GROW staat voor Gesprekken over Resultaat, Ontwikkeling en Welzijn.

Universiteit Leiden streeft naar een gezonde, betrokken en lerende gemeenschap, waar ruim baan is voor talent en ontplooiing en ruimte is voor vernieuwing. Hier dragen we allemaal aan bij door regelmatig in gesprek te gaan over (onder andere) de groei van leiderschap over jezelf, je eigen ontwikkeling en bijdrage aan jouw team. Ook kun je bespreken wat je nodig hebt om goed te presteren en met plezier je werk te doen.

GROW is dus een belangrijke stap naar een inhoudelijk en open gesprek met elkaar over het werk. In lijn met ons strategisch plan Vernieuwen en verbinden geeft GROW ruimte aan het erkennen en waarderen van talent en verdere ontplooiing. Zo zijn we beter in staat om onze strategische ambities te realiseren en werken we aan een organisatie waarin we ons thuis voelen en het beste uit onszelf kunnen halen.

De GROW-regeling heeft als ingangsdatum 1 september 2024. Tot die tijd geldt de huidige R&O-regeling. Vanaf deze datum is op het Serviceplein ook de GROW-tegel beschikbaar om je GROW-gesprekken in vast te leggen.

De R&O-verslagen die tot en met 31 augustus 2024 in SAP Self Service zijn opgestart, blijven beschikbaar tot eind 2024. De eerdere R&O-verslagen worden overgezet in de GROW-tegel.

• Je leidinggevende legt meer focus op teamdoelen: aan de hand hiervan bepaal jij je persoonlijke doelen. Samen bespreek je hoe je een bijdrage kan leveren aan het team, de teamdoelen en de onderlinge samenwerking. 
• Je voert vaker een gesprek: naast het formele start- en jaargesprek kun je informele tussentijdse gesprekken voeren. Het regelmatig voeren van die tussentijdse gesprekken stimuleert openheid en wordt daarom van harte aanbevolen, maar is niet verplicht.
• Je bent samen verantwoordelijk voor het initiëren en de kwaliteit van de gesprekken. Dat geldt ook voor de verslaglegging en het behalen van de afgesproken resultaten.
• Er komt een beschrijvende beoordeling op het functioneren, in plaats van een beoordeling met (deel)scores. We veranderen een gesprek over normering in een dialoog over resultaten, ontwikkeling en welzijn.
• Welzijn is een vast onderwerp in de gesprekken die je voert. Dat kan gaan over ervaren werkdruk, je vitaliteit en werk-privé balans.
• Er is gerichtere aandacht voor ontwikkeling: welke stappen wil je zetten in je loopbaan of misschien naar een andere functie? Je kunt hierop reflecteren door bijvoorbeeld (360 graden) feedback bij collega’s op te halen.
• Het jaarverslag is niet meer alleen voor medewerkers in schaal 8 en hoger, maar de GROW-verslaglegging doet iedereen (waar nodig ondersteund door je leidinggevende).
• Via de GROW-tegel kun je alles makkelijker vastleggen.

Nee, we stoppen in GROW niet met beoordelen. Het gesprek bevat nog steeds een beschrijvende beoordeling. Wel stoppen we in het jaargesprek met deelscores en de totaalcijferscore. Dit wordt in GROW vervangen door een (samenvattend) beschrijvend oordeel door je leidinggevende, dat je eerst samen hebt besproken. Door de beoordeling voortaan in woorden te doen, vertrouwen we erop beter recht te doen aan ieders prestaties.

Hoe jij je voelt, zowel fysiek als mentaal, niet alleen op werk maar ook privé, kan impact hebben op je dagelijkse werk. Door hierover te praten kun je je meer gehoord, erkend en gewaardeerd voelen. Bovendien draagt dit bij aan het bevorderen van de sociale veiligheid. Daarvoor is het wel belangrijk om een gevoel van wederzijds vertrouwen te hebben.

De focus ligt niet meer alleen op individuele resultaten maar ook op teamresultaten. Bekijk eens hoe jij bijdraagt aan het plan, doel of visie van je team, onderwijs- of onderzoeksgroep of afdeling. Hoe wisselen we onderling bepaalde kennis en expertise uit? Zo voel je je ook meer onderdeel van een team of het geheel waar jij aan bijdraagt.

Een team kent binnen de Universiteit Leiden verschillende verschijningsvormen: bijvoorbeeld een afdeling, projectteam, onderzoeks- of onderwijsgroep, vakgroep, managementteam of een virtueel team. ​Binnen elke vorm wordt naar een gemeenschappelijk doel toegewerkt.

In een goed functionerend team zitten leden die elkaar aanvullen. Ook hebben jullie – in meer of mindere mate –  dezelfde individuele belangen hebben die aansluiten bij het teambelang. Verder kenmerkt een team zich door het gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid.

Binnen GROW onderscheiden we het startgesprek, het jaargesprek en tussentijdse gesprekken.

Als promovendus maak je net als alle andere medewerkers onderdeel uit van GROW. Echter ligt tijdens het startgesprek de nadruk op het opleidings- en begeleidingsplan, waarin je doelen en ontwikkeling al uitgebreid besproken en vastgelegd worden. Je kan dit plan uiteraard ook gebruiken ter voorbereiding van je tussentijdse gesprekken en jaargesprekken.

Omdat jij nieuw bent in je functie, neemt je leidinggevende het initiatief voor het plannen van een startgesprek. Jullie voeren een startgesprek binnen drie maanden nadat je bent begonnen. Daarvoor ontvangen jullie allebei een herinneringsmail om het startgesprek in te plannen. We raden aan om het gesprek tenminste drie weken van tevoren in te plannen, zodat je genoeg voorbereidingstijd hebt.

In de voorbereiding van het startgesprek kun je gebruik maken van handige documenten voor medewerkers (en leidinggevenden) in de GROW toolkit. Hierin vind je alle te doorlopen stappen, maar ook tips voor het voeren van een goed startgesprek, trainingen en andere hulpmiddelen.

Tijdens het startgesprek wordt zowel teruggekeken op de afgelopen inwerkperiode als vooruitgekeken naar de komende periode. De gespreksstructuur staat beschreven in de GROW-regeling.

Het initiatief voor het plannen van het jaargesprek ligt zowel bij jou als je leidinggevende. Je leidinggevende blijft wel eindverantwoordelijk dat het jaargesprek plaatsvindt. Het jaargesprek wordt uiterlijk drie weken van tevoren ingepland. Jij en je leidinggevende ontvangen een herinnering per mail wanneer het tijd is voor een jaargesprek.

In de voorbereiding van het jaargesprek kun je gebruik maken van handige documenten voor medewerkers en leidinggevenden in de GROW toolkit. Hierin vind je niet alleen te doorlopen stappen, maar ook tips voor het voeren van een goed jaargesprek, trainingen en andere hulpmiddelen.

Tijdens het jaargesprek wordt zowel teruggekeken op het afgelopen jaar als vooruitgekeken naar het komende jaar. De gespreksstructuur staat beschreven in de GROW-regeling. Het gesprek kan worden aangepast op verschillende groepen medewerkers: een onderzoeker zal bijvoorbeeld andere doelen stellen dan iemand die werkt in bedrijfsvoering. Wel geldt voor iedere medewerker dat de thema’s resultaat, ontwikkeling en welzijn een belangrijk onderdeel zijn van het gesprek.

In tussentijdse gesprekken wordt de voortgang van afspraken over doelen en ontwikkeling, en jouw welzijn besproken. Indien nodig kunnen afspraken worden bijgesteld. Gewijzigde afspraken worden ook schriftelijk in de GROW-tegel vastgelegd.

Het voeren van regelmatige tussentijdse gesprekken wordt van harte aanbevolen, maar deze gesprekken zijn niet verplicht. Je bepaalt zelf met elkaar of, en hoe, hieraan vorm wordt gegeven. Denk aan een bilateraal of een koffie- of bijpraatmoment. Hoe vaak je een dergelijk gesprek voert, is afhankelijk van wat je wilt en nodig hebt.

Feedback kun je op alle momenten geven en ontvangen en is niet alleen bestemd voor de GROW-gesprekken. In de toolkit vind je hier hulpmiddelen voor, zoals een 360 graden-feedbackformulier en e-learnings. Daarmee kun je je collega's vragen hoe zij vinden dat jij je werkzaamheden vervult en hoe zij de samenwerking met jou ervaren. Het is tenslotte waardevol om te horen hoe anderen jou zien en wat het effect is van jouw gedrag op anderen. Feedback is gericht op het bevorderen van je persoonlijke ontwikkeling.

Jazeker. Aan de leidinggevende wordt ook gevraagd om zelf om feedback te vragen en/of ervoor open te staan. De GROW-gesprekken zijn hierdoor meer een dialoog dan een top-down-gesprek en zijn gericht op het bevorderen van samenwerking en persoonlijke ontwikkeling.

Het kan voorkomen dat je in meerdere teams werkt. Uitgangspunt is het team waarvoor je de meeste werkzaamheden uitvoert, waarbij je wel input of feedback kunt vragen over je teambijdrage en je ontwikkeling in andere teams. Een samenvattend overzicht hiervan kan aan de GROW-verslagen worden toegevoegd.

In het Serviceplein op de medewerkerswebsite staat vanaf 1 september 2024 een speciale GROW-tegel. Dit is de applicatie waarin je de verslagen van je GROW-gesprekken opslaat. Via deze tegel bereid je een GROW-gesprek voor en rond je het verslag af. Dit doe je allemaal samen met je leidinggevende.

Tot de komst van de nieuwe GROW-tegel op 1 september 2024, maken we gebruik van SAP Self Service voor het vastleggen van de R&O-gesprekken. De GROW-tegel brengt de volgende veranderingen met zich mee:

• Verslaglegging is eenvoudiger en sneller: het online formulier voor het verslag is korter en overzichtelijker met drie invulvelden en biedt alles in één.
• Van uitgebreide beoordeling met deelscores naar vereenvoudigde en snellere verslaglegging zonder cijferscore.
• Gemakkelijke toegang tot het systeem, of je nu thuis werkt of op kantoor.
• De mogelijkheid om gewijzigde afspraken (voortkomend uit tussentijdse gesprekken) vast te leggen in een aanvullend verslag.
• De tweede beoordelaar is niet langer onderdeel van de goedkeuringsflow van het verslag.

• Vanaf 1 september 2024 is de GROW-regeling live voor alle medewerkers van de Universiteit Leiden. Dat betekent dat vanaf deze dag ook de GROW-tegel voor iedereen beschikbaar is.
• Mocht je voor 31 augustus 2024 een R&O-gesprek hebben gehad, dan kun je nog tot en met 30 september 2024 een nieuw R&O-gespreksverslag aanmaken in Self Service.
• Voor alle R&O-verslagen geldt dat ze uiterlijk 31 december afgerond dienen te zijn.
• Vanaf 1 januari 2025 zal het tabblad ‘R&O-gesprek’ in Self Service niet meer beschikbaar zijn. Alle afgeronde R&O-gespreksverslagen zullen wel beschikbaar zijn in de GROW-tegel.

Alle afgeronde ROG-verslagen komen beschikbaar in de GROW-tegel. Je kunt bij het jaargesprek dus afspraken overnemen van de vorige gesprekscyclus. Stel: je hebt een ROG-verslag van 01/05/2022 en een ROG-verslag van 01/05/2023 en je gaat een nieuw GROW-jaargesprek aanmaken, dan kun je ervoor kiezen om alle afspraken van het ROG-verslag van 2023 over te nemen.

• Je hebt bij de voorbereiding van het gesprek al een groot deel van het verslag voorbereid via het online formulier (te vinden in de GROW-tegel in het Serviceplein). Tot vier weken na afloop van het gesprek heeft je leidinggevende de mogelijkheid om wijzigingen aan te brengen in het verslag én de beoordeling.
• In de GROW-regeling staat uitgebreid beschreven wat er gebeurt nadat de leidinggevende het verslag heeft goedgekeurd. Je kunt het verslag nog wijzigen, of ondertekenen voor akkoord (als je het eens bent), of ondertekenen voor gezien (als je het niet eens bent met de inhoud).
• Als je binnen vier weken na ontvangst van het formulier in het systeem geen enkele actie hebt ondernomen, wordt het formulier automatisch als gezien ondertekend. In de GROW-regeling staat ook beschreven wat te doen als jij en je leidinggevende het niet eens worden over zaken die in een verslag zijn vastgelegd.

Wil je meer informatie over de verslaglegging? Bekijk dan de kennisitems over het GROW-verslag.

Je GROW gespreksverslagen worden bewaard in de online omgeving te vinden via de GROW-tegel in het Serviceplein. Daar zijn ook je eerdere R&O en GROW-verslagen terug te vinden.

GROW moedigt iedereen aan om na te denken over je eigen functioneren, je ontwikkeling en je welzijn. Dit beschrijven in een verslag helpt in de voorbereiding van het gesprek. Hoe uitgebreid, of wat de inhoud van die voorbereiding is, kan natuurlijk verschillen per medewerker. Het gaat hier altijd om goede afstemming tussen medewerker en leidinggevende.

Het staat je vrij om evaluaties (zoals onderwijsevaluaties) toe te voegen aan je jaargesprek. Wel ligt het accent in de GROW-gesprekken veel meer op de kwaliteit van het werk en minder op kwantitatieve resultaten.

Onderdelen van het Academia in Motion-programma zijn in 2024 en 2025 gericht op het ontwikkelen van nieuwe kwaliteitscriteria voor onderwijs en onderzoek. Dit zal naar verwachting ook bijdragen aan een minder sterke focus op kwantitatieve resultaten.

De GROW-tegel registreert verslaglegging per dienstverband. Als je meerdere dienstverbanden hebt bij de Universiteit Leiden, dan horen daar vaak verschillende werkzaamheden, leidinggevenden en GROW-gesprekken bij. In de GROW-tegel op het Serviceplein moet je daarom selecteren voor welk dienstverband je een verslag wilt opstarten.

Heb je formeel twee of meer dienstverbanden, maar is het in de praktijk één dienstverband met één leidinggevende, dan hoef je niet de verslaglegging dubbel vast te leggen. Zet de verslaglegging in de GROW-tegel dan onder het dienstverband met het grootste aantal fte. Bij gelijke fte, kies je één van de dienstverbanden.

Vanaf 1 oktober 2024 zetten we de signalering aan op niet-afgeronde R&O-verslagen. Dat betekent dat als een R&O-verslag nog niet afgerond is, je als medewerker hiervan een herinneringsmail ontvangt. Vanaf 1 oktober 2024 kunnen er ook geen nieuwe R&O-verslagen meer worden aangemaakt.

De herinnering wordt verstuurd als de laatste actie op het verslag 14 dagen of langer (tot maximaal een jaar) geleden is en wordt elke drie weken herhaald. De laatste mail wordt uiterlijk op 24 december 2024 verstuurd. Je kunt maximaal 4 herinneringsmails ontvangen. De herinneringen worden niet op vaste dagen verstuurd. Als bijvoorbeeld op 30 september een verslag de workflow in gaat en daarna niet wordt bewerkt, krijg je de eerste herinnering op 14 oktober.

De herinneringsmail wordt alleen naar jou gestuurd, want mogelijk zijn je leidinggevende en beoordelingsautoriteit inmiddels in het systeem vervangen. Je bent zelf verantwoordelijk voor het afronden van het verslag, maar je kunt natuurlijk altijd de hulp inschakelen van een HR- adviseur (voor inhoudelijke vragen) of het PSSC Servicepunt (voor technische vragen).

In de GROW toolkit vind je alle documenten die nodig zijn om je voor te bereiden op de GROW-gesprekken (startgesprek, jaargesprek en tussentijdse gesprekken).

Voor leidinggevenden, medewerkers en teams is er passend aanbod om je GROW-gespreksvaardigheden verder te ontwikkelen. De ervaring leert dat dit een positieve invloed heeft op de kwaliteit van de gesprekken. Het aanbod is terug te vinden in het GROW ontwikkelmenu.

Met welzijn bedoelen we dat het zowel lichamelijk, geestelijk als sociaal goed met je gaat. Een verminderd gevoel van welzijn kan invloed hebben op je werkvermogen en uiteindelijk leiden tot verzuim. Daarom kan het belangrijk zijn hierover in gesprek te gaan.

Om het gesprek over welzijn te voeren is een gesprekstool beschikbaar, waarvoor gebruik is gemaakt van het model van Positieve Gezondheid. Je kunt ter voorbereiding op je GROW-gesprek dit model invullen. Het maakt zichtbaar wat er speelt en wat belangrijk is. Het gesprek erover geeft inzicht in mogelijke oplossingen. Je hoeft niet het hele model te gebruiken; het kan ook over één onderwerp uit dit model gaan. Deze gesprekstool is te vinden in de GROW toolkit.