Kun je boekhouden, ben je precies met cijfers en tegelijk klantvriendelijk ingesteld? En houd je ervan een deelnemersadministratie op orde te houden? En waar nodig betere manieren te vinden om mensen in te schrijven in collegereeksen en de nodige informatie te geven?

De afdeling Student Support Services (SSS) van het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) zoekt een:

Een medewerker financiële en deelnemersadministratie voor de afdeling HOVO (24 uur per week)

Het spreekt je aan mensen van boven de vijftig jaar de mogelijkheid te bieden colleges aan de Universiteit Leiden te volgen. Je vindt het belangrijk dat de universiteit kennis en onderzoek beschikbaar stelt aan een breed publiek van geïnteresseerden.

Bij de deelnemersadministratie van het HOVO komen veel van de systemen van de universiteit bij elkaar, want de deelnemers betalen voor elke collegereeks, ontvangen informatie en studiemateriaal. Bovendien moeten de HOVO-colleges worden ondergebracht in een rooster dat veel deelnemers de kans biedt de colleges van hun keuze te volgen, dat rekening houdt met de beperkte beschikbaarheid van docenten en past in het centraal reserveringssysteem van collegezalen.

Een medewerker financiële en deelnemersadministratie bij HOVO moet zich dus thuis voelen in diverse digitale systemen. Maar ook begrijpen dat de organisatie van HOVO wat meer zijn best doet dan andere afdelingen om de deelnemers door de systemen te loodsen. En hen als speciale gasten aan de universiteit wil ontvangen.

Wat ga je doen?

• Je zorgt dat je op de hoogte bent/blijft van de regels voor facturen, bestellingen, roosters en betalingen bij de universiteit, en van de regels op het gebied van inhuur en BTW bij de belastingdienst;
• Je zorgt voor de betaling van de honoraria aan docenten en administreert bijbehorende overeenkomsten en contracten;
• Je bent verantwoordelijk voor de inning en administratie van de cursusgelden, berekent kortingen en houdt bij wanneer er herinneringen uit moeten;
• Je stelt roosters op in overleg met het hoofd van dienst, de docenten en de centrale zaalreservering van de universiteit;
• Je zet de structuur van cursussen op in de financiële systemen en de online studieomgeving;
• Je zorgt voor de betaling van facturen;
• Je houdt de voorraden bij en bestelt eventuele aanvullingen;
• Je verstrekt informatie aan de deelnemers, docenten en geïnteresseerden;
• Je staat het hoofd van dienst bij, waar deze informatie nodig heeft over deelnemers(aantallen) en financiële overzichten en helpt bij het opzetten van begrotingen;
• Je helpt collega’s bij het LAK en Studium Generale met de afhandeling van hun financiële zaken;
• Je verstuurt bulkpost en publiciteit;
• Je stelt de informatie voor deelnemers bij elke collegereeks op.

Wat breng je mee?

• Je beschikt over een goede kennis van financiële administratie en kunt snel leren omgaan met de systemen die de universiteit op dat gebied hanteert;
• Je hebt zakelijk inzicht;
• Je hebt enige ervaring met het maken van roosters;
• Je kunt een eenvoudige mail foutloos en in correcte stijl opstellen;
• Je hebt geduld en bent vriendelijk en nauwkeurig;
• Je beschikt over de volgende competenties: leervermogen, schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid, accuratesse, klantbetrokkenheid, resultaatgerichtheid.
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal. De Engelse taal beheers je minimaal op B1 niveau (volgens het CEFR).
  

Onze organisatie
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

Het HOVO telt jaarlijks 1300-1500 deelnemers en biedt meer dan 45 verschillende collegereeksen, in allerlei wetenschappen van geschiedenis tot natuurkunde en van AI tot levensfilosofie. Het bureau van HOVO bevindt zich in het Academiegebouw, de colleges vinden plaats in een van de onderwijsgebouwen van de verschillende faculteiten. De organisatie wordt gedaan door een klein team van drie parttimers. De deelnemers bestaan uit een flinke groep vaste klanten en een grote kring van wisselende personen daaromheen.

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Ons aanbod
Een functie in een organisatie volop in beweging. Mensen maken het verschil in onze organisatie en daarin willen we ook investeren. Een dienstverband vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3186,00 en maximaal € 4255,00 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op de website.

• In deze functie is het mogelijk om gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor te werken (hybride werken). Meer informatie over Universiteit Leiden kun je vinden op: https://www.universiteitleiden.nl.

Verklaring omtrent het gedrag (VOG)

Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je staat ingeschreven. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG is hier te vinden.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en/of procedure kun je contact opnemen met Laetitia Smit, hoofd HOVO, Studium Generale en LAK/cursussen kunst en creativiteit, l.c.m.smit@sea.leidenuniv.nl.

Informatie over het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken kun je hier vinden.

Solliciteren
Je kunt uitsluitend solliciteren via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan de pagina. Sollicitaties vergezeld van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 15 oktober 2024 worden gericht aan mw. Drs. L.C.M. Smit.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.