Met luistertaal kunnen mensen hun eigen taal blijven spreken en elkaar toch verstaan. Bijvoorbeeld: iemand kan Nederlands wel verstaan, maar vindt het spreken moeilijk. Een Nederlandse vraag kan dan beantwoord worden in het Engels.

Bij parallel taalgebruik kun je in een vergadering met internationale collega’s er zelf voor kiezen om een andere taal te spreken, zoals het Engels. Dit is afhankelijk van hoe goed je – als je moedertaal Nederlands is – het Engels beheerst en of je je op je gemak voelt Engels te spreken. Internationale collega’s kunnen dan sneller reageren: er vindt geen vertraging plaats tussen het vertalen, het begrijpen van wat er gezegd wordt en het formuleren van een antwoord.

Naast dat je zo zorgt voor flexibiliteit in het taalgebruik, bevorder je inclusiviteit binnen een projectgroep, team, afdeling of medezeggenschapsorgaan.

Luistertaal en parallel taalgebruik hebben allebei voordelen:

• Het kan onzekerheid om te spreken wegnemen. Je kunt Engels verstaan, maar je voelt je misschien niet zeker genoeg om het zelf te spreken. Hetzelfde geldt voor een collega die geen Nederlands spreekt, maar het wel kan verstaan. Het ongemak van de één is niet belangrijker dan dat van de ander.
• Het verbetert de kwaliteit van het debat. Je spreekt beter in talen die je goed beheerst. Dit maakt je argumenten sterker en genuanceerder dan wanneer je woorden moet zoeken in een tweede taal.
• Het kan een gesprek of vergadering effectiever en efficiënter maken. Het helpt tijd te besparen als mensen niet meer hoeven te zoeken naar woorden.

Als alle collega’s Nederlands en Engels kunnen verstaan, wordt aangeraden over te stappen op luistertaal. Als dit niet mogelijk is kan worden overgestapt op parallel taalgebruik, wat voor internationale medewerkers een vergadering toegankelijker maakt. Soms kan het beter zijn om een tolk of andere vertaaldienst te gebruiken.

Heb je besloten om met jouw team meertalig te vergaderen? Dan helpt het om je aan te passen aan de taal die je gebruikt. Hoewel mensen weten dat het belangrijk is om rekening te houden met elkaar tijdens meertalig vergaderen, vergeten ze dit vaak tijdens de vergadering zelf.

Hieronder vind je een aantal tips die kunnen helpen:

1. Herhaal afspraken: controleer of je elkaar begrijpt en herhaal afspraken om daar zeker van te zijn.
2. Breng structuur aan in een vergadering: houd je aan de agenda om verwarring te voorkomen.
3. Pas je spreektempo aan: praat rustig en check of je gesprekspartners het kunnen volgen.
4. Pas op met spreekwoorden en gezegdes: vermijd jargon en gezegdes of leg deze duidelijk uit.
5. Ga bewust om met humor: grappen zijn moeilijk te vertalen, je kunt ze dus beter uitleggen.
6. Introduceer afkortingen en specifieke termen actief: je kunt een lijst met veelgebruikte afkortingen vooraf aan je internationale collega’s aanbieden.
7. Verstuur vergaderstukken op tijd: dan hebben internationale collega’s voldoende tijd de stukken te (laten) vertalen.
8. Agendeer het onderwerp meertalig vergaderen regelmatig: wordt er voldoende rekening gehouden met ieders behoeften en wat kan er beter? Meertalig vergaderen is een (leer)proces waarbij je er gaandeweg achter komt wat werkt en wat niet.   
9. Maak interne afspraken binnen je team, afdeling of directie, zodat voor iedereen duidelijk is welke taal gebruikt wordt: presentaties kunnen bijvoorbeeld in het Nederlands gegeven worden, terwijl de slides in het Engels worden getoond. Of spreek af om werkoverleggen afwisselend in het Nederlands en in het Engels te houden.