcode. Elk reisadvies heeft een eigen procedure en aanvraagformulier. De kleurcodes kun je opzoeken:
- via www.nederlandwereldwijd.nl/reisadvies
- of via de Reisapp
Afwegingen
Wil je een dienstreis maken naar een risicogebied, dan beoordeelt de universiteit de noodzaak van de reis. De afwegingen om een dienstreis niet als noodzakelijk te bestempelen, zijn:
- duur, aard en risico’s van de reis.
- impact op werk of onderzoek als de reis niet kan doorgaan.
- kosten die de universiteit moet maken als een repatriëring noodzakelijk is.
- de kans dat repatriëring niet mogelijk is en je langer in het buitenland moet blijven.
Rood betekent niet reizen. Alleen in zeer uitzonderlijke situaties kan het College van Bestuur (CvB) toestemming geven voor een dienstreis naar een gebied met kleurcode rood. Bijvoorbeeld als een reis absoluut noodzakelijk is voor de voortgang van het onderzoek of werk en uitstel van de reis niet mogelijk is.
Toestemming aanvragen
-
Veiligheidstraining
Controleer in de landenlijst of de driedaagse training ‘hostile environment awareness training’ (HEAT) training vereist is. Het certificaat van de training mag maximaal 5 jaar oud zijn. Deze heb je nodig bij het indienen van je aanvraag. Aanmelden voor de training kan via veiligheidszaken@bb.leidenuniv.nl, onder vermelding van je naam en het SAP-nummer waarop je de kosten van de training kunt boeken.
-
Registratie bij Buitenlandse Zaken
In geval van nood is het goed als je gegevens ook bij Buitenlandse Zaken bekend zijn. De ambassade of het consulaat kan je in dat geval bereiken. Je kunt je registreren bij het ministerie van Buitenlandse Zaken.
-
Aanvraagformulier
Vul het Aanvraagformulier Dienstreis Buitenland kleurcode rood in en dien deze ten minste 8 weken van tevoren in.
-
Akkoord leidinggevende
Bij akkoord legt je leidinggevende je aanvraag voor aan het faculteitsbestuur, de mandaathouder of de directeur van je eenheid.
-
Besluit CvB
Als het faculteitsbestuur, de mandaathouder of de directeur het eens is met de noodzaak van de dienstreis op het geplande moment, dan legt het Internationaal Incidenten Team (ITT) het voor akkoord voor aan het CvB.
Op basis van een risico-inventarisatie wordt beslist of je kunt gaan of niet. Er kunnen voorwaarden aan de toestemming worden verbonden, zoals het maken van een veiligheidsplan.
Oranje betekent alleen reizen als het noodzakelijk is. Dat betekent dat je je werk niet kunt doen zonder de reis te ondernemen. En dat je de reis niet kunt uitstellen tot een latere datum.
Toestemming aanvragen
-
Registratie bij Buitenlandse Zaken
In geval van nood is het goed als je gegevens ook bij Buitenlandse Zaken bekend zijn. De ambassade of het consulaat kan je in dat geval bereiken. Je kunt je registreren bij het ministerie van Buitenlandse Zaken.
-
Aanvraagformulier
Vul het Aanvraagformulier Dienstreis Buitenland kleurcode oranje in en dien deze ten minste 8 weken van tevoren in.
-
Akkoord leidinggevende
Bij akkoord legt je leidinggevende je aanvraag voor aan het faculteitsbestuur, de mandaathouder of de directeur van je eenheid.
-
Definitief besluit
Reis je naar een land of regio waarvoor de driedaagse HEAT-veiligheidstraining verplicht is? In dat geval volgt er nog een extra stap nadat het faculteitsbestuur, de mandaathouder of de directeur jouw dienstreis heeft goedgekeurd. Het Internationaal Incidenten Team (ITT) zal namens het CvB een definitief besluit nemen. Reis je naar een land of regio waarvoor de HEAT-training geen vereiste is? Dan mag het faculteitsbestuur, de mandaathouder of de directeur zelf definitief toestemming verlenen.
Op basis van een risico-inventarisatie wordt beslist of je kunt gaan of niet. Er kunnen voorwaarden aan de toestemming worden verbonden, zoals het maken van een veiligheidsplan of het volgen van een veiligheidstraining. Is het nodig om een veiligheidstraining te volgen? Controleer in de landenlijst of de driedaagse training ‘hostile environment awareness training’ (HEAT) training een vereiste is.
Geel betekent dat er veiligheidsrisico's zijn die afwijken van wat je in Nederland gewend bent. Groen betekent dat de veiligheidsrisico's vergelijkbaar zijn met die in Nederland.
Toestemming aanvragen
- Goedkeuring
Vraag goedkeuring aan bij je leidinggevende. - Registratie bij Buitenlandse Zaken
In geval van nood is het goed als je gegevens ook bij Buitenlandse Zaken bekend zijn. De ambassade of het consulaat kan je in dat geval bereiken. Je kunt je registreren bij het ministerie van Buitenlandse Zaken.
Het reisadvies verandert voordat je op reis gaat
Wijzigt het reisadvies naar kleurcode oranje of rood, neem dan zo snel mogelijk contact op met het faculteitsbestuur, de mandaathouder of de directeur. Je moet dan toestemming vragen bij het IIT voor deze reis en er kunnen aanvullende voorwaarden gesteld worden.
Je bent in een gebied waar de situatie plotseling verandert
Soms kan een situatie acuut veranderen, bijvoorbeeld door een natuurramp of aanslag. Ook door de huidige Covid-pandemie kan een reisadvies snel wijzigen. Je kunt je via e-mail abonneren op het reisadvies van het gebied waar je bent of regelmatig de 24/7 BZ Reis app checken. Of kijk op het Twitteraccount van BZ Reisadvies. Zo blijf je goed op de hoogte.
Kleurcode verandert naar rood
Reis je in een gebied waarvan de kleurcode wijzigt naar rood?
- Neem dan zo snel mogelijk contact op met je contactpersoon bij de universiteit
- Of met Veiligheidszaken via veiligheidszaken@bb.leidenuniv.nl.
- Bij urgentie bel je met +31 71 527 6666 of met +31 320 33 13 43.
Kleurcode verandert naar oranje
Reis je in een gebied waarvan de kleurcode groen of geel wijzigt naar oranje?
- Neem dan zo snel mogelijk contact op met het alarmnummer van onze reisverzekeraar ACE Assistance: +31 010 289 3536 (24/7 bereikbaar).
- Het polisnummer van de universiteit is NLBBBA04490.
Volg in dergelijke situaties alle instructies van of namens de universiteit direct op. Evenals eventuele instructies door of vanwege de Nederlandse overheid. Heb je een niet-Nederlandse nationaliteit, dan volg je de instructies van de overheid van je land van herkomst.