Kom je met het openbaar vervoer naar je werk?
Je krijgt je reiskosten 100% vergoed. Je gebruikt hiervoor de Shuttelkaart (in plaats van je OV-kaart).

Kom je met eigen vervoersmiddel naar werk?
Je krijgt een vergoeding van 7 cent per kilometer. Echter, de eerste 10 kilometer wordt niet vergoed en maximaal 45 kilometer per enkele reis. Dat houdt in dat je maximaal 35 kilometer vergoed kunt krijgen. Dit geldt voor ieder type vervoer anders dan het OV, dus als je bijvoorbeeld met de auto, motor, fiets, scooter of te voet naar je werk komt. In Shuttel kun je jouw reis registreren.

Je registreert je woon-werkreis in Shuttel. De OV-reizen met de Shuttelkaart worden automatisch toegevoegd. Als je nieuw bent binnen Universiteit Leiden ontvang je automatisch een mail om je te registreren voor een Shuttelkaart en je account te activeren. Registreer je reis uiterlijk op de laatste dag van de eerstvolgende maand, zodat je jouw vergoeding ontvangt. Let op: je ontvangt geen vergoeding als je geen registratie hebt gedaan.

Daarnaast kun je jouw thuiswerkdagen in Shuttel zetten, om zo thuiswerkvergoeding en internetvergoeding te ontvangen. Registreer ook deze vergoeding uiterlijk op de laatste dag van de eerstvolgende maand.

Registratie van een gecombineerde woon-werkreis met eigen vervoer
Gebruik je meerdere vervoersmiddelen en is je reis langer dan 10 kilometer? Stel, je moet 2 kilometer fietsen en nog 10 kilometer met de auto. Registreer dit dan als één reis en kies daarbij het vervoersmiddel dat jij het meest hebt gebruikt. In dit voorbeeld kies je dus voor de auto. Zo krijg je de juiste vergoeding.

Gebruik je meerdere vervoersmiddelen en is je reis korter dan 10 kilometer? Dan kun je de afzonderlijke ritten, indien gewenst, apart registreren. Omdat je totale reis onder de 10 kilometer is, ontvang je geen vergoeding.

Wat gebeurt er als ik niks registreer?
Als je niet of te laat je registratie verwerkt in Shuttel, ontvang je geen vergoeding. We vergoeden alleen de daadwerkelijke en geregistreerde reisbewegingen en thuiswerkdagen.

Als je vanuit het buitenland voor de universiteit werkt
In principe is je standplaats Leiden en/of Den Haag en woon en werk je in Nederland. Zijn er met jou andere afspraken vastgelegd en woon je buiten Nederland? Dan kan het voorkomen dat je reiskosten maakt of een binnenlandse dienstreis maakt als je in Nederland verblijft.  Dan geldt de reiskostenvergoeding en de registratie in Shuttel ook voor jou. Je overlegt met je leidinggevende over het aantal thuiswerkdagen en het aantal dagen dat je op locatie werkt.

Let op: jouw reisdeclaraties moeten overeenkomen met de afspraken die je met je leidinggevende hebt gemaakt over het mogen thuiswerken in jouw woonland. Dit is belangrijk omdat het mede bepaalt waar je sociaal verzekerd bent. Vraag hierover advies bij Global Mobility, neem daarvoor contact op met je HR-adviseur.

Als je student-assistent of stagiair bent
Ben je student-assistent of stagiair en heb je een OV-chipkaart met het studentenreisproduct? Dan kom je niet in aanmerking voor een vergoeding. Student-assistenten en stagiairs die aantoonbaar reiskosten woon-werkverkeer moeten maken, komen in aanmerking voor een tegemoetkoming. Dit moet bij indiensttreding of aanvragen van een stage worden aangetoond en vastgelegd.

Als je oproepkracht, freelancer of beurspromovendus zonder dienstverband bent
Oproepkrachten (al dan niet via JobMotion), freelancers, beurspromovendi zonder dienstverband en studenten komen niet in aanmerking voor de reiskostenvergoeding.