Solliciteer direct

CAOS is per direct op zoek naar een Management Assistent (0,5 – 0,6 fte)
Krijg jij energie van het plannen, organiseren en bedenken van oplossingen? Bied je graag ondersteuning aan het management en vind je het fantastisch om collega's te helpen bij het organiseren van evenementen? Solliciteer dan direct!

Dit ga je doen
Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega om ons team te versterken bij het instituut Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie (CAOS). De opleidingen van CAOS bieden onderdak aan een levendige studentengemeenschap met maar liefst 25 verschillende nationaliteiten. Ook het medewerkersteam van CAOS is internationaal en zeer divers wat het erg gezellig maakt op de werkvloer én aan de lunchtafel.

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor onze medewerkers, studenten en bezoekers. Jij informeert hen over wat er speelt binnen ons instituut. Daarnaast ben je onze administratieve ondersteuner en organiseer je activiteiten en evenementen zoals vergaderingen, congressen, seminars en heidagen. Je gaat nauw samenwerken met je collega managementassistent. Overige taken:

• Algemene secretariaatstaken: post/e-mails, telefoon, agendabeheer en planning;
• Het plannen en notuleren van vergaderingen binnen het instituut (o.a. voor het instituutsbestuur en de instituutsraad;
• Je biedt ondersteuning aan de Onderzoeksdirecteur en de Graduate Mentor van het instituut, o.a. het bijhouden van promotietrajecten, het inplannen van meetings en het bijwonen van meetings van de FSW Graduate School;
• Je hebt kennis van het online registratie systeem Lucris Converis en adviseert medewerkers over het invoeren van publicaties; en
• Het verlenen van assistentie bij het organiseren van (online) congressen, seminars, vergaderingen en andere bijeenkomsten.

Hier ga je werken
De Faculteit der Sociale Wetenschappen bestaat uit vijf instituten: Centrum voor Wetenschaps- en Technologiestudies, Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie. De faculteit heeft circa 7000 studenten en 1000 medewerkers. Binnen de instituten wordt niet alleen onderwijs gegeven, maar ook baanbrekend onderzoek verricht dat de grenzen van ons begrip van menselijk gedrag en maatschappelijke structuren verlegt. Wat onze faculteit uniek maakt is de diversiteit aan onderzoeksonderwerpen, de verschillende stijlen van onderwijs geven en de manier waarop de professionele ondersteuning is ingericht; dit biedt jou de mogelijkheid om jouw interesses en expertise te verkennen en te ontwikkelen. Bezoek onze website voor een impressie: welkom bij de Leidse Faculteit der Sociale Wetenschappen - Universiteit Leiden.

Instituut Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie (CAOS)
Het Instituut voor Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie (CAOS) van de Universiteit Leiden concentreert zich op 'wereldwijde kwetsbaarheid en sociale veerkracht. Drie thema’s staan centraal: diversiteit, duurzaamheid en digitalisering. Onderzoek binnen CAOS gaat verder dan enkel het bestuderen van bestuderen van verandering; wij zetten ons actief in voor het maken van positieve impact. Dit doen we door nauw samen te werken met gemeenschappen, in onderwijs en onderzoek. We combineren kwalitatieve, kwantitatieve, audiovisuele en digitale onderzoeksmethoden, gebaseerd op etnografisch veldwerk.

Door onze unieke combinatie van interdisciplinaire belangstelling, vergelijkende regiostudies, en sociaalwetenschappelijke onderzoeksmethoden onderstrepen we onze rol in het grote samenwerkingsverband van Leidse instituten. Zowel binnen ons onderzoek als ons onderwijs zijn we betrokken bij uitgebreide interdisciplinaire en internationale netwerken.

Dit breng je mee

• Je hebt minimaal mbo-niveau, aangevuld met een administratieve opleiding (of een andere relevante opleiding);
• Je hebt al enkele jaren ervaring als managementassistent of een vergelijkbare rol (bij voorkeur in een dynamische werkomgeving);
• Je bent een kanjer op het gebied van organiseren van (online) bijeenkomsten, seminars en congressen;
• Je hebt sterke computervaardigheden: MS Office kent voor jou geen geheimen meer en wellicht heb je ook ervaring met Content Management Systemen; en
• We werken in een internationale werkomgeving dus het spreken en schrijven van Nederlands en Engels is voor jou geen enkel probleem.
• Daarnaast zoeken we een
• Enthousiaste regelaar die graag de handen uit de mouwen steekt;
• Betrouwbare collega die zowel het management als de medewerkers binnen ons instituut zal ontzorgen;
• Iemand die gewend is om zelfstandig te werken waarbij je de samenwerking met anderen graag opzoekt;
• Iemand die altijd ruimte ziet voor verbetering en dit ook graag deelt met je collega’s; en
• Integer, accuraat, proactief, behulpzaam en oplossingsgericht collega.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen, maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

In ieder geval een hele leuke werkomgeving met fijne collega's binnen het secretariaat van CAOS. De functie is afwisselend en veelzijdig, geen dag is hetzelfde! Wij bieden jou vrijheid en flexibiliteit om je werk zelf in te richten. Hybride werken behoort tot de mogelijkheden.

• Een arbeidsovereenkomst voor 19 tot 22,8 uur per week (0,5-0,6 FTE) -verdeeld over 3 dagen met minstens twee dagen op kantoor - voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 2.870,- en maximaal € 3.771 bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 7);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk, maar we zoeken iemand die minstens 2 dagen op kantoor werkt;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking (indien van toepassing voor de functie).

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Louise van Gent, Management assistent, via 071 527 3451 of L.m.van.gent@fsw.leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot 09.00 ’s ochtends CET op maandag 6 januari 2025, sollicitaties nemen wij direct in behandeling.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden.

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid

Solliciteer direct