Vanuit de afdeling of de faculteit/het expertisecentrum waar je gaat werken (of als externe aan wordt verbonden) wordt er een nieuwe registratie voor je in het Serviceplein opgestart. In deze registratie staan de basisgegevens van je nieuwe dienstverband of registratie, zoals je begin- en einddatum, rooster en eventueel je salaris.

Hier moeten vervolgens jouw persoonlijke gegevens nog aan worden toegevoegd zodat de registratie kan worden voltooid. Op basis van deze gegevens word je ook geregistreerd in het personeelssysteem en wordt je ULCN-account aangemaakt.

Voor vragen over de inhoud van de registratie kun je terecht bij de contactpersoon van de afdeling waar je onder komt te vallen.

Als de registratie in het Serviceplein is gezet ontvang je een mail met de oproep om gegevens aan te leveren.

Ik kom in dienst en krijg een arbeidsovereenkomst

• Je ontvangt een mail met het verzoek om via een zogenaamde 'one-time link' persoonsgegevens aan te leveren. Op basis hiervan kan een ULCN-account aangemaakt worden.

• Doorloop de stappen in de mail om je ULCN-account te activeren en een wachtwoord en authenticatie (MFA) in te stellen.

• Nadat je het ULCN-account geactiveerd hebt, krijg je een mail met daarin het verzoek overige gegevens aan te leveren (zoals het bankrekeningnummer) in het Serviceplein. Let op: Je kunt alleen met een volledig geactiveerd en ingesteld account inloggen op het Serviceplein.

Ik krijg een registratie zonder arbeidsovereenkomst (als externe)

• Je ontvangt via de mail een ‘one-time link’ waarmee je alle benodigde informatie direct kunt aanleveren.

• Nadat je de gegevens hebt aangeleverd ontvang je mails over het activeren van je ULCN-account.

In het Serviceplein kun je onder de tegel ‘Mijn personeelsmutaties/My staff movements' onder het tabje ‘Actie gevraagd/Action required’ je registratie vinden. Je weet dat gegevens goed zijn doorgekomen als er een pop-up verschijnt met de vraag of je zeker weet dat je de gegevens aan wilt leveren. Ook verdwijnt de registratie dan onder het tabje ‘Actie gevraagd/Action required’.

Als je al eerder bij de universiteit in dienst bent geweest of een registratie als externe hebt gehad, kan in de meeste gevallen het oude ULCN-account weer actief gemaakt worden. Je krijgt dan niet de mail om een ULCN-account aan te maken, maar alleen om hem opnieuw te activeren. Je kunt daarna de gegevens aanleveren in het Serviceplein. ​​​​​​​

Nadat je alle benodigde gegevens hebt aangeleverd gaat de registratie door een aantal interne checks. Door deze checks weten we zeker dat het contract correct opgemaakt kan worden en de juiste autorisaties worden toegekend. Tijdens dit proces kan het voorkomen dat er toch iets gewijzigd moet worden in de registratie. Soms betekent dit dat je iets opnieuw moet aanleveren. Hier ontvang je dan een mail over.

Nadat de interne checks hebben plaatsgevonden en alles in orde is, ontvang je per mail je arbeidsovereenkomst of bevestigingsbrief.

Zodra je de mail ontvangen hebt en je startdatum bereikt is, is je account volledig actief. Vanaf dit moment kan je inloggen op de diverse universiteitssystemen en heb je toegang tot je mail. In geval van een arbeidsovereenkomst dien je deze eerst nog wel getekend retour te sturen, dit is ook nodig om je salaris te kunnen betalen.

Ben je uitzendkracht? Dan ontvang je geen brief. Heb je vragen over de status van je registratie? Neem dan contact op met je leidinggevende of het Servicepunt Personeel.

• Leeg het cachegeheugen en wis de cookies.
• Probeer een incognito scherm.

Als je een foutmelding blijft ontvangen bij het inloggen kun je opzoeken wat te doen bij de specifieke foutmelding die je ziet. 

De mail wordt elke 4 dagen opnieuw verzonden met een nieuwe link.

• De mail kan in je ongewenste mail belanden. Controleer daarom voor de zekerheid je spam. De mail wordt verzonden door noreply@leidenuniv.nl.
• Het kan zijn dat je registratie nog niet in het systeem is gezet. Vraag daarom eerst na bij je contactpersoon of dit al is gedaan.
• Als je registratie wel al in het systeem staan kan het zijn dat er een verkeerd emailadres is gebruikt. Neem hiervoor contact op met het Servicepunt Personeel.

Waarschijnlijk zijn je gegevens niet goed doorgekomen. Open de registratie in een incognito browserscherm en zorg ervoor dat je alle gegevens handmatig invult en niet een automatische aanvuloptie gebruikt. Blijft het probleem zich voordoen? Neem dan contact op met het Servicepunt Personeel.

Als er in de registratie bijvoorbeeld een verkeerd rooster staat, of je hebt een vraag over je salarisschaal of je werkplek, dan kun je het beste contact opnemen met je contactpersoon bij de afdeling zelf.

Als het gaat over de gegevens die je zelf moet aanleveren kun je contact opnemen met het Servicepunt Personeel.

Waarschijnlijk is je registratie nog niet helemaal verwerkt. Wanneer je je contract of gastbrief hebt ontvangen staat het adres dat je hebt opgegeven in de registratie in het personeelssysteem. Vanaf dan kun je een LU-card aanvragen. Heb je je contract al ontvangen maar staat er nog steeds een verkeerd adres? Neem dan even contact op met het Servicepunt Personeel. Of lees meer informatie over het aanvragen van een LU-card.

​​​​​​Je hebt pas toegang tot je universiteitsmail en je account als je registratie helemaal verwerkt is en je je contract of gastbrief hebt ontvangen.